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経理担当者の負担を軽減!経費精算システムの4つの機能を解説

公開日:2019.12.18 最終更新日:2020.07.20

毎月末に作業が集中する経費精算業務は、経費精算システムを社内に導入することにより大幅な効率化が見込めます。

経費精算業務は、申請者である一般従業員と承認をする上長、そして経理担当者と、その企業に勤めるすべての従業員が関わる可能性のある業務です。
そのため、立場により経費精算システムに感じる利便性や使用する機能が異なります。

今回は、経理担当者が感じる利便性をピックアップし、経費精算システムの便利な機能を紹介していきます。
経費精算システムの機能が把握できておらず、自社への導入を迷っている企業の担当者様は、ぜひご覧ください。

経理担当者にとって便利な経費精算システムの機能

経費精算システムは使用目的によって多様な機能があります。
ここからは、経理担当者がメリットを感じる機能を4つ紹介します。

機能①入力内容の自動チェック機能

経理担当者にとって負担となる作業のひとつとして、申請された内容の金額が間違っていないかという確認作業があります。

経費精算システムは申請者が入力を行う時点で、入力内容を自動でチェックし、ミスあった場合はアラートが出て申請ができないという機能があります。
また、交通費の精算においては駅名を入力することで運賃を自動計算されたものが入力されます。

入力や計算のミスのある申請はそもそも経理担当者のもとへ届かないため、一つひとつ申請内容を計算して確認するといった作業そのものが省略できます。

機能②承認フローの指定

一般従業員が交通費など経費を申請するフローは、基本的に下記のようになっています。

申請者→承認者(主に上長)→経理担当者

従来の経費申請の手順では、例えば本来の承認者である上司が不在のため別の上司に申請してしまうということや、そもそも承認者が曖昧であるというトラブルが考えられます。
経費申請システムは基本的に管理者によって申請フローを指定することができます。
承認者を複数設定することも可能であるため、もし仮に一人が長期休暇などで不在でも、確認の手間なく指定された別の承認者へ申請することが可能です。

承認フローを指定することにより、申請者からの問い合わせ対応や間違ったフローでの申請の差し戻しの手間がなくなるというメリットがあります。

機能③会計ソフトとの連携

多くの経費精算システムは会計ソフトと連携が可能です。

経費精算システムの機能によって作成された経費の仕訳データを会計ソフトに読み込ませることで、会計ソフトへの入力の手間を省くことができます。
また、自動的に仕訳データが反映されることにより、入力ミスのリスク回避と入力内容の確認作業を省略できます。

自社で既に会計ソフトを使用している場合は、対応している経費精算システムを導入することで更なる効率化が期待できます。

経費精算システムと会計ソフトの違いについては、こちらの記事をご覧ください。

機能④振込用データの自動作成

承認済の経費情報をFBデータに変換する機能があります。
ファームバンキングを利用している企業は、このFBデータを使用して経費精算システムで承認した経費を従業員や取引先に簡単に振り込むことができます。

ファームバンキングやFBデータについては、下記の記事をご覧ください。

経費精算システムの機能で、計算や入力、振込など経理担当者の作業を全般的に効率化できます

いかがでしたか?
今回は、経理担当者にとってメリットのある経費精算システムの機能を紹介しました。

経理担当者は、各種申請の確認や計算、従業員からの問い合わせ対応、ミスのあった申請の差し戻し、会計情報への経費の反映や各種振込など、多くの作業を進めなければなりません。
経費精算システムには自動チェック機能や他ツールとの連携など便利な機能が搭載されているため、従来感じていた業務における負担を軽減させることができます。

昨今、多くのメーカーが経費精算システムをリリースし、それぞれに個性的な機能が備わっていますが、本記事で紹介した機能は基本的にメーカーを問わず搭載されています。
EMEAO!では、経理担当者様のお悩みに合わせた経費精算システム取り扱い業者のご提案が可能です。
本記事を参考に、自社への経費精算システムの導入を検討してみてください。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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