スキャニング代行とは？書類のスキャンを依頼するメリットを解説

「書類のスキャンを社内で行うかスキャニング代行に依頼するかどちらにしよう」
とお悩みの事業者様やご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、そもそもスキャニング代行とは何かということから、依頼するメリットまでご紹介いたします。
スキャニング代行の利用を検討している事業者様やご担当者様はぜひご一読ください。

そもそもスキャニング代行とは

スキャニング代行とは、社内に保管されている大量の紙書類を電子データ化する作業を代行するサービスです。
スキャンをする書類は送ることもできますし、業者によっては社内まで出張して作業を行ってくれるサービスも提供しています。

保管書類のスキャンは、社内にスキャン機能を搭載した複合機があれば自社で行うことも可能です。
しかし、書類の差し替えや電子化後のファイルの整頓など、実際に使えるようにするまでには多くの手順を要するため、意外に社内負担が大きい作業といえます。

そこで、スキャニング代行に電子データ化を外注することで、社内負担を軽減することができるというわけです。

スキャニング代行を利用する3つのメリット

スキャニングを代行業者に依頼するメリットは主に3つあります。
以下ではそれぞれのメリットについて詳しく説明しています。

メリット①コストの削減

スキャニング業務を代行業者に依頼すれば、人件費や社内スペースなどのコストを削減できます。

社内中の書類をかき集め、スキャンして電子データを整頓する作業を社員に行わせる場合、分量によっては数日がかりの作業になりそれなりの人件費がかかります。
スキャンを本業とする代行業者に依頼すれば、素人よりも効率的に作業を行ってくれるので、社内で作業を行った場合に発生する人件費より安いコストで依頼することが可能です。

また、大量の書類を保管していたスペースをそのまま別の用途に使えるため、場所代の削減にもつながります。

メリット②検索性・携帯性の向上

スキャニング代行に任せれば社内で行うよりも正確にスキャンができ、ファイルのタイトル付けも行ってもらえます。
電子化したデータはパソコンなどからファイルのタイトルや内容に含まれる文章などで検索できるため、目的の書類をすぐに見つけ出せます。
画像にテキストデータを埋め込み、画像検索もできるようにしてもらうことも可能です。

また、端末の中や社内クラウドに保存しておけば社外で参照することも可能です。
重量のある書類を持ち運ぶ必要がなくなるため、社員の負担も軽減できるでしょう。

メリット③大判の書類も対応可能

大判のポスターや図面など、一般的な複合機では対応できない書類をスキャンしたい場合もありますよね。
スキャニング代行業者ならば大きなサイズの書類のスキャンにも対応してくれます。

スキャニング代行業者がどのように大きなサイズの書類をスキャンするかというと、書類をいくつかに裁断してスキャンする方法と、大型業務用スキャナーを使って裁断せずにスキャンする方法があります。
裁断をせずにする方法は対応可能な業者が限られているため、希望する場合には依頼前にしっかりと確認しておきましょう。

スキャニング代行は紙書類の電子データ化を低コスト・高品質で行ってくれる！

以上、そもそもスキャニング代行とは何かということから、依頼するメリットまで詳しく解説してきました。
スキャニング代行に依頼すれば、自社でスキャンを行うよりも低コストで作業を行ってもらえます。
また、検索がしやすいようにデータを保存したり、大判の書類にも対応してもらえたりといった点もメリットです。

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