業務システムの開発とは？工程など初心者向けに分かりやすく解説

業務システムの開発は、企業の業務効率化と競争力強化に欠かせない取り組みです。しかし、システム開発の世界は専門用語が多く、初めて携わる方には難しいかもしれません。

本記事では、業務システム開発の基本概念から具体的な工程、メリット・デメリットまでを分かりやすくお伝えします。また、自社開発と外注の違いや、外注時の注意点なども取り上げます。

業務システムの開発や既存システムの見直しを検討している方に、実践的な知識とヒントを提供しますので、ぜひ参考にしてください。

業務システム開発とは？

企業の特定業務プロセスを最適化・自動化するために、専用システムを設計・構築するプロセスを指します。

業務システムは、企業の規模や業種・業務内容に応じてカスタマイズされることが一般的です。業務効率向上やコスト削減・顧客満足度向上など、多岐にわたる企業価値向上に寄与します。

ここでは、さらに以下の項目を掘り下げます。

• 業務システムの種類
• 基幹システムや情報システムとの違い
• おもに使用されるプログラミング言語

近年ではAIやIoTなどの先端技術との連携も進み、業務システムの進化は加速しています。

業務システムの種類

業務システムにはさまざまな種類が存在し、代表的なものは財務管理システムや人事管理システム、販売管理システムなどがあげられます。

上記は一例に過ぎず、企業の特性や要望に応じて、カスタマイズされたシステムを開発することも珍しくありません。業務システムの選択や開発は、企業戦略に大きな影響を与える重要な決定といえるでしょう。

基幹システムや情報システムとの違い

業務システムは、基幹システムや情報システムと混同されがちですが、それぞれ明確な差異が存在します。

これらのシステムは相互に関連し合いながら、企業の情報インフラストラクチャーを形成しています。システム選択の際は、企業規模や業務特性を考慮し、最適なソリューションの選択が重要です。

おもに使用されるプログラミング言語

業務システム開発には、多様なプログラミング言語が活用されます。代表的なものを、以下にまとめました。

言語の適切な選択はシステムの性能や保守性に影響を与えるため、慎重に検討することが求められます。

業務システム開発のメリット

業務システム開発には、企業にとって多くのメリットがあります。以下の代表的なメリットを解説します。

• 紙ベースからデータベースの保管へ
• 業務効率向上やミスの減少
• 業務の見える化で生産性が向上
• 人的リソースの最適化

これらは業務の効率化から経営戦略の強化まで、幅広い範囲に及びます。

紙ベースからデータベースの保管へ

業務システムの開発は、物理的な書類保管スペースの削減や書類紛失リスクの低減・検索性の向上など、業務効率化とセキュリティ強化を実現します。

具体的には、顧客情報や契約書・請求書などの電子化で、必要な情報を瞬時に検索・参照できるようになり、業務スピードが向上。また、アクセス権限設定などにより情報漏洩リスクを低減し、コンプライアンス遵守を徹底できます。

さらに、蓄積されたデータは顧客分析や経営戦略立案など、データドリブンにも活用できます。たとえば、購買履歴や行動データの分析により顧客ニーズを精緻に把握し、パーソナライズされたマーケティング施策が可能です。

業務効率向上やミスの減少

業務システム開発は、抜本的な効率化とエラー発生率の低減を実現する、企業のDXにおける中核的な戦略です。定型業務の自動化や入力作業の支援・ワークフローの最適化など、多岐にわたる機能により業務時間を短縮し、従業員の生産性向上に寄与します。

さらに業務システムは、入力値検証や自動計算・データ整合性チェックなどの機能を実装することで、ヒューマンエラーを最小化します。業務の正確性と信頼性が高まり、顧客満足度や企業のブランド価値の向上にもつながるでしょう。

業務の見える化で生産性が向上

業務システムの開発により、業務の見える化が実現します。見える化とは、業務プロセスや進捗状況を誰でも簡単に把握できるようにすることです。

業務の見える化により、問題が発生した際に迅速に対応できるだけでなく、改善点を見つけやすくなります。たとえば、どの業務に時間がかかっているのか、どの作業がボトルネックになっているのかが明確になるでしょう。

その結果、生産性の向上につながり、業務プロセス全体の効率が上がります。このように、業務の見える化は企業運営において重要な要素です。

人的リソースの最適化

業務システムは、定型業務の自動化・効率化を通じて、従業員の負荷を軽減し、より高度な業務や戦略的な業務への資源シフトを可能にします。従業員の能力を最大限に引き出し、人的資本投資のROI（投資利益率）向上に貢献します。

