2019.12.10

経費精算システムと会計ソフトの違いは?併用するとこんなに便利に!

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経費精算システムの導入を検討している企業の中には、既に会計ソフトを使用しているケースも考えられます。

「会計ソフトがあれば経費精算システムは必要ないのでは?」
「会計ソフトと経費精算システムの違いがわからない」
とお考えの方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。

一見、似たような用途に思える二つですが、実は用途が違います。
今回は、経費精算システムと会計ソフトの違い、また有効的な活用方法について解説していきます。
経理業務の効率化をお考えの企業担当者様は、ぜひご覧ください。

会計ソフトとは

会計ソフトとは、例えば決算や資金繰りといった会社における会計業務を効率的に行うためのツールです。
従業員であれば誰でも使用可能な経費精算システムとは違い、主に会社の経理担当者が入力を行います。

機能としては、収支などの計算の自動化のほか、入力された内容を集計し、決算書など会計における重要書類を自動で作成することも可能です。
入力内容に間違いがあった場合は通知機能があるため、ミスを大幅に減らすことができます。

また、役員など権限のあるアカウントからは自社の会計状況をリアルタイムで把握することができます。
そのため、新規プロジェクトの立ち上げ検討の際などに参考に役立てることもできます。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、従業員が業務上で使用した経費の申請・承認を行うためのシステムです。
会計ソフトとは違い、一般的に、どのような従業員でもアカウントが割り当てられることが多いです。

従来は対面で書類を渡し、承認印などが必要であった経費の申請と承認のやり取りをシステム上で完結させることができます。

会社のお金まわり全体ではなく、「経費」という一点に特化している点が会計ソフトと大きく違います。

経費精算システムについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

会計ソフトと経費精算システムは用途が違います。連携しての使用がおすすめ!

経理担当者が会計情報をまとめ、主に会社の経営状況を把握・報告のために使われる会計ソフトと、経費の申請・承認をスムーズに行うための経費精算システム。
この二つは用途に違いのあるツールであることがおわかりいただけたでしょうか。

経費精算システムの中には会計ソフトとの連携が可能なものも多くあるため、併用することでより便利に利用できることが期待できます。

会計ソフトと経費精算システム併用のメリット

会計ソフトと経費精算システム。用途に違いのある二つのツールを連携させることにより、経理担当者の手間や時間がより削減さるというメリットがあります。

具体的には、経費精算システムで申請・承認された経費は自動で集計されます。
そして、経費精算システムで集計した経費データを会計ソフトに読み込ませることで、品目や費用を二重に入力する手間を省くことができます。

会計ソフトと経費精算システムを併用する際に気を付けること

既に経費精算システム、もしくは会計ソフトのうちどちらか片方を利用している場合は、新たに導入するツールが既存のツールに対応しているかをしっかりと確認しましょう。

経費精算システムと会計ソフトの両方を既に利用しており、両者に互換性がないことが判明した場合は、対応している他ツールに乗り換えるという選択肢もあります。
同じ経費精算システムでも機能や強みに違いがあります。
開発メーカーによっては、他社からの乗り換えの際に初期費用を負担するサービスを行っている場合もあるため、こちらもよく確認のうえ検討してみてください。

お金の動きを把握する会計ソフトと、経費のやり取りをスムーズに行う経費精算システム。併用して業務の効率化を!

いかがでしたか?
今回は、経費精算システムと会計ソフトの違いについて解説しました。
両者の目的の違いについてご理解いただけたでしょうか。

会計ソフトは主に経理担当者や役員など、会社の経営状況を把握する権限のある人のみが使用するソフトです。
収支の入力が簡略化されるため、経理担当者の負担軽減となるほか、会社のお金の動きを正確に把握できます。

経費精算システムは会計ソフトと違い、経費の申請と承認をスムーズに行うためのシステムです。
会計ソフトとの連携で、経費の項目を会計ソフトに同期させることができます。

両者の違いをよく理解し、自社に最適なツールを導入しましょう。
自社で経費精算システムの導入・会計ソフトとの連携をご検討される材料となれば幸いです。

この記事を書いた人

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編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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