2019.12.06

経費精算システムを導入するメリット・デメリットを解説します

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面倒な経費精算を効率的に済ませるために、経費精算システムは有効的な手段です。
しかし、新しいシステムを導入する際はメリットだけではなく、デメリットも気になるところです。

今回は、経費精算システム導入のメリットとデメリットを解説していきます。
自社へシステムの導入を考えている企業担当者の方は、社内での提案の際の材料として参考に読んでいただければと思います。

この記事でわかること
  • 経費精算システムのメリット
  • 経費精算システムのデメリット

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムの導入は大きなメリットがあります。

生産性の向上が期待できる

経費精算システムの最大のメリットは、作業の自動化による時間の短縮です。
大幅な時間短縮により、本来の業務へ集中して取り組むことができるため、社内全体の生産性の向上が期待できます。

時間短縮が期待できる経費精算システムの主な機能

  • 交通費の自動計算
  • 領収書の読み取り機能
  • 入力内容の自動チェック
  • 数クリックでの申請・承認完了
  • スマホアプリとの連携

ほか、経費精算システムの詳細な機能については下記の記事にて紹介しています。

部署間での人間関係が円滑になる可能性も

経費精算業務では、経理担当者からは他部署の従業員に対し
「申請内容のミスが多い」
という不満が生まれてしまう場合があります。
また、他部署の従業員が期日までに必要書類を提出してくれない場合、催促をしなければならないというプレッシャーもあります。

一方、申請をする側の従業員にとっては、本来の担当業務に集中して取り組みたいという気持ちの方が多いのではないでしょうか。
そのため、申請ミスの連絡や催促がくると、たとえ自身に不備があったとしても経理担当者に対する苦手意識が生まれてしまうことも考えられます。

上記のような部署間の軋轢は経費精算システムの導入によって改善可能です。
入力の自動化によってミスは確実に減ります。
またミスがあったとしても自動チェック機能により、申請段階で本人が気づくことができるためです。
期日が迫っても申請がない場合は、自動で通知が来る機能があります。

作業の自動化による人間関係の改善は、大きなメリットといえるのではないでしょうか。

経費精算システム導入のデメリット

経費精算システムの導入にはデメリットも考えられます。

利用料金がかかる

どのようなサービスでも、導入には費用がかかります。
経費精算システムの料金体系は、クラウド型かオンプレミス型か導入形態によって異なります。
一般的に、クラウド型は初期費用がほとんどかかりませんが月額制のためランニングコストがかかります。
オンプレミス型はトータルではコストパフォーマンスが高いとされていますが、社内にサーバーを設置する必要があるため初期費用がかかります。

オンプレミス型とクラウド型の詳細については、下記の記事をご覧ください。

他にも、サポートの内容や機能の数によって料金が変わるパターンもあります。
自社にとって、経費精算システムのメリットとコストが見合っているか、またシステムの利用料をかける余力があるか否かは企業によって大きく異なる点です。
コストが自社にとってマイナスとなってしまう場合はデメリットといえるでしょう。

社内に抵抗を示す人がいる場合も

メリットが大きいシステムとはいえ、今までのやり方を大きく変えることに抵抗のある人が社内にいるという可能性も考えるべきでしょう。

そもそも経費精算システムはITツールであるため、アナログ的な文化が多い企業にとっては相性が良いとはいえません。

そういった環境で、検討をしないまま経費精算システムを導入してしまうと、メリットを活用することができず月額利用料が発生し、大きなロスとなる可能性があります。
また、ITツールに慣れていない従業員からは使用方法に関する質問や、デジタル化したことによる不満の声が上がり、結果的に人間関係の悪化に繋がることも考えられます。

企業文化とITツールの相性があまり良くない企業にとっては、経費精算システムの導入そのものがデメリットとなってしまう場合があります。

このように人的なデメリットの発生を防ぐには、下記の記事を参考に対策をしましょう。

企業文化との相性を考え、経費精算システムのメリットを最大限活用しましょう

いかがでしたでしょうか?
経費精算システム導入の際のメリットとデメリットを解説いたしました。

魅力的なメリットがいくつも挙げられる経費精算システムですが、経営方針や企業文化との相性によってはデメリットとなる場合もあります。

ぜひ、メリットとデメリットのそれぞれをあなたの会社の現状と照らし合わせて、導入を検討してみてください。

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この記事を書いた人

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編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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