契約書のスキャンサービスを選ぶ際の4つの注意ポイント

この記事では、契約書のスキャンサービスを選ぶ際の4つの注意ポイントを紹介します。
ペーパーレス化やテレワークを推進している事業者様はぜひ最後までご一読ください。

契約書のスキャンサービスを選ぶ際の4つの注意ポイント

契約書のスキャニングをお考えの際は、下記の4つのポイントに注意してスキャニングサービスを選びましょう。

ここからは、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。

ポイント①価格設定の形式を確認する

まず気になる価格については、価格設定の形式や相場よりも安すぎないか・高すぎないかを確認するようにしましょう。

契約書のスキャンでは、書面1枚あたりの単価で金額が計算されます。
1件あたり1,000～3,000円ほどの基本料金が設定されており、最低受注料金が決まっている場合もあるため、各代行業者がどの形式をとっているのか確認しましょう。

1度に大量の契約書スキャンを依頼する場合は、最低受注料金を設定している業者が適しており、そうでない場合は基本料金が設定されている業者を選んだほうが安くなります。
ただし、あまりにも破格な業者の場合、スキャニングのクオリティやセキュリティ対策に不備のある可能性が高まります。

また、製本されている契約書の場合はその製本を解体するか否かでスキャン方法が変わります。
解体をせずにスキャンする場合は作業に手間がかかるため、高額になる傾向があります。

ポイント②e−文書法対応のサービスを選ぶ

契約書のスキャンを依頼するのであれば、必ず「e−文書法対応」と明記されているスキャンサービスを選びましょう。
e−文書法とは、契約書や帳票、取締役会議事録など、従来数年単位での書面保存が義務付けられている書類の電子データ保存を容認する法律です。

このe−文書法に則るためには、見読性（画像としての明瞭さ）・完全性（改ざんや消去がないか）・検索性（すぐに見つけられるか）など、いくつかの基準を満たす必要があります。
もしこれらに満たない部分があればe−文書法の対象外となり、データは法的証明力を持ちません。

e−文書法対応とはその契約書の効力を保存すると同時に、完成物のクオリティを担保する指標にもなります。

ポイント③セキュリティ・情報漏えい対策は万全かチェックする

契約書類の外部流出は、決して許されるものではありません。
必ずセキュリティ・情報漏えいに対して確実な対策がされているスキャンサービスに委託しましょう。

「プライバシーマーク（Pマーク）」や「ISO9001」の認定を受けているかどうかで、その業者のセキュリティ意識を測ることができます。
プライバシーマークは個人情報の取り扱い、ISO9001は機密情報の取り扱いに対して、一定の基準を満たしている企業であることを証明するための資格です。

また、社員に「文書情報管理士」という資格の保有者がいれば、機密書類の取り扱いについて熟知しているといえるため、クオリティ面も含めた安心材料といえるでしょう。

書類の回収・輸送を代行業者自身が行っているところであればなおよいです。
なぜなら、郵送や宅配便など、第三者による輸送であると情報漏えいのリスクが高まってしまうからです。

ポイント④サービスメニューが充実しているか確認する

自社が希望するサービスのメニューがそろっているスキャンサービスを選ぶことも重要です。

たとえば、派遣での作業に対応しているか、納品は希望の方法に対応しているかといった点は業者により異なります。
定期的に契約書を電子データ化したい場合は定期契約メニューがある業者がよいでしょう。

また、業者によっては契約書のスキャンだけではなく、クラウドでの管理・運用サポートなどにより、発展的なサービスを提供している場合もあります。

契約書のスキャニング代行はセキュリティ対策を中心にしっかりと業者を見極めよう

契約書のスキャニングを外注する際は、価格だけを見るのではなく、e−文書法対応していてセキュリティがしっかりしている業者に外注しましょう。
その上でサービス内容を比較して外注する業者を絞り込むことをおすすめします。

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