勤怠管理アプリとは？導入するメリットとデメリットを解説

勤怠管理の利便性を追い求めると、結局のところ、クラウド型やアプリによる勤怠管理システムに辿り着きますよね。

特に勤怠管理アプリは、その手軽さやスマートフォン端末による操作性のよさから、多くの注目を集めています。

そこで当記事では、勤怠管理アプリを導入するメリット・デメリットおよび費用を解説します。
勤怠管理アプリの導入を視野に入れてらっしゃる事業者様は、ぜひ最後までお読みください。

そもそも勤怠管理アプリとは何？

勤怠管理アプリとは、勤怠に関するデータ入力や管理ができるモバイルアプリのことです。

勤怠管理アプリには大きく分けて２つの種類があります。
１種類目は、PC用の勤怠管理システムの補助的な役割をアプリ版で担うもの。
２種類目は、アプリ単体で勤怠管理システムとして完結しているものです。

前者は主に打刻機能に焦点が当てられていることが多くあります。

勤怠管理アプリの費用は？

勤怠管理アプリの利用費用は、主に初期費用と月額料金の２種類に分けられます。

初期費用は無料の勤怠管理アプリが多いです。
月額料金は導入する勤怠管理アプリによって異なりますが、主に登録する従業員の人数で料金が決まり、１人あたり100円程度からサービスを提供しているところもあります。

勤怠管理アプリの導入メリット

ここでは、勤怠管理アプリの導入メリットを３つご紹介します。

メリット①オフィス以外からの打刻が可能

勤怠管理アプリの導入メリットの１つ目は、オフィス以外からの打刻が可能となる点です。

勤怠管理アプリを導入することで、例えば、外回りの多い営業職員が外出先から打刻を行ったり、訪問看護師といったオフィス以外で業務にあたる職員が訪問先で打刻を行ったりということが可能となります。

直行直帰の際にも、オフィスに戻っての打刻や手動による申請を行わずとも、任意の場所から出勤・退勤・休憩などの打刻を行うことができます。

メリット②ペーパーレス、カードレスでコスト削減が可能

勤怠管理アプリの導入メリットの２つ目は、ペーパーレス、カードレスでコスト削減が可能となる点です。

勤怠管理アプリでは、主に各従業員が所有するスマートフォンで打刻を行います。
そのため、従来の打刻方法で必要だった物質的なタイムカードやICカードなどが不要となり、それらにかかっていたコストを削減できます。

メリット③労務業務の効率化・集計ミスの低減が可能

勤怠管理アプリの導入メリットの３つ目は、労務業務の効率化・集計ミスの低減が可能となる点です。

勤怠管理アプリでは、打刻によって得られた各従業員の勤怠データを自動で集計したり、給与計算システムや人事評価システムに自動で反映させたりすることができます。
そのため、従来であれば勤怠データの集計や他の情報との関連付けに必要だった時間や手間が削減されます。
また、手作業にはつきものの人為的なミスも低減させることが可能となります。

勤怠管理アプリの導入デメリット

ここからは逆に、勤怠管理アプリの導入デメリットを２つご紹介します。

デメリット①自社の就業規則や従業員のITリテラシーに合わないと活用できない

勤怠管理アプリの導入デメリットの１つ目は、自社の就業規則や従業員のITリテラシーに合わないと活用できない点です。

たとえば、シフト制や変形労働時間制といった不規則な労働時間での就業を取り入れている企業の場合、これらに対応していない勤怠管理アプリを導入しても意味がありません。

意味がないどころか、労働時間を手作業で入力および集計する必要が別途生じたり、残業時間の計算が適切に行われず、トラブルや訴訟につながってしまうというリスクすら内包します。

また、従業員のITリテラシーが低いにも関わらず勤怠管理アプリを導入していしまうと、アプリが使いこなせず打刻ミスが増えてしまうといったことも起こり得ます。

デメリット②アプリケーションならではの、セキュリティの低さとエラー発生リスクがある

勤怠管理アプリの導入デメリットの２つ目は、アプリケーションならではの、セキュリティの低さとエラー発生リスクがある点です。

アプリケーションには、Webアプリケーションとネイティブアプリケーションの２種類があります。
おおまかに説明すると、WebアプリケーションはWebブラウザを介して利用可能なアプリ・サービスで、ネイティブアプリケーションはスマホなどのモバイル端末にインストールすることで利用可能となるアプリ・サービスのことです。

どちらも場合も、アプリケーション開発時やアップデート時のコーディングミスなどによる脆弱性の心配が、常に付きまといます。

また、前者はインターネット回線速度に、後者は利用端末の性能によってそのパフォーマンスが大きく左右されるため、操作中にエラーの発生が起こり得ます。

勤怠管理アプリはアプリならではの利便性と性質的な脆弱性を内包しているが手軽かつ安価に導入できる

いかがでしたでしょうか？
この記事を読んでいただくことで、勤怠管理アプリを導入するメリット・デメリットおよび費用がご理解いただけたと思います。

勤怠管理アプリは、アプリならではの利便性と性質的な脆弱性を内包していますが、手軽かつリーズナブルに導入できます。

どんな勤怠管理アプリが、あるいはどんな勤怠管理システムが自社に必要かお悩みの事業者様は、ぜひEMEAO!コンシェルジュまでご相談ください。