さらに、従業員のスキルアップや人材育成のための時間創出を促し、組織全体の能力開発を促進。eラーニングシステムやナレッジマネジメントシステムとの連携により、体系的な人材育成プログラムを構築し、組織全体の活性化を実現します。

業務システム開発のデメリット

業務システム開発には多くのメリットがある一方で、考慮すべきデメリットも存在します。以下、主要なデメリットについて解説します。

• 開発には膨大な時間と費用がかかる
• システム障害による業務の停止
• 一定のスキルや専門的な知識が必要な場合がある

デメリットを理解し、適切に対策を講じることが重要です。

開発には膨大な時間と費用がかかる

業務システム開発は、要件定義や設計・開発・テスト・導入といった、複数のフェーズを踏まえて段階的に進行します。各フェーズにおいて、綿密なコミュニケーションと合意形成、要件の精査と仕様の確定など、多岐にわたるタスクの遂行が必要です。

とくに、大規模な業務システム開発では開発期間が長期化し、コストも増大する傾向にあります。また、開発途中で発生する仕様変更や追加要件への対応は、プロジェクト全体のスケジュール遅延や予算超過につながるリスクもあります。

システム障害による業務の停止

業務システムは、企業の基幹業務を支える重要なITインフラであり、その安定稼働は事業継続性に直結します。システム障害発生時には業務プロセスが停止し、サービス提供に支障をきたすだけでなく、企業の評判や信頼性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

したがって、障害発生時の迅速な復旧やデータの保全性確保、セキュリティインシデントへの対応など、包括的なリスクマネジメント体制の構築が不可欠です。また、災害復旧（DR）計画や事業継続計画（BCP）を策定し、有事の際にも事業を継続できる体制を整備しておく必要があります。

一定のスキルや専門的な知識が必要な場合がある

業務システム開発は、ソフトウェア工学やデータベース設計・セキュリティなど、広範な専門知識と高度な技術スキルを要します。社内に必要なスキルを有する人材が不足している場合、アウトソーシングや専門人材の採用、既存社員に対する技術研修など、人的資源への投資が不可避です。

さらに、技術トレンドの急速な変化に対応するため、継続的なスキルアップと能力開発も課題といえます。これらを克服し、プロジェクトを成功に導くためには、リスクを最小限に抑えた開発プロセス全体の効率的な管理が重要です。

業務システム開発のおおまかな工程

業務システム開発は、複数の工程を経て進められます。以下のおおまかな工程を解説します。

• 要望を基に要件定義
• システムの外部・内部を設計
• プログラミングなどの開発やテスト
• システムのリリース
• システムの運用・保守

各工程は相互に密接に連携しており、各段階での適切な対応がプロジェクト全体の成功につながります。

要望を基に要件定義

開発の最初の工程は、要件定義です。システムに対する要望や課題を明確化し、求められる機能や性能、セキュリティ要件などを具体的に定義します。

たとえば、顧客管理システムであれば、「顧客情報を一元管理したい」「セキュリティ対策を強化したい」といった内容です。

要件定義は、開発プロジェクトの基盤となる重要な工程であり、後続の設計・開発フェーズに大きな影響を与えます。そのため、開発関係者との綿密なコミュニケーションと、合意形成が不可欠です。

システムの外部・内部を設計

次に、要件定義に基づきシステムの設計を行います。

外部設計では、ユーザーインターフェース（UI）や画面遷移、帳票レイアウトなど、ユーザーが直接触れる部分の設計を行います。ユーザーにとって使いやすく、直感的に操作できるシステムの設計が重要です。

内部設計では、データベース構造やプログラムの処理手順・API連携など、システムの内部構造を設計します。内部設計はシステムの性能や安定性・セキュリティに直結するため、専門的な知識と技術が求められます。

プログラミングなどの開発やテスト

この工程では、プログラミング言語を用いて、システムの機能を実現するためのプログラムを作成します。開発と並行して、単体テストや結合テストを実施し、システムの品質を確保します。

