15bcfe832e6cb3e06d39be8be1c98c6e - 経費精算システムのスムーズな導入のために必要な準備とは?

経費精算システムのスムーズな導入のために必要な準備とは?

公開日:2019.12.06 最終更新日:2019.12.27

「経費精算システムを導入したいけど、準備に手間がかかりそう」
「業者に発注する前に、社内で準備できることは何があるのか……」
新しい仕組みを社内に導入する際は、このようなお悩みを抱える社内担当者は少なくないのではないでしょうか。

今回は、経費精算システムの導入をスムーズに済ませるための準備をご紹介します。
自社で経費精算システムの導入をお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

経費精算システムの導入に必要な準備とは

ここからは、経費精算システム導入の際に準備を進めておくべき4つのポイントを解説します。

経費精算業務で「何を解決したいか」を考える

まずは、自社の課題を洗い出すところから始めましょう。
「経費精算システムを導入することによって、どんなことを解決したいか」
ということを考えることで、自社の経費精算業務における課題が明確になります。

「経費精算」といっても、大まかな業務内容自体はどのような企業でも似通っていますが、細かな部分で企業ごとに違いが出てくるはずです。
解決すべき課題がわかると、経費精算システムに必要な機能がわかるようになります。

経費精算システムの導入で解決が期待できる課題の例

  • 経費精算のためだけにオフィスへ立ち寄るのが面倒・時間のロスである
  • 上長の外出が多く、押印をもらえるタイミングがなかなかない
  • 領収書の添付漏れや申請ミスが社内で全体的に多い
  • 公共交通機関での移動が多く、交通費の計算が手間である

必要な機能を洗い出す

経費精算システムの導入によって解決が期待できる自社の課題が明確化されたら、次は必要な機能を明確化しましょう。

企業ごとに経費精算業務における課題が異なってくるように、経費精算システムも、メーカーごとに機能の組み合わせやアピールポイントが異なります。
必要な機能を明確化することで、数ある経費精算システムの中から自社が導入すべきツールを絞り込むことができます。

経費精算システムの機能の例

  • スマートフォンからの操作が可能
  • 役職ごとの承認フローの設定
  • 領収書の写真データの添付
  • 領収書の写真データから項目を自動入力
  • 交通系ICカードの読み取り
  • 交通費の自動計算・入力

必要な端末を明確にする

申請側・承認側ともに、経費精算システムに利用する端末を明確にしておくことも必要な準備のうちのひとつです。

経費精算システムには、スマートフォンに対応しているものも多くあります。
営業など、オフィスに立ち寄ることが少ない部署の従業員にとっては、スマートフォン対応の経費精算システムは大きなメリットといえます。

また、従業員は業務用のPCから経費精算システムにログインし、管理部門でのみ経費精算専用のスマートフォンを使用するといった組み合わせを採用するケースもあります。

経費精算システムに使用する端末の最適な組み合わせは企業によって異なるため、企業文化や注視したいセキュリティ部分などを考慮し、必要な端末を明確にしましょう。
新たに経費精算システム専用の端末を導入する場合は、端末の準備も早めに済ませておくことが必要です。

従業員への教育を準備する

自社で導入する経費精算システムの種類や、導入時期は決まりましたか?
あとはアカウントが用意されるのを待つだけ……ではありません!

自分が担当者の場合は、検討・準備の段階から経費精算システムについて情報収集をしているため、ついついシステムの導入を「当たり前」のようにとらえてしまいがちです。
しかし、部下や上司、また他の部署の従業員は経費精算システムが導入されることについて、どの程度まで把握しているでしょうか?

経費精算システムの担当者と他の社員との認識のギャップを埋めるため、是非とも社内でのシステム浸透のための準備をしましょう。

経費精算システムの社内浸透のための準備一例

  • 一部署のみで試験的に導入し、使用感や注意点を洗い出す
  • 経費精算システム開発企業による出張説明会
  • 社内担当者による説明会
  • マニュアルの作成、全社員への共有

社内説明会を実施する際は、業務に支障が出ないか、また業務後の説明会の場合従業員の負担とならないかといった点への配慮も必要です。

社内での経費精算システムの浸透を考える際、注力すべきポイントについては、下記の記事も併せてご覧ください。

経費精算システムの導入は目的を事前に明確にして、従業員のフォロー体制とともに準備しよう

いかがでしたか?
自社で経費精算システムを導入する際に、どのような準備が必要か、参考となりましたでしょうか。

経費精算システムにどのような機能を求めるか、何を解決したいかといったシステム面での準備はもちろん、端末の用意や社内教育など、環境側の準備も欠かせません。

しっかりと事前準備を進めて、経費精算システムのスムーズな導入を実現させましょう!

