勤怠管理システムを導入する前にすべき３つの事前準備

勤怠管理システムは、無計画に導入したからといってうまく機能するものではありません。
物事は事前に準備しなければ、無駄な時間やコストがかかってしまいます。

そこで当記事では、勤怠管理システム導入前にすべき３つの事前準備をご紹介いたします。

勤怠管理システム導入をご検討中で、かつ勤怠管理システム導入による効果やメリットを最大限に上げたい事業者様は、ぜひ最後までお読みください。

勤怠管理システム導入で解決したい課題を明確化する

勤怠管理システムを導入する前にまずすべき事前準備は、勤怠管理システム導入で解決したい課題を明確化することです。

勤怠管理システムは、単なるツールでしかありません。
そのため、利用目的や解決したい課題をはっきりさせないまま、よく機能やシステムを検討しないで勤怠管理システムを導入しても、あまり効果がありません。

効果がないどころか、自社に合っていない勤怠管理システムを導入して費用を無駄にしてしまったり、使いこなせず現場が混乱してしまったり、といった弊害すら生じることすらあります。

どんな課題があり、どんな勤怠管理システムの導入が必要か、シュミレートすることが重要です。

課題の解決に必要な機能を選定する

具体的には、課題の解決に必要な機能を選定するところから始めると良いでしょう。
課題解決に必要な機能がなければ話になりませんし、不要な機能が多すぎても、使いこなせず勤怠管理システムの使用自体が形骸化してしまうといったことも起こり得ます。

そのため、事前準備段階で、自社に必要な勤怠管理システムの機能、不要な勤怠管理システムの機能を明確にしましょう。

自社の勤務体系に合う勤怠管理システムか確認する

勤怠管理システムを導入する前にすべき事前準備の２つめは、自社の勤務体系に合う勤怠管理システムかどうかを確認することです。

業種によって、勤務形態や就業規則は様々で、勤怠管理に関して特殊なルールのある企業も少なくないでしょう。
様々な勤務形態や就業規則とは例えば、シフト制や夜勤、作業した場所毎の勤務時間の集計が必要であったり、営業の直行直帰が多い、雇用形態によって締め日や所定労働時間が異なるなどです。

上記のような場合、それぞれに対応することの可能な勤怠管理システムを選ばなければ,
基本的な勤務時間の把握や管理すら難しいといったことが起こりえます。

そのため、勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の勤務体系に合ったものかどうか、事前準備の段階で確認しましょう。

他システムとの連携を考える

勤怠管理システムを導入する前にすべき事前準備の３つめは、他システムとの連携を考えることです。

他のシステムとは例えば、人事管理システムや給与計算システムなどをさします。

業務の効率化を図るには、他のシステムとの連携による情報の一元化が肝要です。
そのため、すでに取り入れている人事評価システムなどがある場合は、それらとの連携が可能な勤怠管理システムをあらかじめ考える必要があります。

勤怠管理システムを導入する前にすべき３つの事前準備は、自社と勤怠管理システムとのマッチング度合いを上げることが目的

いかがでしたでしょうか？この記事を読んでいただくことで勤怠管理システムを導入する前にすべき事前準備がご理解いただけたと思います。

勤怠管理システムを導入する前にすべき３つの事前準備は、自社と勤怠管理システムとのマッチング度合いを上げることが目的ともいえます。

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