紙カルテをスキャニングする際の3つの注意点とは

公開日:2021.01.06 最終更新日:2021.01.06

紙カルテをスキャニングする際の注意点

紙カルテは個人情報が記載された、重要な機密文書です。
そのうえ患者ごとにカルテがあるため、膨大な量となるケースが多いです。

管理をしやすくするために紙カルテをスキャニングしてデータ化することは、有効的な手段と言えますが注意点がいくつかあります。
今回は紙カルテをスキャニングする際の注意点を、以下の3点に焦点を絞って解説します。

紙カルテをスキャニングする注意点
  • ファイル名を統一した規則で保存する
  • データの品質を確認する
  • 綴じられたカルテは裁断機が必要

注意点①ファイル名を統一した規則で保存する

紙カルテをスキャニングする作業において注意するポイントは、規則性のあるファイル名でデータ保存することです。

紙カルテを電子化最大のメリットは、個別カルテに速やかにアクセスできるようにすることです。
そのため、単にスキャニングしていくのではなく、検索しやすいデータ名を名づけることまでを考慮すべきといえるでしょう。

おすすめの命名規則としては、患者のID番号と氏名を紐づける方法があります。
同姓同名の患者と混同しないためにも、ID番号と紐づけることでより明確性が増します。

しかし、患者数が数千単位になる場合については、データ名はID番号のみにする方がデータ容量を抑えつつ検索しやすくなるでしょう。
また、検索システムとしてエクセル等の表計算ソフトウェアを使用することで、検索時に負荷がかからず実務がスムーズになります。

注意点②データの品質を確認する

紙カルテをスキャニングする際、電子化するデータそのものの品質にも注意を払うべきでしょう。
データの品質や解像度が悪ければ、欲しい情報が読み取れないケースがあります。

基本的には、解像度の高いPDF形式で保存することをおすすめします。
PDFは複数の文書を1つのファイルにまとめることが出来るので、別途資料等が付随する場合も一元管理することが可能となります。

また、自社でスキャニングする場合は家庭用の汎用スキャナーは避けた方が無難です。
なぜなら、家庭用の汎用スキャナーは、大量にスキャニングする用途には向いておらず、スキャン精度も粗いことが多いからです。

業務用の複合機があれば、スキャニング機能を使用してスキャニング作業を行うほうがよいでしょう。

注意点③綴じられたカルテは裁断機が必要

紙カルテの保存方法として、糊付けされて1つの冊子に綴じられてるケースが多々あります。
綴じられたカルテをスキャニングする場合には、スキャナーとは別に裁断機が必要になります。

裁断機には押し切りタイプやスライドカッター式、ギロチン式などのタイプがあるので、カルテの厚さや裁断機の価格を考慮して選択するとよいでしょう。

裁断せずにスキャン可能なスキャナーもありますが、毎回ページをめくる必要があるのが難点であり時間もかかります。
裁断機が用意できない場合やスキャニングできる複合機をもっていない場合は、業者に依頼するほうがローコストで品質の良いスキャニングが可能となります。

紙カルテをスキャニングする際は、データ品質に注意し管理しやすいファイル名をつける

以上、紙カルテをスキャニングする際の3つの注意点を解説してきました。

紙カルテをスキャニングする際は、情報が読み取れるように品質の高いスキャニングを行う必要があります。
裁断機やスキャナーなどが無い場合は、業者に依頼したほうがローコストで品質の高いスキャニングができるでしょう。

その際、ファイル名も一元管理できるような規則に則って保存すると業務での運用がしやすくなります。

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この記事を書いた人

編集部員 濵岸

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