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ペーパーレス経費精算を導入する2つのメリットと導入方法

公開日:2019.12.11 最終更新日:2020.11.13

経費精算業務では書類を大量に扱うため、ミスがあった際の修正やファイリングの手間がかかったり、紛失やそれに伴うセキュリティの心配があります。
そこでおすすめなのが、経費精算のペーパーレス化です。

本記事では、ペーパーレス経費精算の導入メリットと、導入する方法を解説していきます。
経費精算業務の効率化をすすめていきたいとお考えの事業者様は、ぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス経費精算を導入するメリット

ペーパーレス経費精算とは、紙で運用していた経費精算を電子化して行うことであり、大きく分けて2つのメリットがあります。

メリット①コストの削減

ペーパーレスをはじめた際、一番のメリットはコストの削減ができることです。
経費精算に限らず、事務仕事とは大量の書類を扱うものです。

業務で書類を扱う際に想定されるコスト
  • 印刷用紙の費用
  • インク・トナーの費用
  • 複合機やシュレッダーの維持費
  • 保管用ファイルの購入費用
  • 棚など保管場所追加の際の費用
  • 郵送の際の封筒の費用・郵送料

いずれも一つひとつはそこまで高額なものではないですが、長年の運用で積み重ねることにより多額になります。
ペーパーレス経費精算により、上記のようなコストの大幅なカットが見込めます。

メリット②業務の効率化

二つ目のメリットとは、業務の効率化ができることです。
従来手渡しや郵送でやり取りしていたものを電子化し、メールやクラウド上に移行することでタイムラグや見落としが大幅に減り、素早いレスポンスが実現できます。

効率を上げることで、時間を有効活用し、従業員の生産性の向上が期待できます。
また、経費精算が残業の要因となっていた場合は、残業時間を削減できる可能性があります。

ペーパーレス経費精算を始める方法

ペーパーレス経費精算実現のためには具体的にはどうすればいいのか、その方法を3つのステップに分けてご紹介します。

ステップ①経費精算システムを導入する

まずは経費精算システムを社内に導入して、ペーパーレス化を進めましょう。
経費精算システムとは、申請や承認、計算など経費精算に関連する作業をすべて画面上で完結できるツールです

画面上で申請・承認が完結でき、また大幅な作業時間の短縮や人間関係の改善まで見込まれるツールです。

経費精算システムの基本的な情報については、下記の記事もご覧ください。

ステップ②電子帳簿保存法の申請をする

次に、電子帳簿保存法という制度の申請を出しましょう。

電子帳簿保存法とは、売上帳や請求書、領収書など、経費精算において自身がコンピューターで作成する帳簿や書類を電子データのまま保存できるという制度です。

こちらの制度は申請が必要であり、また申請期限が想定利用時期の3カ月前と決まっているため若干手間に感じられる部分もあります。
しかし、長期的に考えた場合にとてもメリットの大きい制度ではないでしょうか。

参照:国税庁HP ”電子帳簿保存法関係パンフレット – はじめませんか、帳簿書類の電子化!”

ステップ③領収書や請求書を電子化する

最後に、取引先へ領収書や請求書を発行する際には全てPCで作成するようにして電子化しましょう。
紙に出力せずPDF等のデータで送付・受領をすることでペーパーレス化を進めることが可能です。

ペーパーレス経費精算を導入すると、業務効率化やコスト削減ができる

今回は、ペーパーレス経費精算のメリットと導入方法をご紹介しました。
ペーパーレス経費精算を導入すれば、業務効率化とコスト削減を一気に進めることができます。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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