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クラウド型システムの導入でマルチデバイスでの経費精算が可能に

公開日:2019.12.12 最終更新日:2019.12.27

インターネット環境さえあれば、どこからでも利用できるクラウド型の経費精算システム。
その特性をうまく利用すれば、ひとつのアカウントでPCやスマホ、タブレットなど複数のデバイス(マルチデバイス)から経費精算業務を行うことができます。

今回は、経費精算システムの導入をお考えの企業担当者様へ向けて、マルチデバイス対応のメリットや導入の際のポイントを解説していきます。

クラウド型の経費精算システムの特徴については、こちらの記事もご覧ください。

経費精算システムをマルチデバイスに導入するメリット

マルチデバイス対応の経費精算システムは、外出の多い社員と内勤の社員のそれぞれにメリットがあります。

パターン①オフィスに立ち寄る機会の少ない社員の場合

マルチデバイス対応のメリットを一番大きく受けられるのは、営業、またはテレワークなど、オフィスに立ち寄る機会が少ない社員でしょう。
スマホやノートPCから経費精算システムにログインすることにより、場所を選ばず隙間時間で経費の申請ができます。
そのため、経費精算のためにわざわざオフィスに立ち寄り、上長に承認印をもらうといった手間が省けるため、業務時間を有効活用することができます。

PCで出張の資料やスケジュールを確認しながら、スマホで経費精算を行うといった使い方など、自分に合った組み合わせで使いこなすことも可能です。

パターン②内勤の場合

基本的にはほとんど社外へ出ないという内勤の方も、マルチデバイス対応の経費精算システムを導入するメリットはあります。

例えば、締め切りが迫っているのに申請をつい忘れてしまった、という場合も、会社へ戻る必要なく自宅から経費の申請が可能です。
企業の精算フローによっては、スマホから申請を行い、必要な資料などを社内のPCを使って出力するという活用方法も考えられます。

また、普段使用している業務用PCが故障してしまったという場合も、別の端末からログインすれば問題なく経費精算を行うことができるため、万が一のときも安心できます。

経費精算システムをマルチデバイスに導入する際の3つのポイント

マルチデバイスで経費精算システムを使えるようになると、外勤・内勤どちらの場合もメリットがあることがわかりました。
それでは、実際に導入する際はどのような点を意識すればよいのでしょうか。
4つのポイントを見てみましょう。

クラウド型サービスを選ぶ

前提として、マルチデバイスに対応している経費精算システムはクラウド型のサービスです。
導入を検討しているシステムがクラウド型かオンプレミス型かという点はしっかりと確認しましょう。

端末は従業員の私物か貸与品か

マルチデバイスを考えた際、使用想定端末はどのような組み合わせになるでしょうか?

経費精算システムを導入するマルチデバイス組み合わせの例

  • 社内のデスクトップPC+業務用ノートPC
  • 社内のデスクトップPC+個人所持のスマホ
  • 業務用ノートPC+業務用スマホ
  • 業務用ノートPC+個人所持のスマホ
  • 業務用タブレット+個人所持のスマホ

企業によって、社内据え置きのPCと併用して持ち出し用PCを貸与しているケースや、タブレットとノートPCを貸与するケースもあります。
業務連絡専用のスマホを貸与する企業もあれば、個人所持のスマホで業務連絡を行う企業もあり、端末の利用状況はさまざまです。

社内のPCと個人所持のスマホに導入する場合は、コストを最小限に抑えることができます。
しかし、個人所持のスマホで経費精算を行うと考えた際、セキュリティの面が心配になることが考えられます。
また、プライベートで利用する端末に仕事用のものを入れることに抵抗のある人は少なからずいるため、そういった面のフォローも必要でしょう。

経費精算システムの導入を考えた際、「やはり業務用のスマホがあったほうがいい」という考えになった場合は、早めに人数分の端末と回線を手配しましょう。

コンプライアンス教育を行う

マルチデバイスで経費精算システムを利用すると、場所を選ばず経費精算が行えるという大きなメリットがあります。
しかし、それは同時に「従業員がいつ、どこで社内の経理情報を入力・閲覧しているかわからない」ということです。

端末のセキュリティ対策は万全でも、人の出入りが多い場所で領収書を広げていたり、公共交通機関の中で入力を行っていた場合、人の目による情報漏えいの危険性があります。

マルチデバイスでの経費精算システム導入の際は、改めて全社でコンプライアンスの確認をしましょう。

マルチデバイスでの経費精算は移動の多い社員におすすめ!導入の際は利用端末の確認を

今回は、マルチデバイスで経費精算システムを利用する際のメリットと、導入のポイントを解説しました。
経費精算システム導入の参考となりましたでしょうか。

マルチデバイスを活用しての経費精算は、特に外出の多い社員に、時間短縮という点で大きなメリットがあります。
導入の際は、利用端末の組み合わせを確認し、メリットをフル活用できる環境づくりを意識しましょう。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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