エクセルとどう違う？経費精算システムの特徴

多くの企業が、経費精算には「Excel(エクセル)」を使用しているのではないでしょうか。
その利便性を向上させ、更にデメリットをカバーする経費精算システムをご存じでしょうか？

本記事では、Excel(エクセル)をはじめとする表計算ソフトと経費精算システムの特徴を比較していきます。
自社の経費精算業務の見直しを検討されている担当者様は、ぜひご覧ください。

エクセルなど表計算ソフトの特徴

表計算ソフトは、PCを使用した業務でほとんど必ずと言っていいほど使用するツールと言えます。
ここからは、経費精算業務における表計算ソフトについて解説していきます。

表計算ソフトとは

表計算ソフトとは、データの集計や金額の計算などを簡単に行うことのできるソフトです。
計算式や関数を入力することで複雑な計算の答えを自動で出すことができます。
計算以外にも、簡単に表やグラフが作成できるため、業務における様々な分野で活用できます。

一番シェアが高いのはMicrosoft社製のExcel(エクセル)で、他にはApple社開発のNumbersやブラウザ上で操作できるGoogleスプレッドシートなどがあります。

以下、本記事では、表計算ソフトを便宜上エクセルと表記していきます。

エクセルで経費精算を行うメリット

経費精算システムと比較した際、エクセルはやはり歴史の長いソフトであるため慣れている人が圧倒的に多く、市販のマニュアルも充実しているというメリットがあります。
年齢の離れた従業員同士でもある程度使い方を把握しており、ジェネレーションギャップがありません。
用途は多岐にわたるため、基本的にはどのような企業でも業務用のPCにインストールされています。
そのため、導入コストがかかりません。

エクセルで経費精算を行うデメリット

エクセルは計算は自動化されているものの、「そもそも入力された金額が合っているか」「不正がないか」といった部分は担当者が手作業で確認する必要があります。
そのため、ヒューマンエラーを完全に防ぐことができません。
この確認業務が大きな負担となっている経理担当者様も多いのではないでしょうか。

エクセルを使った経費精算に向いている企業

メリットとデメリットがそれぞれあるエクセルでの経費精算業務。
下記に当てはまる企業はエクセルの使用が向いていると言えます。

経費精算システムの特徴

経費精算業務はエクセルでも行うことができます。
それでは、経費精算システムはエクセルとはどのような違いがあるのでしょうか。

経費精算システムの基本的な機能については、こちらの記事もご覧ください。

エクセルと異なる点

エクセルは表の作成やあらゆる計算に使用することのできるソフトです。
経費精算システムは用途が限定されていますが、そのぶん経費精算を効率的に行うための機能が過不足なく搭載されています。

また、サービスによってはインターフェースをエクセルに近いものにカスタマイズができるため、使用感はエクセルのままに経費精算システムのメリットを享受することができます。

経費精算システムのメリット

経費の申請・確認・承認がシステム上で完結できるため、ファイルをメールに添付し、受信側はファイルをダウンロードして開く……という手間を省くことができます。
添付漏れやデータの破損、間違って上書き保存してしまうというミスの心配もありません。

自動チェック機能も大きなメリットです。
ミスや不正と思われる入力があった際は正しい数値・項目が入力されるまで申請ができず、経理担当者のチェックの必要がありません。

経費精算システムのデメリット

便利な経費精算システムですが、エクセルと比較した際のデメリットとしてはコストがかかる点です。
メーカーごとに料金体系は異なりますが、月額制のサービスが基本です。

また、表計算ソフトにおけるエクセルとは違い、「経費精算システムと言えばこれが一強！」という最大手がないため、選ぶ手間が発生してしまいます。
しかし裏を返せば、多様な商品がリリースされているため、自社の環境とこれ以上なく相性の良いシステムと出会える可能性もあるということです。

経費精算システムの選び方については、こちらの記事もご覧ください。

経費精算システムに向いてる企業

経費精算システムの導入に特に向いている企業は、下記の特徴に当てはまる企業です。

経費精算システムとは、エクセルのような表計算ソフトの機能をより便利に仕上げ、経費精算に特化したツール

経費精算業務における表計算ソフトと経費精算システム、それぞれの違いがよくご理解いただけたでしょうか。

エクセルをはじめとする表計算ソフトは、様々な用途に活用できる反面、ヒューマンエラーや手間を完全に削減することはできません。
経費精算システムは機能を特化しているぶん、エクセルの使用で感じられていたようなデメリットをほぼ完全にカバーすることができます。

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本記事を参考に、ぜひ自社への経費精算システムの導入をご検討ください。