経費精算システムの料金と選び方を徹底解説！

経費精算システムの導入を検討する中で、「たくさん種類があるけど、料金体系が複雑で自社に合うものが分からない…」と感じている方もいるでしょう。
「月額料金は安く見えても、後から追加料金がかかって結局高くなってしまうのは避けたいな…」といった心配ごともあるかもしれません。

最適なシステムを選ぶためには、表面的な料金だけでなく、その仕組みや自社の使い方に合っているかを正しく見極めることが重要です。
ただ安いという理由だけで選んでしまうと、後で使いにくさに気づいたり、不要な機能にお金を払い続けることになりかねません。

この記事では、経費精算システムの導入を検討しており、費用対効果の高い製品を探している方に向けて、
– 経費精算システムの料金相場と主な課金形態
– 失敗しないために料金以外で確認すべき比較ポイント
– 目的別におすすめの経費精算システムと料金プラン
上記について、分かりやすく解説しています。

この記事を読めば、料金に関する漠然とした不安が解消され、自社にぴったりの経費精算システムを見つけるための道筋が見えてくるはずです。
ぜひ最後まで読んで、システム選びの参考にしてください。

経費精算システムの料金体系を理解しよう

経費精算システムの料金体系は、主に毎月定額を支払う「月額課金制」と、利用した分だけ支払う「従量課金制」の2種類に大別されます。
自社の従業員数や経費精算の頻度に合わないプランを選んでしまうと、想定以上のコストがかかる可能性もあるため注意が必要です。
どちらの料金体系が自社に適しているのか、慎重に見極めることが大切になります。

なぜなら、企業の規模や使い方によってコストパフォーマンスが大きく変わってくるからです。
例えば、利用者が多く毎月の申請件数が安定している企業であれば、予算が立てやすい月額課金制が適しているでしょう。
一方で、利用頻度に波がある、あるいは特定の時期にしか使わないといった場合には、無駄な出費を抑えられる従量課金制にメリットがあります。

具体的には、月額課金制の場合、多くのサービスで初期費用数万円に加え、月額3万円から、さらにユーザー1人あたり300円〜500円程度の料金が設定されています。
従量課金制は初期費用や月額基本料が無料で、申請1件あたり数十円といった料金設定のサービスが存在。
自社の利用状況をしっかり把握し、どちらが経済的かをシミュレーションしてみることが、失敗しないシステム選びの鍵となります。

料金体系の基本を押さえる

経費精算システムの料金体系は、主に「月額課金制」と「従量課金制」の2種類に分けられます。自社の利用人数や申請頻度に合わせて最適なプランを選ぶことが、コスト削減の第一歩となるでしょう。

最も一般的なのは、従業員1人あたり月額300円から800円程度がかかる月額課金制です。「楽楽精算」や「マネーフォワード クラウド経費」など多くのサービスがこの形式を採用しており、毎月のコストが固定されるため予算管理がしやすいという利点があります。ただし、利用しない従業員がいても料金が発生する点には注意が必要です。

一方、利用した分だけ支払う従量課金制は、申請件数が少ない企業に向いています。また、多くのシステムでは初期費用が別途必要となる点も忘れてはなりません。電子帳簿保存法への対応やAI-OCR機能などがオプション扱いの場合も多いため、必要な機能を含めた総額で比較検討してください。

従業員数に応じた料金の違い

経費精算システムの料金は、利用する従業員数によって変動するケースがほとんどです。多くのサービスでは、1ユーザーあたり月額いくら、という「ID課金制」を採用しているため、企業の規模が料金を決定する大きな要因となるでしょう。

例えば、「楽楽精算」や「マネーフォワード クラウド経費」のようなサービスでは、1ユーザーあたり月額300円から800円程度が相場であり、利用人数が増えるほど1人あたりの単価が安くなるボリュームディスカウントが適用されることが一般的です。

一方で、従業員数が数百名から数千名規模の大企業向け「Concur Expense」などでは、企業の要件に合わせた個別見積もりとなる場合も少なくありません。また、サービスによっては最低利用人数が「5名から」と定められていたり、月額最低料金が設定されていたりする点にも注意が必要です。自社の従業員規模に合った料金体系かを確認することが重要になります。

