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電子帳簿保存法に対応した経費精算システム導入時の3つの注意点

公開日:2020.01.16 最終更新日:2020.09.11

2018年に電子帳簿保存法の改正が行われて規制が緩和されたことにより、経費精算システムを活用して電子帳簿保存をはじめようと考えられている事業者様も多いのではないでしょうか?
しかし、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する際には、いくつか気を付けるべき点があります。

そこで本記事では、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する際の注意点を3つご紹介します。
書類の電子化を進めていきたいと考えている事業者様は、ぜひご一読ください。

この記事でわかること
  • 電子帳簿保存法に対応した経費精算システム導入時の注意点

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する際の注意点とは?

それでは、さっそく電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する際の注意点をご紹介していきます。

注意点①税務署への申請が必要

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入しても、すぐに電子帳簿を利用することはできません。
経費精算システムの電子帳簿を利用するには、法律に沿って作成された書類を国税庁と税務署に提出する必要があります。

国税庁へは、社内規定と電子帳簿の運用体制をまとめた書類を提出する必要があります。
提出方法は国税庁のサイトをご覧ください。

参照:国税庁

税務署には、国税庁が定める申請書に必要事項を記載して提出する必要があります。
社内規定と電子帳簿の運用フローをまとめた書類と、スキャナ保存制度をクリアした経費精算システムの書類と契約書の提出も必要です。

ステップ②申請時に経費精算システムが使える必要はない

税務署に経費精算システムの書類と契約書を提出する必要はありますが、書類提出時に契約を結んでさえいれば、その時点でシステムを使えるようになっている必要はないというのも知っておいた方がいいでしょう。

もちろん、システムが使える状態であっても問題はないのですが、電子帳簿で保存できる領収書は、税務署に申請書類を提出してから3ヶ月後以降に発行されたもののみ。
そのため、実際には使えない期間の費用も支払うことになり、無駄なコストが発生してしまいます。

注意点③準備は導入予定日の半年前くらいから

前述したように、経費精算システムの電子帳簿を利用するには、書類を準備して国税庁と税務署に提出する必要があります。
それに加え、税務署に申請書類を提出してから電子帳簿が使えるようになるためには、3ヶ月待たなければいけません。

電子帳簿の導入を考えている事業者様は、導入予定日の半年前くらいから準備を始める必要があるでしょう。

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムは、半年前からしっかり準備をして導入しよう!

以上、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入する際の注意点をご紹介してきました。

経費精算システムを導入したとしても、電子帳簿を利用し始めるまでには準備期間が必要です。
半年前から国税庁や税務署に提出する書類を準備して、スムーズに電子帳簿の利用を開始できるようにしましょう!

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入するのは大変そうだと感じた事業者様もいらっしゃるかもしれません。
経費精算システムの導入準備にかける時間や人手が足りないという事業者様には、国税庁や税務署への提出する書類の準備をサポートしてくれる経費精算システムの提供業者への依頼がおすすめです。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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