出張スキャンサービスの概要と依頼する3つのメリット

公開日:2021.01.05 最終更新日:2021.01.05

出張スキャンサービスとは

出張スキャンサービスとは、指定した場所と時間に選任スタッフが派遣され、紙媒体の資料のスキャンとデータ化までを行なうサービスです。

一般的なスキャンサービスは、スキャンしたい書類を業者に渡して業者側の作業場でスキャニングが行われるものが多いです。
しかし近年は、業者側が依頼者のオフィスに赴き、その場でスキャニングを行うという出張タイプのサービスもあります。

派遣場所は、会社や病院などの勤務先でも、資料の保管先でも可能です。
業務用スキャナ一式やパソコンなど必要な道具は業者が用意し、専任スタッフが作業を行ないます。

出張スキャンサービスを依頼する3つのメリット

ここからは、出張スキャンサービスの具体的な3つのメリットを紹介します。

メリット①門外不出の機密資料もスキャンできる

出張スキャンサービスを依頼するメリットは、何よりも第一に、契約書や請求書などの元資料を持ち出す必要がないことです。

多くのスキャニング代行業者は、セキュリティ管理を徹底しており、中にはプライバシーマークやISO認証といった個人情報管理の資格を取得している業者もいます。
しかしその上でも、企業によっては機密事項が含まれている資料の社外への持ち出しを厳しく禁じているため、スキャニングの依頼ができないという場合もあるでしょう。

出張スキャンサービスの場合は業者側が派遣されるため資料を持ち出す必要がなく、情報漏洩のリスクを抑えつつスキャニングを依頼することが実現できるのです。

メリット②作業中にも資料を確認できる

書類一式を業者に預ける形態のスキャニングサービスでは、業者に書類を預けている最中は当然書類の確認ができません。
しかし、出張スキャンサービスの場合は自分たちの近くで作業を行ってもらえるため、業務中にちょっと確認したい情報がある……といった場合でも書類の閲覧が可能です。

メリット③納期の短縮が可能

出張スキャンサービスでは、書類を郵送するという工程がないため、通常よりも作業開始までの時間を早めることができます。
また、スキャン作業中に何らかのトラブルが発生した際や、業者側で依頼主に確認したい事項がある場合なども、その場にいるためすぐに確認や対応が可能です。
メールや電話の応対待ちによるタイムロスがないため、比較的短納期で進められるという点もメリットといえるでしょう。

出張スキャンサービスの活用で機密性の高い書類もスピーディーにデータ化が可能に

今回は、出張スキャンサービスについて概要とメリットを紹介しました。
出張スキャンサービスの発注をご検討される材料となりましたでしょうか?

作業スタッフに出張してもらえることにより、資料の持ち出しの必要がないため機密情報が含まれた書類もデータ化が可能になります。
また、その場で作業してもらえるためスピーディーに進み、作業中の資料確認も可能といったメリットがあります。

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出張スキャンサービスはもちろん、従来の出張しないタイプのスキャンサービスも紹介が可能です。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

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