勤怠管理システム導入後に！運用効果を上げるためにすべき２つのこと

せっかく導入した勤怠管理システムも、積極的な活用をしなければ、ただの情報記録装置です。
勤怠管理システム導入における費用対効果を最大限にアップさせるには、導入後にこそ、運用効果を上げるアイデアが必要です。

そこで当記事では、勤怠管理システム導入後にすべき、運用効果を上げる〇つのことをご紹介します。
勤怠管理システムをもっと有効活用したい事業者様は、ぜひ最後までお読みください。

システムの定着をはかる

どんなに有用なシステムであっても、それが自社のシステムとして定着しなければ意味がありません。
そのため、勤怠管理システム導入後にまずすべきことは、一日も早くシステムが自社に定着するように気を配ることです。

以下ではその具体的な方法を２つご紹介します。

社員教育を徹底しよう

システムの定着にまずすべきことは、社内教育の徹底です。
どうして導入するのか、どう運用していくのかといった、システム導入の意義や目的を社員に理解してもらうことで、システムの定着度は一気に上がります。

具体的には、システムの使用方法や活用方法について社員説明会を開催したり、部署単位で詳しいレクチャーをしたりといったことで、社員教育を進めると良いでしょう。

社員に勤怠情報を開示しよう

特に紙のタイムカードからの移行の場合には、勤怠情報の社員への開示は重要です。
なぜなら、従業員は自分の労働時間が少なくカウントされないか心配したり、以前まで紙という物質的な存在であった打刻記録が電子化されることに不安を感じたりすることがあるからです。

そのため、積極的に各従業員への勤怠情報の開示を行うことで、従業員の新システムに対する不安や抵抗感を取り除くことができ、システムの定着へとつなげることができます。

例外に柔軟に対応しよう

勤怠管理システムはただの情報管理システムですが、それが扱う情報は、人間の行動データです。
そのため、人道的にもシステム的にも、“例外”的事態に柔軟に対応することができなければ、当然システムとして定着することは難しいでしょう。

企業は、導入した勤怠管理システムが様々な例外に柔軟に対応できるよう、あらかじめ備えておくことが重要です。

勤怠データを有効活用する

勤怠管理システムで管理できる主なデータは、従業員の出勤および休憩、退勤の時刻や、残業時間、合算された勤務時間などです。

これらをただの記録として保管するだけでは費用対効果が薄く、大変勿体ないです。
勤怠管理システムの運用効果を上げるには、勤怠管理システム上で得られたデータを積極的に分析し、有効活用することが重要です。

以下ではその具体的な方法を２つご紹介します。

コンプライアンス遵守に役立てよう

働き方改革の進む昨今、勤怠管理をする意味は給与計算だけでなく、雇用そのものの在り方、ひいては会社の在り方として、コンプライアンスの遵守にまでもおよびます。

そのため、勤怠管理システムで得られた自社の従業員の勤怠データを、コンプライアンス遵守のための視点から分析することが、勤怠データの有効活用につながります。

残業時間の集計や視覚化による長時間労働の発見や、休暇取得率など、個々の従業員の労働管理を適切に行い、うっかり法律に違反していたといったことがないようにしましょう。

他システムとの連携をしよう

勤怠管理システムで得られた自社の従業員の勤怠データは、それらのデータを様々な情報と結び付けたり、クロス検索ができたりすることによって、より一層、有効活用することができます。

具体的には、勤怠管理システムを給与計算システムや人事評価システムといった他システムとの連携をはかることがおすすめ。

これらのシステムとの連携をはかることで、企業は人事や経理、労務に関する業務の効率化や、人材の有効活用に役立てることができます。

勤怠管理システムを人・機能ともに自社に深く根付かせることが、運用効果を上げる肝です

いかがでしたでしょうか？
この記事を読んでいただくことで、勤怠管理システム導入後に、運用効果を上げるためにすべき２つのことがご理解いただけたと思います。

勤怠管理システムは、導入後、導入した勤怠管理システムを人・機能ともに自社に深く根付かせることが、運用効果を上げる肝となります。

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