経費精算システムの選び方は？4つのポイントを解説

「経費精算システムを導入したいけれど、数が多すぎて選び方がわからない」
「ITツールを導入したことがあるが、選び方に失敗してしまった」
といったお悩みを抱えていませんか？

本記事では、経費精算システムの選び方を考える際に把握すべきポイントを解説していきます。
経費精算システムの導入を検討している企業の方は、ぜひ本記事を参考に選び方をイメージしてみてください。

経費精算システムの選び方とは？

ここからは、経費精算システムの選び方を考える際に参考にしたい4つのポイントを紹介します。

ポイント①製品ターゲットと自社の環境がマッチしているか

経費精算システムは、製品ごとにターゲットが異なります。
大きく分けて「大企業向け」と「中小企業向け」の二つがあります。

経費精算システムの中でも大企業に向けられたものは、充実した機能があります。
中小企業に向けられた経費精算システムは、「シンプル、簡単」をアピールしていることが多く、大企業向けと比較すると機能は少なくなります。

大企業がシンプルな経費精算システムを導入すると物足りなく感じてしまう部分が出てしまい、導入の恩恵を大きく感じられない結果になることが考えられます。

中小企業が大企業向けのシステムを利用した場合、自社にとっては不要な機能があり、費用分の機能をフル活用することができず、無駄なコストとなってしまいます。

製品のコンセプトや機能をよく比較し、企業規模に適した選び方が重要です。

ポイント②他ツールとの連携

経費精算システムは、会計ソフトと連携することでさらに利便性を高めることができます。
もし、自社で既に会計ソフトを利用している場合は、連携が可能な商品を選びましょう。

会計ソフトと連携することによる具体的なメリットや、会計ソフトの選び方は下記の記事をご覧ください。

ポイント③サポートサービスの内容や充実度

導入後のサポートサービスの内容も経費精算システムの選定基準として欠かせません。

選び方としては、社内全体のIT知識を基準に考えると良いでしょう。
従業員の多くがITツールにある程度慣れているのであれば、最低限のサポートでも問題ありません。
社内で知識量にばらつきがある場合は、手厚いサポートのついているシステムを選ぶべきでしょう。

サポート窓口が必要な場合は、自社の社員は傾向として電話と文字のやり取りではどちらのほうが相性が良いのかを確認することをおすすめします。

ポイント④カスタマイズ性は高いか

システムのカスタマイズ性も、経費精算システムの選定基準として重要です。
例えば、Excelに近い外観にUIをカスタマイズをできるサービスがあります。
今まで経費精算にExcelを利用していた企業であれば、このカスタマイズによって従業員がストレスを大きく感じることなく経費精算システムへの移行が可能です。

機能面でのカスタマイズ性も重視すべき点です。
例えば、サービスによっては社内規定に準じて入力必須項目を指定するほか、特定の部署のみ申請可能な項目の設定等のカスタマイズが可能です。
より自社に合わせた設定が必要な場合は、カスタマイズ性の高いサービスを利用すべきでしょう。

経費精算システムの選び方では企業環境の把握が大切

いかがでしたか？
経費精算システムの選び方について、具体的なポイントを4つ解説いたしました。
自社に適したシステムの選び方の参考となりましたでしょうか。

まずは企業の規模に適した製品の中から予算に合ったサービスを絞り込みましょう。
その後の詳細な選び方では、企業環境との相性を把握できているかが大切になっていきます。
従業員のIT知識や従来の経費精算業務を振り返り、サポートやカスタマイズはどの程度が必要かを整理しましょう。

適切な選び方を把握し、自社に合った経費精算システムをぜひ導入してみてください。

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