2020.01.16

電子帳簿を導入するまでのステップと注意点を解説!

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2018年に改正が行われ規制が緩和された電子帳簿保存法。
規制が緩和されて以降、電子帳簿に対応する企業が増えてきています。

電子帳簿に対応することで、領収書の保存と管理業務の工数を減らしたいと感じている経理担当者様も多いはず。
この記事では、電子帳簿に対応する際のステップと注意すべき点を解説します。

この記事でわかること
  • 電子帳簿の導入方法
  • 電子帳簿の導入時の注意点

電子帳簿を導入するまでの3つのステップ

電子帳簿を導入するには、税務署への申請が必要です。
ここからは、申請までの3つのステップを解説していきます。

ステップ①社内規定と電子帳簿の運用体制の流れを作成する

電子帳簿保存法に対応しなければ、電子帳簿を利用することができません。
電子帳簿を利用するには、電子帳簿保存法に沿って社内規定と電子帳簿の運用体制を書類にする必要があります。

電子帳簿保存法に沿って作成された書類は、国税庁に提出します。
提出方法は国税庁のサイトをご覧ください。

参照:国税庁

ステップ②スキャナ保存制度をクリアした経費精算システムの導入

領収書の電子化のスキャナ保存制度の条件をクリアした経費精算システムを導入しましょう。
スキャナ保存制度とは、契約書や領収書などの書類を税務署の許可があれば電子化して保存できる制度です。

スキャナ保存制度をクリアしている製品は、税務署に申請するときに使える状態になっている必要はありません。
申請するときまでに契約は完了させておきましょう。

ステップ③電子帳簿保存法に対応した申請書類を税務署に提出する

申請に必要な書類は大きくわけて2種類あります。

  • 社内規定と電子帳簿の運用フローをまとめた書類
  • スキャナ保存制度をクリアした経費精算システムの書類と契約書

国税庁が定める申請書に必要事項を記載し、管轄税務署に提出します。

参照:国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書

電子帳簿保存方法の注意点

電子帳簿で領収書を保存できるようになるのは、税務署に申請書類を提出してから3ヶ月後以降に発行された領収書のみです。

電子帳簿の導入を考えている経理担当者様は、導入予定日の半年前くらいから動き始めましょう。

電子帳簿を導入するまでのステップと注意点

電子帳簿の申請から導入するまでにはステップは3つあります。

  • 社内規定と電子帳簿の運用体制の流れを作成する
  • スキャナ保存制度をクリアした経費精算システムの導入
  • 電子帳簿保存法に対応した申請書類を税務署に提出する

電子帳簿を利用するにあたり、スキャナ保存制度の条件をクリアした経費精算システムと電子帳簿を問題なく運用できるのかを税務署に説明する必要があります。
また、電子帳簿を利用する申請を提出してから、3ヶ月以降に発行された領収書しか電子帳簿に保存ができない点に注意しましょう。

領収書の電子化までには手間がかかりますが、国税庁への申請をサポートしてくれる経費精算システムの開発元もあります。
サポート体制をよく聞いた上で電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入しましょう。

この記事を書いた人

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編集部員 岡本

編集部の岡本です。営業職とWEBディレクターを経験し、現在はEMEAO!のカスタマーサクセスでみなさまにSuccessをお届けしております。お問い合わせいただいたみなさまの声を社内で共有し、お役に立てるような情報を発信しています!よろしくお願いします!

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