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グループウェアで情報共有をする3つのメリット

公開日:2019.12.13 最終更新日:2020.07.20

会社において情報共有は、業務を円滑に進めるために必要不可欠です。
会社内では他部署や他のチームとの関わりが無いように見えますが、受けた電話の共有や会社全体の共有事項を忘れると他の人に迷惑が掛かってしまいますよね。

組織内の情報は個人だけのものではありません。
伝達事項をメールや回覧板で共有をしていると、メールを見失ってしまったり、予定をスケジュール帳に記入しなかったことで忘れてしまうこともあるでしょう。

しかし、グループウェアを使えば簡単に社内の共有事項から個人宛の電話のメモなどを確認することができます。

この記事ではグループウェアを使って情報共有をするメリットについて解説します。

グループウェアをこれから導入しようと検討されている企業様や、グループウェアを既に導入しているものの活用できていない方にも参考になる記事です。

グループウェアで情報共有をするメリット3つ

グループウェアで情報共有を行うメリットは3つあります。

メリット①会社全体の予定が把握できる

会社ではオフィスの清掃や機器のメンテナンスを行うこともあります。
日時を共有することで業務に支障を来さないように事前にメールや社内の掲示板で共有している企業様もあるかと思います。

グループウェアを利用すればメールや掲示板用の紙を作成する手間を省くことが可能です。
また、社内イベントの告知や社内広報もグループウェアの電子掲示板機能や回覧機能で手軽に共有できるようになります。

情報が1つの場所で確認できるので、確実に社員全員に情報が行き渡ります。

メリット②会議の内容を参加者に共有できる

議事録をチャットやメールで共有している企業様は多くいらっしゃるかと思います。
会議後に議事録ができると、会議の日程とチャットやメールで共有された議事録を照らし合わせ、ファイルの場所を探しているのではないでしょうか?

会議の際の議事録の共有にも情報共有機能が向いています。

グループウェア内で議事録を共有するメリットは、スケジュールと連動していたりファイルがグループウェア内に格納されているので、スムーズに議事録を見ることが可能です。
また、メールを使って共有をしないので、誤って外部に議事録を送ってしまうことも防げます。

メリット③情報の行き違いが無くなる

グループウェアでは例えば、他の部署の担当者宛ての電話を受けた場合にも使えます。
全社的に確実に情報共有ができるので、言った言わなかったなどのトラブルを防ぐことができます。

グループウェアで情報共有をすると社内のトラブルが減ります!

グループウェアで情報共有をするメリットを紹介しました。

グループウェアで情報共有をすると、社内のイベントや設備に関する情報を確実に届けることや社外にファイルを誤送信することを防げたり、情報の行き違いを減らすことができます。

グループウェアの導入を検討されている企業様も、情報共有機能をあまり活用できていない企業様も、グループウェアを活用して情報共有を滞り無く行いましょう。

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この記事を書いた人

編集部員 岡本

編集部の岡本です。以前はWEBディレクターとして中小企業のホームページ制作のディレクション等をしておりました。ユーザー様の声をきちんとコンテンツの内容や方向性に反映して、より良いメディアに出来るように日々精進してまいります。

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