経費精算システムのスムーズな導入のために必要な準備とは？

「経費精算システムを導入したいけど、準備に手間がかかりそう」
「業者に発注する前に、社内で準備できることは何があるのか……」
新しい仕組みを社内に導入する際は、このようなお悩みを抱える社内担当者は少なくないのではないでしょうか。

今回は、経費精算システムの導入をスムーズに済ませるための準備をご紹介します。
自社で経費精算システムの導入をお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

経費精算システムの導入に必要な準備とは

ここからは、経費精算システム導入の際に準備を進めておくべき4つのポイントを解説します。

経費精算業務で「何を解決したいか」を考える

まずは、自社の課題を洗い出すところから始めましょう。
「経費精算システムを導入することによって、どんなことを解決したいか」
ということを考えることで、自社の経費精算業務における課題が明確になります。

「経費精算」といっても、大まかな業務内容自体はどのような企業でも似通っていますが、細かな部分で企業ごとに違いが出てくるはずです。
解決すべき課題がわかると、経費精算システムに必要な機能がわかるようになります。

必要な機能を洗い出す

経費精算システムの導入によって解決が期待できる自社の課題が明確化されたら、次は必要な機能を明確化しましょう。

企業ごとに経費精算業務における課題が異なってくるように、経費精算システムも、メーカーごとに機能の組み合わせやアピールポイントが異なります。
必要な機能を明確化することで、数ある経費精算システムの中から自社が導入すべきツールを絞り込むことができます。

必要な端末を明確にする

申請側・承認側ともに、経費精算システムに利用する端末を明確にしておくことも必要な準備のうちのひとつです。

経費精算システムには、スマートフォンに対応しているものも多くあります。
営業など、オフィスに立ち寄ることが少ない部署の従業員にとっては、スマートフォン対応の経費精算システムは大きなメリットといえます。

また、従業員は業務用のPCから経費精算システムにログインし、管理部門でのみ経費精算専用のスマートフォンを使用するといった組み合わせを採用するケースもあります。

経費精算システムに使用する端末の最適な組み合わせは企業によって異なるため、企業文化や注視したいセキュリティ部分などを考慮し、必要な端末を明確にしましょう。
新たに経費精算システム専用の端末を導入する場合は、端末の準備も早めに済ませておくことが必要です。

従業員への教育を準備する

自社で導入する経費精算システムの種類や、導入時期は決まりましたか？
あとはアカウントが用意されるのを待つだけ……ではありません！

自分が担当者の場合は、検討・準備の段階から経費精算システムについて情報収集をしているため、ついついシステムの導入を「当たり前」のようにとらえてしまいがちです。
しかし、部下や上司、また他の部署の従業員は経費精算システムが導入されることについて、どの程度まで把握しているでしょうか？

経費精算システムの担当者と他の社員との認識のギャップを埋めるため、是非とも社内でのシステム浸透のための準備をしましょう。

社内説明会を実施する際は、業務に支障が出ないか、また業務後の説明会の場合従業員の負担とならないかといった点への配慮も必要です。

社内での経費精算システムの浸透を考える際、注力すべきポイントについては、下記の記事も併せてご覧ください。

経費精算システムの導入は目的を事前に明確にして、従業員のフォロー体制とともに準備しよう

いかがでしたか？
自社で経費精算システムを導入する際に、どのような準備が必要か、参考となりましたでしょうか。

経費精算システムにどのような機能を求めるか、何を解決したいかといったシステム面での準備はもちろん、端末の用意や社内教育など、環境側の準備も欠かせません。

しっかりと事前準備を進めて、経費精算システムのスムーズな導入を実現させましょう！