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ペーパーレス経費精算とは?メリットや方法とともに解説します!

公開日:2019.12.11 最終更新日:2020.08.06

経費精算業務とは、書類を大量に扱う業務のうちのひとつです。
書類を大量に扱うと、ミスがあった際の修正やファイリングの手間などが考えられます。
また紛失やそれに伴うセキュリティの心配もあります。

現状、上記のようなお悩みを抱えている企業の担当者様は、是非とも、経費精算もペーパーレス化したいところではないでしょうか。

ペーパーレスとは下記の意味をもつ言葉です。

企業や官庁などで、紙を使わずに情報や資料をコンピューターなどによって処理・保存すること。
引用:goo辞書

本記事では、ペーパーレス経費精算のメリットとは?また、どのように始めればよいのか、といった点を解説していきます。

ペーパーレス経費精算のメリット

ペーパーレス経費精算とは、紙で運用していた経費精算を電子化して行うことであり、大きく分けて2つのメリットがあります。

コストの削減

ペーパーレスをはじめた際、一番のメリットとはコストの削減です。
経費精算に限らず、事務仕事とは大量の書類を扱うものです。

業務で書類を扱う際に想定されるコスト

  • 印刷用紙の費用
  • インク・トナーの費用
  • 複合機やシュレッダーの維持費
  • 保管用ファイルの購入費用
  • 棚など保管場所追加の際の費用
  • 郵送の際の封筒の費用・郵送料

いずれも一つひとつはそこまで高額なものではないですが、長年の運用で積み重ねることにより多額になります。
ペーパーレス経費精算により、上記のようなコストの大幅なカットが見込めます。

業務の効率化

二つ目のメリットとは、業務の効率化です。
従来手渡しや郵送でやり取りしていたものを電子化し、メールやクラウド上に移行することでタイムラグや見落としが大幅に減り、素早いレスポンスが実現できます。

効率を上げることで、時間を有効活用し、従業員の生産性の向上が期待できます。
また、経費精算が残業の要因となっていた場合は、残業時間を削減できる可能性があります。

ペーパーレス経費精算を始める方法

ペーパーレス経費精算実現のための具体的な方法とは、どのような内容なのでしょうか。
下記の3つを試してみましょう。

経費精算システムを導入する

経費精算システムとは、申請や承認、計算など経費精算に関連する作業をすべて画面上で完結できるツールです。こちらを社内に導入して、ペーパーレス化を進めましょう。

画面上で申請・承認が完結でき、また大幅な作業時間の短縮や人間関係の改善まで見込まれるツールです。

経費精算システムの基本的な情報については、下記の記事もご覧ください。

電子帳簿保存法に申請する

電子帳簿保存法とは、売上帳や請求書、領収書など、経費精算において自身がコンピューターで作成する帳簿や書類を電子データのまま保存できるという制度です。

こちらの制度は申請が必要であり、また申請期限が想定利用時期の3カ月前と決まっているため若干手間に感じられる部分もあります。
しかし、長期的に考えた場合にとてもメリットの大きい制度ではないでしょうか。

参照:国税庁HP ”電子帳簿保存法関係パンフレット – はじめませんか、帳簿書類の電子化!”

領収書や請求書を電子化する

取引先へ領収書や請求書を発行する際、PCで作成し、紙に出力せずPDF等のデータで送付・受領をすることでペーパーレス化を進めることが可能です。

ペーパーレス経費精算とは、精算業務を電子化すること。業務の効率化やコスト削減などのメリットが!

今回は、ペーパーレス経費精算とは何か、という点を解説しました。
ペーパーレス経費精算とは自社にとってどのようなメリットがあるのか、ご想像いただく材料となりましたでしょうか。

ペーパーレス経費精算とは、経費精算における書類の作成・保存などを電子化することです。

業務におけるコストや効率、担当者の残業を課題と感じている企業担当者様は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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