2020.01.15

グループウェアはペーパーレスに役立つ?活用法を徹底解説!

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環境への配慮やコスト削減のために、ペーパーレスを推奨する企業は多くあります。
ペーパーレスにはさまざまな方法で取り組まれており、グループウェアもペーパーレスに大きく役立ちます。

では具体的にどのように活用すれば、グループウェアでペーパーレスができるのでしょうか?
業務効率改善につながるグループウェアでペーパーレスが実現できれば、コストの削減にもつながるのでぜひ活用したいところ。

そこで本記事では、ペーパーレスに役立つグループウェアの活用法を解説します。
グループウェアでペーパーレスを目指す事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

この記事でわかること
  • ペーパーレスをグループウェアで実現させる活用法
  • ペーパーレスに役立つグループウェアの機能

グループウェアがどのようにペーパーレスに役立つのか

ペーパーレスをグループウェアで行うコツは、紙の資料を電子化することです。

通常紙の資料を電子化すると、他者にファイルを送る場合にチャットやメールなどでファイルを送信する必要があります。
数人程度であれば不便を感じないかもしれませんが、大人数になった場合には大変な作業となります。

グループウェアには共有機能があり、ファイルをグループウェア上にアップロードすることで一度に多くの人に情報を共有することができます。

ペーパーレスを実現させるためのグループウェアの活用法

グループウェアでペーパーレスを行うためには、状況に合った機能を活用する必要があります。
以下に、グループウェアの基本的な機能を使ってペーパーレスをする活用法をまとめました。

ペーパーレスを実現するグループウェアの機能の活用法

  • ファイル共有機能で紙の資料を減らす
  • 日報管理機能で毎日の印刷をなくす
  • ワークフロー機能で社内の申請書類をなくす

ファイル共有機能で紙の資料を減らす

社内会議やプレゼン時の資料などは、紙に印刷して複数人に共有する場面が多々あります。
しかし、印刷をする手間や時間が必要になり、印刷ミスや枚数が足りないといったトラブルも起こりうります。

ペーパーレスを実現するためにも、資料を複数人に共有したいときは、グループウェアのファイル共有機能を活用することで時間や手間を省くことができます。

日報管理機能で毎日の印刷をなくす

企業によっては毎日の日報を印刷、もしくは手書きで書いて上司に提出する体制をとっているところがあります。
上司からすると、毎日大勢の部下からの日報用紙が提出され管理に手間がかかってしまいます。

グループウェアによっては日報管理機能が搭載されており、毎日の日報をシステム上で1人1人管理することができます。
過去の情報もさかのぼることができるため、月末にまとめて確認するときに見やすくなり紙を紛失する心配もありません。

日報提出体制にグループウェアを用いることで、ペーパーレスを実現します。

ワークフロー機能で社内の申請書類をなくす

グループウェアのワークフロー機能を活用することで、社内稟議書や報告書などをなくすことができます。
システム上で申請やファイル共有ができるため、書類を印刷する必要がなくなりペーパーレスの実現につながります。

ただし、グループウェアによってワークフロー機能が搭載されているかは異なってくるので、注意が必要です。

グループウェアの機能を活用してペーパーレスを実現しよう!

以上、グループウェアを活用してペーパーレスを実現する方法を紹介してきました。

ペーパーレスをグループウェアで行うためには、資料や書類を電子化することが重要です。
グループウェアの大きな利点は社内共有できることにあるため、社内の重要書類をグループウェアで共有する体制を浸透させることが、ペーパーレスのコツです。

ただしグループウェアによって搭載されている機能が違うため、ペーパーレスに役立つ機能を搭載しているかの確認が必要となります。

EMEAO!にお問合せいただければ、ペーパーレスに最適なグループウェアを提案する優良なグループウェア提供会社を事業者様にご紹介いたします。
グループウェアでペーパーレス化をしたいとお考えの事業者様は、ぜひお気軽にお問合せください。

この記事を書いた人

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編集部員 濵岸

編集部員の濵岸と申します。EMEAO!のWebコンテンツの記事を作成させていただきます。 身長が低いため学生時代は「お豆」と呼ばれていました。 豆らしく、皆様の役に立つ記事を「マメに豆知識を!」の意識で作成します!どうぞよろしくお願いいたします!

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