初期費用が変動する要因

経費精算システムの初期費用は、単純な設定作業費だけを指すわけではありません。その内訳には、導入前のコンサルティング費用や、既存の会計システムと連携させるための開発費などが含まれることが一般的です。初期費用が変動する最大の要因は、企業の規模やカスタマイズの度合いでしょう。

従業員数が多く、承認フローが複雑な企業ほど設定に手間がかかるため、費用は高くなる傾向があります。例えば、「freee会計」や「マネーフォワード クラウド」とのAPI連携は標準機能でも、自社独自の基幹システムとの連携には個別開発が必要となり、数十万円以上の追加費用が発生することも珍しくありません。

さらに、専任担当者による手厚い導入サポートを依頼したり、電子帳簿保存法対応のオプション機能を追加したりする場合も、初期費用は変動する仕組みとなっています。

経費精算システムの機能を知る

経費精算システムを選ぶ上で、どのような機能があるのかを正確に把握することが、最適な料金プランを見つけるための鍵です。
一見すると多機能なシステムは魅力的に映るかもしれませんが、自社の課題解決に直結する機能を見極めることが、コストパフォーマンスを最大化する第一歩となります。

なぜなら、自社の業務に合わない機能ばかりのプランを契約してしまうと、使わない機能のために毎月高い費用を払い続けることになりかねないからです。
逆に料金の安さだけで選んでしまい、肝心な機能が不足していると、結局手作業が残ってしまい業務効率化が進まないという本末転倒な事態も起こり得ました。

例えば、出張や外出が多い営業職が中心の企業であれば、スマートフォンのアプリからレシートを撮影して申請できる機能や、交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込む機能は必須でしょう。
一方で、ペーパーレス化を推進したい企業なら、会計ソフトとの連携機能や電子帳簿保存法に対応しているかどうかという点が、より重要な選択基準になるかもしれません。

申請者向けの便利機能

経費精算システムには、申請者の入力負担を劇的に軽減する便利な機能が数多く備わっています。代表的なのが、スマートフォンのカメラで領収書を撮影するだけで日付や金額を自動でデータ化してくれるOCR機能です。これにより、一件ずつ手入力する手間から解放されるでしょう。

また、SuicaやPASMOといった交通系ICカードの利用履歴を読み取り、交通費を自動で申請できる機能も非常に役立ちます。この機能があれば、訪問先までの運賃や経路を自分で調べる必要がなくなるのです。さらに、法人カードの利用明細を自動で取り込む機能や、経路検索サービスと連携して最適な運賃を算出する機能も存在します。これらの機能を活用すれば、外出先や移動中のわずかな時間で申請作業が完了し、本来のコア業務に専念できる時間が増えることでしょう。

承認者が使いやすい機能

承認者にとって、部下から次々と上がってくる経費申請の確認は、コア業務を圧迫しかねない作業でしょう。そのため、承認者の負担を軽減する機能がシステムには求められます。

例えば、「楽楽精算」のように、申請金額が5万円以上の場合だけ役員承認を追加するといった、柔軟な承認フローを設定できる機能は不可欠です。また、申請内容に不備があった際に、コメントを付けて簡単に差し戻せる機能も業務効率を大きく改善します。

さらに、会社の規定を超える交通費や日当などが申請された場合に、システムが自動でアラートを出す機能があれば、承認者のチェック漏れを防ぎ、内部統制の強化にもつながるのです。外出先からでもスマートフォンで隙間時間に処理できるよう、複数案件の一括承認機能や、Slackなどのビジネスチャットへの通知機能が搭載されていると、承認業務の停滞を防ぐことが可能となります。

経理担当者に嬉しい機能

経理担当者の業務を劇的に効率化する機能は、システム選定の重要な判断材料になります。「freee会計」や「マネーフォワード クラウド会計」といった主要な会計ソフトと連携できる機能は必須と言えるでしょう。この連携により、承認された経費データから自動で仕訳が作成され、転記作業の手間と入力ミスを大幅に削減できます。

また、振込業務を効率化するFBデータ（全銀フォーマット）の出力機能も重宝するはず。さらに、2024年1月から本格対応が求められる電子帳簿保存法に対応しているかも必ず確認すべきポイントです。スキャナ保存や電子取引データの保存要件を満たすシステムなら、ペーパーレス化を推進し、保管コストの削減にも繋がるでしょう。ほかにも、法人カードの利用明細を自動で取り込む機能や、規定違反を自動で検知する機能も、経理部門のチェック業務を軽減してくれます。