テスト工程は、システムの品質向上と安定稼働のために欠かせないプロセスで、テストケースの作成や結果分析など、詳細な作業が必要です。

システムのリリース

開発とテストが完了したあと、システムはリリースされます。リリースとは、開発したシステムを実際の運用環境に導入し、ユーザーが使用できる状態にすることです。

既存データの移行やユーザー教育も含まれ、想定外の問題に備えた緊急対応体制を整えることが重要です。システムが業務に円滑に統合されるよう、リリース後にはシステムの動作確認と必要な調整が行われ、不具合対応などのフォローアップが求められます。

システムの運用・保守

この段階では、システムの安定稼働を維持しつつ、必要に応じて機能改善や不具合修正を行います。定期的なバックアップやセキュリティアップデートも欠かせない作業です。

運用中は、システムのパフォーマンスや利用状況を常にモニタリングします。問題が発生した場合は迅速に対応し、システムの可用性を確保します。また、ユーザーからのフィードバックを収集し、システムの改善に生かすことも有効です。

長期的な視点では、技術の進化や業務要件の変化に合わせて、システムを進化させていく必要があります。定期的な見直しと更新により、システムの価値を維持・向上させることが、持続的な業務効率化につながります。

業務システム開発のおもな方法

業務システム開発を推進する方法は、おもに以下の2つに分けられます。

• 自社で開発する
• システム開発会社へ依頼する

それぞれの方法にはメリットとデメリットが存在するため、企業の状況やニーズに応じて最適な選択肢を検討する必要があります。

自社で開発する

業務システムの自社開発は、企業の内部リソースを活用するアプローチです。自社のIT部門や開発チームが中心となり、システムを構築します。

自社開発のメリット・デメリットをまとめました。

自社の状況やニーズ、開発するシステムの特性などを考慮し、自社開発が最適な選択肢かどうかを慎重に判断しましょう。

システム開発会社へ依頼する

外部の専門企業にシステム開発を依頼する方法です。外部委託のメリット・デメリットは、以下のとおりです。

開発方法の選択は、企業の規模や予算・技術力・開発の緊急性など、さまざまな要素を考慮する必要があります。両方を組み合わせるハイブリッドアプローチも選択肢の1つでしょう。

最適な開発方法を選ぶことで、効率的かつ効果的な業務システムの構築が可能となります。

業務システムの開発を外注する際の注意点

外部委託は、専門知識やリソース不足を補い、効率的な開発を可能にする一方、以下の注意点が存在します。

• 社内システムの見直し
• 業務フローの洗い出しを細かく行う
• 丸投げせずにプロジェクトに関わる

注意点を事前に把握し、対策を講じることでプロジェクトの成功確率を高められます。

社内システムの見直し

外部委託を検討する前に、まずは既存システムの現状を詳細に把握し、課題の明確化が重要です。

業務フローやシステムの利用状況・問題点・改善要望などを洗い出し、新システムに求める要件を具体的に定義します。この作業により開発会社との認識のズレを防ぎ、開発の方向性を明確にできます。

見直しの際には、各部署からの意見聴取も欠かせません。現場のニーズを把握することで、より実用的なシステム開発につながります。

業務フローの洗い出しを細かく行う

開発会社への依頼内容を明確に伝えるためには、業務フローを詳細に可視化し、要件定義書を作成することが重要です。業務プロセスを1つずつ分解し、各ステップにおける入力情報や処理内容・出力情報、必要な承認プロセスなどを詳細に定義します。

また、システムに求める機能だけでなく、セキュリティやパフォーマンス、運用・保守要件・将来の拡張性なども考慮しましょう。網羅的な要件定義書の作成で、開発会社との認識のズレを最小限に抑え、スムーズな開発を促進できます。

丸投げせずにプロジェクトに関わる

開発を外注するからといって、プロジェクトを丸投げしてしまうのは避けるべきです。定期的な進捗確認を実施し、開発会社とのコミュニケーションを密に取ることで状況を常に把握でき、問題の早期発見・解決につながります。

また、開発の進捗に合わせて要件の調整や仕様変更を行うことも重要です。開発会社と協力しながらプロジェクトを成功に導くために、積極的に関与していく姿勢が大切です。

まとめ：効果的な業務システム開発で競争力を強化

業務システム開発は、企業の成長と競争力強化に不可欠な戦略的投資です。

業務効率化やコスト削減・顧客満足度向上など、多岐にわたるメリットがある一方、開発には時間と費用・専門知識を要します。したがって、最適な開発方法を選択し、要件定義や運用・保守といった各工程の適切な管理が重要です。

本記事が、業務システム開発を検討している方にとって有益な情報源となり、ビジネスの発展に貢献できれば幸いです。