2019.12.06

経費精算システムとは?基本の仕組みをわかりやすく解説します

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会社勤めをしていると、ほぼ必ず向き合わなければならない業務として「経費精算」があります。

従業員は月末までに項目ごとに領収書をまとめ、上司に印鑑をもらい、期日までに経理担当者へ提出する……という一連の流れを普段の業務と並行して行う必要があります。
経理担当者は、従業員一人ひとりの書類にミスがないか確認し、正確な金額を計算しています。
毎月の経費精算は両者にとって、時間と手間のかかる作業となっているのではないでしょうか。

経費精算システムを導入すれば、煩わしい経費精算の作業からも解放され、業務時間を有効活用することができます。
今回は、経費精算システムの概要について解説をしていきます。

社内の経費精算業務にお悩みの会社経営者の方は、ぜひご一読ください。

この記事でわかること
  • 経費精算システムの役割
  • 経費精算システムの特徴

経費精算システムとは


経費精算システムとは、経費精算に関連する作業をデジタル化することによって、従来は時間と手間が大幅にかかっていた作業を効率良く進めることのできるシステムです。

例えば申請やチェック、承認といった今まで手作業で行われていた部分が自動化されることにより、時間短縮のみならずミスの確率を大幅に下げることができます。

仕組みとしては、従業員一人ひとりにアカウントが与えられ、各自PCやスマホからログインし経費の申請を行います。
経理担当者側は管理者権限のあるアカウントでログインし、申請内容の確認や承認を画面上で完結させることができます。

料金システムやプランは運営会社によって異なりますが、基本的には社員一人あたり数百円程度の月額利用料で導入可能です。

経費精算システムの3つの特徴

業務時間を短縮し、ミスの確率を減らすことのできる経費精算システムのより具体的な特徴とは?
ここからは、3つの特徴を詳しく解説していきます。

経費精算システムの特徴①スマホ対応サービスなら出張先でも安心

「上司の印鑑をもらうために、時間を捻出して会社へ向かわないといけない……」
「月末に出張があり、申請のスケジュールがタイトで気を揉んでしまう」
出張や営業など社外へ出ることの多い業種の方は、上記のようなことが原因で気が滅入ってしまったこともあるのではないでしょうか。

スマホからのログインに対応している経費精算システムを導入すれば、そのようなお悩みも解決されます!
PCを立ち上げることなく経費申請ができ、書類に上司の印鑑をもらう必要もないため、出張先のホテルや移動時間など、場所を問わず経費申請が可能です。

また中には、スマートフォンで領収書を撮影して登録すれば、担当者側の端末で確認できるという機能のあるサービスもあります。
このような機能を有効活用することにより、領収書を糊付けして提出するといった手間を省くことができます。

経費精算システムのスマートフォンでの利用については、こちらの記事をご覧ください。

経費精算システムの特徴②交通費精算が簡単に

従来の交通費精算では、申請者は乗り換え案内サイトなどで交通費を調べて駅名と交通費を申告し、担当者は同じく交通費を調べ、ミスがないか照らし合わせる必要がありました。

しかし、経費精算システムの多くは駅名を入力すると交通費を自動入力する機能があるため、調べる手間と確認をする手間を省くことができるほか、計算ミスの可能性がほとんどなくなります。

経費精算システムの特徴③ペーパーレス化で経費削減にも

経費精算システムは経費精算に関する業務が画面上で完結するため、ペーパーレス化を進めることができます。
そのため、今まで印刷用紙や書類ファイルにかけていたコストの削減につながります。
経理担当者側は書類のファイリング作業を省略できるほか、書類を紛失してしまうトラブルを防ぐことも可能です。

経費精算におけるペーパーレス化については、こちらの記事もご覧ください。

経費精算システムは作業の自動化によりミスや手間の削減を実現するツール

今回は、経費精算システムとはどういったことができるのかをご説明いたしました。

経費精算システムは従来の経費精算業務を自動化し、場所を限定せず業務を行うことのできるツールです。

ぜひ、経費精算システムを導入して、従業員と経理担当者の双方が時間を有効活用し、より効率的に業務を進められる環境づくりを目指しませんか?

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この記事を書いた人

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編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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