 経費精算システム選びのポイント

経費精算システムを選ぶ上で最も重要なのは、料金プランの安さだけで判断しないことです。
自社の従業員数や業種、そして「申請・承認フローを効率化したい」「ペーパーレス化を進めたい」といった解決したい課題を明確にし、総合的な視点から最適なシステムを見極めることが成功の鍵となります。

その理由は、たとえ月額料金が安くても、自社の業務フローに合わないシステムでは従業員が使いこなせず、かえって業務が煩雑になってしまう恐れがあるからです。
せっかく導入したのに定着せず、結局コストだけが無駄になってしまう事態は避けたいもの。
機能が多すぎても持て余してしまったり、逆に機能が足りず課題を解決できなかったりというミスマッチを防ぐ必要があります。

では、自社にぴったりのシステムを後悔なく選ぶためには、具体的にどのような点に注目すれば良いのでしょうか。
料金体系はもちろん、機能の過不足、操作性、サポート体制など、比較検討すべき項目は多岐にわたります。
以下で、経費精算システム選びで失敗しないための具体的なポイントを詳しく解説していきます。

導入目的と解決したい課題を明確に

経費精算システムを選ぶ第一歩は、なぜ導入するのか、その目的をはっきりさせることです。「毎月の領収書の糊付け作業から解放されたい」「申請から承認までの時間がかかりすぎている」など、現場の具体的な悩みを洗い出してみませんか。

経営層からは、「経費利用の実態を可視化してコスト削減につなげたい」「電子帳簿保存法に対応したい」という要望があるかもしれません。これらの課題をリストアップすると、自社が解決すべき問題点が明確になるでしょう。その上で、「ペーパーレス化の完全実現」や「月次締め作業を3営業日短縮する」といった具体的な目標を設定することが肝心です。

目的が定まれば、数あるシステムの中から自社に必要な機能や最適な料金プランを的確に絞り込むことが可能になります。

実際の使いやすさを確認する

経費精算システムの選定において、機能や料金だけでなく、日々の業務で利用する従業員にとっての「使いやすさ」は極めて重要な要素となります。どんなに高機能なシステムでも、操作が複雑では社内に浸透せず、かえって業務効率を下げてしまうかもしれません。

多くのシステムでは、14日間から30日間程度の無料トライアル期間を設けているので、この制度を積極的に活用しましょう。トライアルでは、交通費の申請や領収書の読み取り、承認フローといった一連の操作を、経理担当者だけでなく、営業担当者や管理職など、様々な立場の従業員に試してもらうことが肝心です。直感的に操作できるか、マニュアルなしで使えるかといった視点で評価すると、導入後の定着がスムーズに進むでしょう。

また、デモンストレーションを依頼し、自社のルールに合わせた操作を実演してもらうのも有効な手段と言えます。

サポート体制をしっかり確認

経費精算システムは導入して終わりではなく、その後の安定運用にはベンダーのサポート体制が極めて重要になります。システムにトラブルが発生した際や操作方法に迷ったとき、迅速かつ的確なサポートを受けられるか事前に確認しておきましょう。

例えば、問い合わせ方法は電話、メール、チャットなど何が用意されているか、対応時間は平日9時～18時が一般的なのか、あるいは土日祝日も対応してくれるのかは大きな違いとなります。また、サポートが基本料金に含まれているのか、オプションとして追加費用が必要になるのかも調べておくべきポイントです。

特に、導入初期の設定支援や、運用が軌道に乗るまでのフォローを手厚く行ってくれる専任担当者がつくサービスは安心材料になるでしょう。電子帳簿保存法などの法改正に関する情報提供やセミナーを実施しているかも、長く利用する上で大切な判断材料といえます。複数のベンダーのサポート内容を比較し、自社に最適なサービスを選んでください。

おすすめの経費精算システム一覧

数多くの経費精算システムの中から、自社の課題や予算にぴったり合う一つを見つけ出すのは、非常に難しい作業だと感じる方も多いでしょう。
そこで、本記事では機能の豊富さ、料金プランの分かりやすさ、そして導入後のサポート体制という3つの観点から総合的に評価し、特におすすめできる経費精算システムを厳選しました。
これから紹介するサービスを参考にすれば、導入後のミスマッチを防ぎ、スムーズな経費精算業務を実現できるはずです。

