勤怠管理システムにおけるデータ活用術３選

勤怠管理システムによって、従業員の正確かつ質の良い勤怠データを得られたならば、当然、次にすべきはそのデータの活用です。

ビジネスに欠かせないのは、少ないリソースでどれだけのものを生み出せるか、手持ちのカードでどこまで戦えるかといった、常日頃の姿勢でありましょう。
勤怠管理システムも、しっかり使い倒しましょう。

当記事では、勤怠管理システムを使い倒すための、『勤怠管理システムのデータ活用術』を３つ、お伝えします。

勤怠管理システムを導入している事業者様は、ぜひ最後までお読みください。

勤怠管理システムのデータを有効に活用するには？

勤怠管理システムのデータを有効に活用するために必要なものは、データの分析と検索、および他のデータとのリンクです。

具体的な３つの活用法を、以下に紹介していきます。

活用法①従業員の健康状態を把握し、離職率を下げる

勤怠データは、従業員の行動データです。
人間の行動データは、適切な解釈ができるだけの知識を有して扱うことで、当該人物の心身の健康状態をざっくりと把握することが可能となります。

例えば、遅刻や欠勤、早退などが増えていれば、明らかな心身の不調か、勤労意欲の低下などの兆候ですよね。
また、出勤や退勤時刻が日ごとに大幅に異なるといった場合も、背後に大きなストレスや健康問題が潜んでいるかもしれません。

勤怠管理システムで得られたデータを分析することによって、上記のような兆候にいち早く気づくことができれば、問題が深刻化する前に適切に対処し、離職率を下げることも可能となります。

適切な対処とは具体的には、面談で仕事の状況や人間関係に関する悩みなどが無いかを聞いたり、健康診断を受けさせたりといった、従業員1人1人のケアの実施を指します。

勤怠管理システムによっては、ストレスチェックなどの機能があらかじめ搭載されていますので、それらを取り入れるのもよいでしょう。

活用法②人事業務・総務業務の効率化をはかる

勤怠管理システムで得られた勤怠データを他のデータと結び付けることで、人事業務・総務業務の効率化をはかることができます。

例えば、勤怠管理システムで得られた勤怠データを集計すれば、シフトを作成することができ、担当者の負荷を減らすことができます。
また、人事評価システムや給与計算システムといったその他システムとの連携をはかることで、各システムへのデータ入力の手間を省くことや、自動化を推進することができます。

活用法③労働基準法違反を防ぐ

勤怠管理システムで得られた勤怠データ、とりわけ総労働時間や残業時間を集計することで、労働基準法の違反を防ぐことができます。

具体的には、リアルタイムの集計機能を利用することで、本人や人事担当者が労働の上限時間を超えていないかをチェックしたり、超えそうになったときにアラートを通知したりすることがで、労働基準法違反を未然に防ぐ仕組みをつくることができます。

勤怠管理システムによっては、あらかじめ36協定チェックの機能が装備されているものもありますので、それらの機能を利用するのもよいでしょう。

勤怠管理システムのデータを活用することは、データの分析や他の情報との関連付けを行うことと同義

いかがでしたでしょうか？
この記事を読んでいただくことで勤怠管理システムのデータ活用術３ご理解いただけたと思います。

勤怠管理システムのデータを活用することは、データの分析や他の情報との関連付けを行うことと同義です。

勤怠管理システムによっては、それらをサポートできるような機能があらかじめ用意されていることがあります。
自社にはどんな勤怠管理システムが、もっとも得られた勤怠データの活用に適しているかを知りたい事業者様は、ぜひEMEAO!コンシェルジュまでご相談ください。

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