2019.12.09

経費精算がスマホでできるって本当?はじめ方やメリットをご紹介

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面倒な経費精算業務を効率化するツールとして、経費精算システムがあります。
従来は担当者が一つひとつ手作業で確認していたものをPC上のシステムのみで完結できるのはとても便利です。

しかし、使用場所が限定されないスマホで経費精算業務を行うことができればもっと便利ではありませんか?
今回は、経費精算業務の効率化をお考えの企業の担当者様へ向けて、スマホで経費精算業務を行う方法や、メリットを解説いたします。

スマホを使った経費精算とは?

ここからは、スマホを使用しての経費精算業務について解説していきます。

スマホで経費精算業務ができる仕組み

スマホからのログインに対応している経費精算システムを導入すれば、場所を問わず経費精算業務を行うことができます。
システムによって、スマホに専用アプリをインストールするものや、ブラウザからログインするものがあります。
いずれも、一人ひとりに割り当てられたアカウントでログインすれば問題なく使用でき、状況に応じてスマホとPCを併用して経費の申請・承認を行うことも可能です。

スマホに対応している経費精算システムには、システム上での経費の申請や承認、自動チェックなど、PCで利用できる機能に加え、スマホならではの便利機能もあります。

スマホを活用した経費精算システムの便利機能一例

  • 経費申請の際の領収書の写真データ添付
  • 領収書の読み取り、項目の自動入力
  • ICカードの読み取り、交通費の自動入力

経費精算システムの基本的な機能については、下記の記事もご覧ください。

スマホで経費精算業務を行うメリット

手作業の多い従来の経費精算業務と比較すると、PCを使用して経費精算システムを利用するだけでもさまざまなメリットを得ることができます。

その上で、さらにスマホからも経費精算システムを利用するメリットとは?
経費精算業務において起こり得る状況とともに、解説していきます。

スマホで経費精算を行うメリット

  • オフィスや管理部門へ立ち寄る手間の削減
  • 領収書のデータ添付によるペーパーレス化
  • 出張先や訪問先でそのまま経費申請が可能
  • PCより画面が小さいため、場所を選ばず申請ができる

スマホによる経費精算業務の一番のメリットは、やはり場所を選ばず申請や承認が可能であるという点です。

電車やカフェなど外出先でのPC使用は、自分が思っている以上に画面が周りの人に見えてしまっていることがあります。
経費の申請・承認業務も、品目や取引先の社名など、社外の人に見られてはいけない情報が多く含まれる場合があるため、外出先でPCを使用しての経費精算業務はあまり安全とは言えません。
しかし、スマホの場合は画面が小さく、のぞき見ブロック機能の搭載されている機種もあります。
周りの環境に気を付けさえすれば、PC以上に場所を選ばず都合の良いタイミングで経費精算業務が可能である点は大きなメリットです。

スマホを使用した経費精算に向いている人

  • 営業など、社外での業務が多い部署の従業員
  • 業務用スマホが貸与されている従業員
  • 社外に出ることの多い承認担当者

特に、営業担当の方や他社への出向の多い部署の方は、毎月経費精算のためだけにオフィスに立ち寄り、申請書類をまとめて提出するというケースも少なくないのではないでしょうか。
オフィスとの位置関係によっては時間のロスとなり、肉体的・精神的に疲弊してしまう可能性も考えられます。
普段の業務での移動中など、隙間時間で経費申請ができればそのような煩わしさを感じることなく月末を迎えることができます。

スマホでの経費精算は法律でも認められています!

従来の経費精算業務では、領収書の原本をまとめて担当部署へ提出する必要がありました。
しかし、スマホに対応している経費精算システムの中には、領収書の写真を添付すれば申請が完了できるものもあります。

「経費を使用したことを証明する大事な領収書を、スマホのカメラで撮った写真で済ませてしまって大丈夫?」
と、不安に感じる方も中にはいらっしゃると思います。

しかし、2018年に電子帳簿保存法が改正されたことにより、申請をし条件を満たせばスマホで撮影した領収書のデータの利用が問題ないということになりました。

参照:国税庁HP ”電子帳簿保存法Q&A(一問一答)”

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムであれば、問題なくスマホで撮影した領収書のデータを利用して経費の申請を行うことができます。

スマホでの経費精算は法的にも問題なし。経費精算システムを導入してストレスフリーな業務を!

いかがでしたか?
今回は、スマホを使用しての経費精算業務について解説いたしました。

スマホ対応の経費精算システムを導入することで、交通系ICカードの読み取りや隙間時間を利用しての経費申請・承認など、より多くのメリットを得ることができます。
また、電子帳簿保存法の申請を通過した経費精算システムであれば法的に問題なく領収書の読み取り・添付機能を利用することができます。

自社の経費精算業務をスマホに対応すべきか、企業環境や各部署の特性を考慮のうえ、本記事を参考に検討してみてください。

この記事を書いた人

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編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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