なぜこれらのシステムがおすすめなのかというと、単に知名度が高いからという理由だけではありません。
実際に導入した多くの企業から「経理担当者の作業時間が月間20時間以上削減できた」「申請者の負担が大幅に軽くなった」といった具体的な効果が報告されている点が大きな理由です。
このように、導入実績が豊富で、ユーザーからの信頼が厚いシステムは、あなたの会社でも同様の効果が期待できる可能性が高いでしょう。

もちろん、おすすめのシステムといっても、それぞれに得意な領域や特徴があります。
具体的には、電子帳簿保存法への対応レベル、連携可能な会計ソフトの種類、スマートフォンの専用アプリの操作性などに違いが見られます。
以下で、各システムの強みや料金プラン、どのような企業におすすめなのかを詳しく解説していきます。

中小企業向けおすすめシステム

中小企業には、低コストで導入でき、操作がシンプルなシステムが選ばれる傾向にあります。例えば、「マネーフォワード クラウド経費」は、月額980円からという手頃な価格設定に加え、会計ソフトとの強力な連携が魅力でしょう。領収書の自動読み取り精度も高く、経理担当者の負担を大きく減らします。

また、1ユーザー月額400円から利用できる「ジョブカン経費精算」は、特にコストを重視する企業におすすめといえます。初期費用が0円で、必要な機能だけを柔軟に選べる点も評価されています。さらに「Staple（ステイプル）」は、交通系ICカードの読み取りや法人プリペイドカード連携に強く、外出が多い従業員の経費精算を効率化してくれるでしょう。いずれのシステムも電子帳簿保存法に対応しており、無料トライアルで実際の使用感を確かめることが可能です。

中堅企業向けおすすめシステム

従業員数が100名を超え、組織が複雑化する中堅企業では、内部統制の強化やERPとの連携がシステム選定の鍵となります。導入社数15,000社以上を誇る「楽楽精算」は、初期費用10万円、月額3万円から利用でき、日本の商習慣に合わせた柔軟なワークフロー設定が可能です。会計ソフトとの連携を重視するなら「マネーフォワード クラウド経費」が良い選択肢になるでしょう。

1IDあたり月額980円からと料金が明瞭で、経理業務全体のDXを推進します。海外出張が多い、あるいはグローバル基準の統制を求める企業には、世界で7,000万人以上が利用する「Concur Expense」が適しています。自社の承認フローや会計システムとの親和性、そして将来的な事業拡大を見据えた上で、最適な製品を比較検討することが求められます。

大企業向けおすすめシステム

従業員数が1,000名を超える大企業では、複雑な組織階層や承認フロー、強固な内部統制に対応できるシステムが求められます。世界No.1の導入実績を誇る「Concur Expense」は、SAP社のERPとのシームレスな連携や、出張管理まで含めた包括的な経費管理を実現します。グローバル展開する企業には最適な選択肢でしょう。

国内で導入社数15,000社以上を誇る「楽楽精算」は、日本の商習慣に合わせた柔軟なカスタマイズ性と手厚いサポート体制が魅力です。また、「マネーフォワード クラウド経費」は、同社の会計システムとの連携でバックオフィス業務全体のDXを強力に推進できます。自社の基幹システムとの親和性やセキュリティ要件を十分に比較検討し、最適なシステムを選ぶことが成功の鍵を握ります。

経費精算システムに関するよくある質問

経費精算システムの導入を検討する際、料金以外にも様々な疑問が浮かぶのではないでしょうか。
「無料プランと有料プランの違いは？」「セキュリティ対策は万全？」など、気になる点は多岐にわたるでしょう。
このセクションでは、システム選びで抱かれがちな、こうしたよくある質問とその回答をまとめ、あなたの不安を解消します。

料金だけでシステムを選んでしまうと、後から「必要な機能がなかった」「使いこなせずに形骸化してしまった」といった失敗につながる可能性があるからです。
自社の課題を本当に解決できるシステムを見つけるには、機能の範囲やセキュリティレベル、サポートの手厚さといった側面からも比較検討することが欠かせません。
事前に疑問点をクリアにすることで、納得感を持って自社に最適なシステムを導入できるでしょう。

