経費精算システムで設定すべき勘定科目とは？代表的な5科目を解説

経理の担当者様は経費精算を行う際に、勘定科目を設定して各社員からの申請を該当科目に振り分けて計算する方がほとんどだと思います。
しかし、中には振り分けが難しい申請内容があったり、そもそも経費精算に必要な勘定科目にはどんなものが必要なのか分からないという担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか？

また、経費精算システムを使っている場合は設定すべき勘定科目をどうすればいいのか分からない場合もあると思います。

そこで本記事では、経費精算に必要な勘定科目とそれぞれの内容を解説していきます。
申請内容をどのように勘定科目に振り分ければいいのか分からないという経理担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。

経費精算に必要な勘定科目とは

そもそも経費精算業務においての勘定科目とは、会社で発生する際の経費を用途ごとにおおよその分類をして記録するための項目名のことです。
旅費・交通費や接待費など業務上で発生する経費はさまざまであり、用途ごとに分類して管理することにより、適切な会計処理を行うことが可能となります。

今回紹介する勘定科目は、経費精算業務を行ううえで一般的に使用頻度の高い科目を解説していきます。
よく使われる勘定科目としては、以下の5科目が挙げられます。

旅費・交通費について

出張・営業の際の交通費は、よく使う経費として代表的な費用の1つでもあります。
一般的に必要な場面で社員が金額を立て替えて、後日新幹線のチケット代や宿泊費などの領収書とともに経費の申請を行います。

申請が通ると立て替えた代金分を、社員に支給するという仕組みとなっています。

接待費

業務内容によっては、得意先の接待に食事を用意したりゴルフのようなコミュニケーションの場を用意することもあると思います。
取引相手との接待の場で発生する接待費も、経費として精算することができます。

また、仕事で関わりのある人の慶弔費も接待費に該当します。

福利厚生費

社員の定期代や冠婚葬祭時の慶弔見舞金などは、福利厚生費として経費に含まれます。
会社が定めている福利厚生制度に該当する用途で費用が発生した場合、必要金額を社員に支給する必要があります。

新年会や忘年会でかかった飲食代も、常識の範囲内の金額であれば経費として精算が可能です。

消耗品費

文房具や名刺など、業務上で使用する消耗品にかかる代金は消耗品費として精算できます。
規定としては取得価格が10万円以下かつ、法定耐用年数（使用期間）が1年未満のものを購入した際の費用とされています。

しかし、パソコンや端末機器も10万円未満であれば計上が可能となります。

雑費

設定した勘定科目に当てはまらず、少額かつ発生率が低い費用は雑費として扱われます。
主に不要になったOA機器の処理費や証明書の発行費など、突発的に発生した費用が該当します。

雑費が経費の大部分を占めてしまうと明細が分からないため、なるべく既存の勘定科目に振り分けるようにしましょう。

経費精算に必要な勘定科目は交通費や接待費など用途が多いものを中心に設定するべき

以上、経費精算に必要な勘定科目について、よく使用される代表的な5科目を解説してきました。

経費精算業務を行う上で、勘定科目は必須であり企業の経営状況を確認するためにも重要といえます。
特に用途の多いと思われる費用を中心に、勘定科目を設定したほうがよいでしょう。

また、申請された内容を一つ一つ確認することが手間だと感じる場合は、経費精算システムを活用してあらかじめ勘定科目を設定して自動で振り分けられるようにすることもできます。
EMEAO!にお問合せいただければ、業務を効率化する経費精算システムの提供会社をすぐにご紹介いたします。

経費精算業務で勘定科目の振り分けに悩んでいる経理担当者様は、一度EMEAO!にお問合せください。