経費精算に必要な出勤伝票とは？活用できるシーンを紹介します

「領収書を失くしてしまったが、経費の申請をしたい」
経理担当者様の中には、社員からこのような相談をされた方もいらっしゃるのではないでしょうか？

経費精算業務において領収書は重要な書類ですが、領収書がない場合でも『出金伝票』で代替えができることもあります。
しかし、経費精算業務上で出金伝票が使えるシーンがどのような場合か、具体的に分からないという経理担当者様もいらっしゃると思います。

そこで本記事では、そもそも出金伝票がどのようなものかの概要と、出金伝票が活用できるシーンを紹介していきます。
経費精算業務において出金伝票の使えるシーンを知りたいとお考えの事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

そもそも経費精算における出金伝票とは何か

出金伝票とは、業務上で発生した出金を記録する伝票のことです。
よく似た目的で扱われる領収書が発行されなかった場合、もしくは紛失した場合の代替えとして出金伝票が使用されます。

経費精算業務では領収書の代わりとして使用できるため、出張や接待の機会が多い企業では使う場面も多くなってきます。

出金伝票と領収書の違いとは

領収書の代わりとして扱われる出金伝票ですが、もちろん領収書とは大きな違いがあります。
まず、出金伝票は自分で作成しなければならないという点があります。
使用用途や発生した使用金額、日付や場所など細かい項目までを記載しなくてはいけないので、作成を手間だと感じることもあるでしょう。

また自分で作成するため領収書よりも証明力が弱いという点もあり、多用してしまうと経費として判断されないこともあります。

経費精算業務上で出金伝票が使える状況

経費精算業務上で出金伝票が使える状況は、領収書が発行されない場合と紛失した場合です。
しかし、出金伝票は領収書ほど証明力がないため、多用は禁物です。

以下に、出金伝票が経費精算に使用できる主な活用シーンをまとめました。

上記の活用シーンは領収書が発行されない場合です。

ただし、交通費はICカードを使用することで出金伝票を作成せずとも、利用明細をパソコンで印刷することで領収書として扱うことができるケースもあります。
またICカードと同様に、ETCカードも利用明細書を後日発行することができるため、わざわざ出金伝票を作成しなくてもよい場合があります。

出金伝票とは、領収書が発行されない場合や紛失時に代替えとして経費精算できる資料

以上、出金伝票についての概要と経費精算業務上で使える活用例を紹介してきました。

出金伝票とは、領収書が発行されない場合や領収書を紛失した際の代替え資料として、経費精算業務に使用できる伝票です。
自分で細かい情報を記載した伝票を作成する必要があり、領収書よりも証明力は弱いためあまり多用すると経費として判断されなくなるケースがあるので注意が必要です。

また、出張や営業が多い企業の場合だと交通費の出金伝票だけで膨大な枚数を経費精算しなければなりません。
そこで、ICカードリーダー機能や画像読み取り機能をもつ経費精算システムを導入することにより、経理担当者の負担を軽減し業務を効率化することができます。

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