例えば、無料プランの多くは利用者数やデータ保存容量に制限があり、本格的な運用には有料プランが適しているケースがほとんどです。
また、経費データは企業の機密情報でもあるため、通信の暗号化や不正アクセス防止策といったセキュリティ対策が講じられているかは必ず確認すべきポイントになります。
操作に迷った際の問い合わせ方法や対応時間など、導入後のサポート内容も事前にチェックしておくと安心して運用を開始できるはずです。

導入のメリットとデメリット

経費精算システムを導入する最大のメリットは、申請から精算までの一連の業務を自動化し、従業員と経理担当者双方の負担を大幅に軽減できる点にあります。例えば、交通系ICカードの読み取りやスマートフォンのカメラで領収書をデータ化する機能は、手入力の手間をなくしてくれるでしょう。ペーパーレス化の推進により、印刷代や書類の保管コストが削減され、テレワーク環境の整備にも貢献します。さらに、申請内容の自動チェック機能は不正防止やガバナンス強化に直結し、電子帳簿保存法などの法改正にもスムーズに対応可能です。

一方で、導入には初期費用や月額料金といったコストが発生する点を無視できません。また、全従業員が新しいシステムに慣れるまでの期間や、既存の会計システムとの連携設定など、導入時に一定の手間がかかることもデメリットとして考えられます。事前の費用対効果の検証と、社内への丁寧な周知が成功の鍵を握ります。

スマホ対応の有無

現在提供されている経費精算システムのほとんどは、専用のスマートフォンアプリを用意しています。外出先や移動中の隙間時間を使って、領収書をスマートフォンのカメラで撮影し、そのまま申請を完了できる機能は非常に便利でしょう。「楽楽精算」や「マネーフォワード クラウド経費」といった主要なシステムでは、撮影画像から日付や金額を自動で読み取るOCR機能が搭載されており、手入力の手間を大幅に削減できます。

また、交通系ICカードの利用履歴を読み取って交通費精算を行う機能も、多くの社員にとって魅力的なものとなります。承認者も場所を選ばず申請内容を確認して承認作業を進められるため、月末の業務停滞を防ぎ、経費精算業務全体の迅速化につながるのです。アプリ利用は基本料金に含まれるのが一般的ですが、無料トライアルで実際の操作性を試すことをおすすめします。

導入コストの目安

経費精算システムの導入コストは、主に「初期費用」と「月額料金」で構成されます。クラウド型サービスの場合、初期費用は0円から30万円程度が相場であり、導入時の設定サポートや研修の有無によって変動するでしょう。月額料金は、従業員1人あたり300円から800円ほどが一般的な価格帯です。例えば、従業員数50名の企業なら、月額費用は15,000円から40,000円程度を見込むことになります。

ただし、サービスによっては最低利用料金が5,000円程度から設定されていることもあるので確認が必要でしょう。さらに、電子帳簿保存法への対応やコーポレートカード連携、AI-OCR機能などのオプションを追加すると、別途料金が発生するケースも少なくありません。自社の規模や必須機能を明確にした上で、複数のサービスから見積もりを取得し、費用対効果を慎重に比較検討することが最適なシステム選びの鍵を握っています。

まとめ：経費精算システムの料金と最適な選び方を再確認

今回は、自社に合った経費精算システムをお探しの方に向けて、

– 経費精算システムの料金体系
– 失敗しないための選び方のポイント
– システム導入で得られる効果

上記について、解説してきました。

経費精算システムを選ぶ際は、料金の安さだけで判断するのではなく、自社の課題を解決できる機能が備わっているかが何より重要です。
なぜなら、料金だけで選んでしまうと、後から必要な機能が足りなかったり、使わない機能に費用を払い続けたりすることになりかねません。
数多くのシステムの中から一つを選ぶのは、本当に大変な作業でしょう。

もし選定に迷ったら、まずは自社の経費精算業務における課題や、システム化によって何を解決したいのかを明確にすることから始めてみましょう。
これまでアナログな方法で経費精算を行ってきた経験は、決して無駄なものではありませんでした。
その中で感じた不便さや課題こそが、自社に本当に必要な機能を見極めるための、何よりの道しるべとなるのです。

最適なシステムを導入することで、経理担当者だけでなく、全従業員の負担が軽減されるはずです。
業務が効率化され、生まれた時間をより本質的な業務に充てられる未来が待っています。
この記事でご紹介した選び方を参考に、ぜひ複数のシステムを比較検討してみてください。
筆者は、あなたの会社にぴったりのシステムが見つかることを心から応援しています。