業者選びに迷ったらエミーオ! 業者選びに迷ったらエミーオ!

ぴったりの業者を
無料で紹介します

ご相談はこちら ご相談はこちら お電話はこちら お電話はこちら
IMG 7040 - 経費精算システムのスムーズな導入のために必要な準備とは?

この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

15bcfe832e6cb3e06d39be8be1c98c6e - 経費精算システムのスムーズな導入のために必要な準備とは?
この記事が気に入ったら いいね!!しよう!
経費精算システムの関連記事

EMEAO!業者選定ガイドとは

業者,選定

いろいろな業種の「発注のお悩み」を解決するウェブマガジンです

このサイトは、専門業者紹介サービス、エミーオ!が運営しています。エミーオ!は、発注したい仕事の詳細をお伺いし、それに応えられる業者を紹介する完全人力サービス。
自動化された見積もり比較サイトとの違いは、お客様の問題解決に注力していること。専門性の高いスタッフが案件を理解した上で業者を選定しています。
このウェブマガジンは、エミーオ!を通して得た、さまざまな業種のお悩みや旬の話題をお届けしています。

ポイント

業者選びのコツがわかるから失敗を防げる

ポイント

関係あるビジネスの
トレンドがわかる

ポイント

今さら聞けない業界知識がよくわかる

お客様のご利用エピソード

業者選びの手間がはぶけて、オフィスの移転準備がはかどりました!【...
ビジネスホン

業者選びの手間がはぶけて、オフィスの移転準備がはかどりました!【お客様の声|ビジネスホン】

お客様の声
業者を乗り換えて反響率が1%未満から2.8%にアップしました!【...
ポスティング

業者を乗り換えて反響率が1%未満から2.8%にアップしました!【お客様の声|ポスティング】

お客様の声
台数や機種についてアドバイスをもらい、最適な条件で発注できました...
防犯カメラ

台数や機種についてアドバイスをもらい、最適な条件で発注できました【お客様の声|防犯カメラ】

お客様の声
細かい条件で業者を絞り込めるので、簡単に最適な1社が選べました!...
清掃業者

細かい条件で業者を絞り込めるので、簡単に最適な1社が選べました!【お客様の声|清掃業者】

お客様の声
難しい条件にも関わらず、翌日には複数業者を紹介してもらえました!...
翻訳会社

難しい条件にも関わらず、翌日には複数業者を紹介してもらえました!【お客様の声|翻訳会社】

お客様の声
前の外注先とは比べられないほど正確な翻訳会社に出会えました!【お...
翻訳会社

前の外注先とは比べられないほど正確な翻訳会社に出会えました!【お客様の声|翻訳会社】

お客様の声
コンシェルジュを通して業者と相談し300万円以内でのアプリ開発が...
アプリ開発

コンシェルジュを通して業者と相談し300万円以内でのアプリ開発が実現【お客様の声|アプリ開発】

お客様の声
長期的にお付き合いしたい、親切な業者を紹介してもらいました!【お...
決済代行

長期的にお付き合いしたい、親切な業者を紹介してもらいました!【お客様の声|決済代行】

お客様の声
相見積りをとってランニングコストを30%も削減できました!【お客...
複合機

相見積りをとってランニングコストを30%も削減できました!【お客様の声|複合機】

お客様の声
業者選びがスムーズに進み、余裕で納期に間に合いました!【お客様の...
ビジネスホン

業者選びがスムーズに進み、余裕で納期に間に合いました!【お客様の声|ビジネスホン】

お客様の声
もっと見る→

条件・要望にぴったりな業者がみつかる

専門業者ご紹介サイト

業者選びに迷ったらエミーオ! サービスの詳細はこちら
0 登録不要
完全無料
楽々 コンシェルジュ
に相談するだけ
安心 評判の良い
業者をご紹介
迅速 お急ぎ案件も
お任せ!
ご要望を
お聞かせ
ください

条件・要望に沿える業者のみを厳選してご紹介します。簡単5分のご相談で満足いく業者がきっと見つかります。

サービスの詳細はこちら お電話はこちらから メールでのお問い合わせはこちらから