経費精算システムと法人クレジットカードを連携させるメリットとは？

従業員にとって、一時的に手持ちの現金を立替に出すことは、精算で戻るとはいえ小さなストレスになります。
そこで、経費の支払いにクレジットカードを利用するという方法があります。

今回は、クレジットカードを使用した経費の支払いを、安全かつ効率的に済ませる方法をご紹介します。
クレジットカードと経費精算システムを連携させることで、経理担当者と従業員の双方にメリットがあります。
特に、毎月の立替申請の多い企業の担当者様は、ぜひご覧ください。

クレジットカードの法人利用で経費精算が効率的に

会社名義のクレジットカードを用意して、営業職など経費の利用が多い部署の社員にあらかじめ渡しておくことで、経費の扱いがとても効率的になります。
ここからは、クレジットカードを利用した経費精算について解説していきます。

法人カードとは

個人で利用するクレジットカードとは別に、会社や個人事業主などの「法人」で利用する前提の法人カードがあります。
カード会社ごとの規定にそった手順で申し込むことで、希望の枚数のカードを発行できます。

社員それぞれにカードを渡し、経費を使用する際はカード払いに統一させることで、使用した社員の名前や場所、品目や料金を担当者側で把握することができます。
経理担当者にとっては経費精算業務を大幅に削減することができ、従業員は立替の手間がなくなることで双方にメリットがあります。

法人カードの使用はすべて明細に反映されるため、私的な利用や不正を簡単に発見できるため、社内のコンプライアンス意識向上も期待できます。

クレジットカードで経費を使用する場面

基本的な使い方は個人用のクレジットカードと大きく変わった部分はありません。
想定される使い道の一例としては移動の際のガソリン代や接待費、出張における宿泊費などがあり、主に商談のある営業職が利用することでメリットを大きく発揮できるでしょう。
内勤の業種でも、備品や資料の購入などに活用できます。

特に従業員数の多い大企業などは全社員に法人カードを渡すと管理の手間が増えることが考えられます。
普段から立替・仮払いの比較的多い部署、もしくは一定以上の役職など限られた範囲の従業員のみ利用可能にするという方法もあります。

経費精算システムのクレジットカード連携機能でより便利に

経費精算システムにはクレジットカードの連携機能がついているものがあります。
あらかじめ発行した法人カードの情報を経費精算システムに登録して紐づけることで、法人カードの利用明細がそのままシステムに反映されます。
そのため、経理担当者は利用明細を見ながら経費を手入力する手間がなくなり、ミスの発生を防ぐこともできます。

「そのまま反映される」ということは、従業員の立替による経費申請の際に想定されたような利用金額の水増しなどの不正防止にもつながります。

また、経費精算システムを会計ソフトと連携させることで下記のような状態にまでフローを省略することが可能です

経費精算システムと会計ソフトの連携について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

クレジットカードと経費精算システムを連携することで、明細入力の手間が省けます

いかがでしたか？
今回は、クレジットカードと経費精算システムを連携させるメリットを紹介しました。

法人専用のクレジットカードである法人カードを発行し、経費精算システムと紐づけることで、経費のキャッシュレス化と精算業務の効率化、不正防止に役立てることができます。

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ぜひ、本記事を参考に、経費精算システムと法人カードの活用をご検討ください。