【システムフロー図】初心者必見！書き方と活用のコツ完全版

「システムフロー図って難しそう…」「ちゃんと作れるか不安だな…」と感じている方もいるでしょう。

でも、安心してください。

ポイントさえ押さえれば、誰でも簡単に作成できます。

この記事では、業務効率化やシステム理解を深めたいと考えている方に向けて、

– システムフロー図の基本的な書き方
– 活用シーン別の作成例
– 図作成を効率化するツール

上記について、解説しています。

システムフロー図を正しく理解し、使いこなすことで、業務の可視化や円滑なコミュニケーションを促進できます。

ぜひこの記事を参考にして、システムフロー図作成をマスターしましょう。

システムフロー図とは何か？

システムフロー図は、システム全体の処理の流れを視覚的に表現した図のことです。システムがどのように動作するのかを理解したり、システム設計時の問題点を発見したりするのに役立ちます。そのため、システム開発において非常に重要な役割を果たしていると言えるでしょう。

システムフロー図を作成することで、システムの全体像を把握しやすくなります。これは、開発者だけでなく、クライアントや他の関係者とのコミュニケーションを円滑にするためにも有効です。それぞれの担当範囲を明確化したり、認識のずれを修正したりすることで、プロジェクトをスムーズに進めることができます。

例えば、ECサイトの購入手続きをシステムフロー図で表すと、顧客の操作（商品選択、カート追加、決済情報入力など）と、システムの処理（在庫確認、決済処理、注文確定など）が時系列でどのように連携しているかを可視化できます。具体的には、顧客が「カートに追加」ボタンをクリックした後に、システムが在庫数をチェックし、在庫があればカートに追加する処理を行う、といった流れが図示されます。以下で詳しく解説していきます。

システムフロー図の基本的な役割

システムフロー図は、業務やシステムの処理の流れを視覚的に表現する強力なツールです。システム開発の現場では、要件定義や設計段階で頻繁に利用されます。 システムフロー図の基本的な役割は、関係者間での認識の共有にあります。例えば、ECサイトの購入プロセスを例に取ると、顧客の操作から在庫確認、決済、発送に至るまで、複雑な処理が絡み合っています。これを文章だけで説明しようとすると、どうしても伝わりづらい部分が出てきてしまいます。システムフロー図を用いることで、それぞれの処理がどのように繋がり、全体としてどのような流れになっているのかを、誰が見ても一目で理解できるようになります。これは、開発者とクライアント間、あるいは開発チーム内での認識齟齬を防ぎ、スムーズな開発を進める上で非常に重要です。 また、システムフロー図は、システムの改善点を見つけるのにも役立ちます。 ボトルネックとなっている箇所や、無駄な処理を視覚的に把握することで、効率的なシステム構築が可能になります。例えば、処理に時間がかかりすぎている部分があれば、システムフロー図上で容易に特定し、改善策を検討することができます。このように、システムフロー図はシステム開発におけるコミュニケーションツールとして、そして、システム改善のヒントを見つけるツールとして、なくてはならない存在と言えるでしょう。

業務フロー図との違い

システムフロー図と業務フロー図、どちらも業務の流れを可視化するのに役立ちますが、その着眼点には違いがあります。システムフロー図は、システムがどのように情報を処理し、各装置間でデータがどうやり取りされるかを図示したものです。例えば、ECサイトで商品を購入する際、顧客の入力情報がサーバーに送られ、在庫データベースと照合された後、決済システムに繋がり、最後に配送システムへと情報が伝達される流れを図解します。一方、業務フロー図は、業務の手順や担当者、必要な書類などを中心に、業務がどのように進められるかを表現します。同じECサイトの例でも、顧客からの注文受付からピッキング、梱包、発送、請求書発行まで、誰がどのような作業を行うかを図解するのが業務フロー図です。つまり、システムフロー図はシステム中心、業務フロー図は人中心の図と言えるでしょう。システムフロー図を作成する際には、UMLなどの表記法を用いることで、より正確で分かりやすい図に仕上げることができます。近年では、クラウドサービスの普及によりシステム構成が複雑化しているため、システムフロー図の重要性はますます高まっています。

システムフロー図を描くための重要ポイント

システムフロー図を効果的に描くには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。図を作成する目的を明確にし、誰が見ても理解しやすい表現を心がけることが大切です。そうすることで、システムの全体像を把握しやすくなり、スムーズな開発や運用につながるでしょう。

システムフロー図を描く上で重要なのは、まずシステム全体の処理の流れを明確にすることです。開始から終了までのプロセスをステップごとに分解し、それぞれの処理内容を簡潔に記述しましょう。各ステップ間の関係性を矢印でつなげることで、視覚的に流れを理解しやすくなります。

例えば、ECサイトの購入手続きをシステムフロー図で表す場合を考えてみましょう。具体的には、「商品選択」→「カートに追加」→「会員ログイン/新規会員登録」→「配送先入力」→「支払い方法選択」→「注文確定」→「在庫確認」→「発送」といった流れで表現できます。以下でそれぞれのステップにおける詳細な処理内容を解説していきます。

フローチャート記号の使い方

システムフロー図を作成する際に、まず理解しておきたいのがフローチャート記号です。それぞれの記号が持つ意味を正しく使うことで、誰が見ても分かりやすいフローチャートを作成できます。

例えば、開始・終了を表す記号は楕円形です。処理の始まりと終わりを明確に示すために使います。具体的な処理内容を表す記号は長方形です。「データを入力する」「計算を実行する」など、システムが行う具体的な動作を記述します。

判断を表す記号はひし形です。条件分岐を表現する際に使用し、「Yes」「No」などの選択肢を添えて、処理の流れを分岐させます。データの入出力に関わる記号は平行四辺形です。例えば、「キーボードからデータを入力」や「プリンターで結果を出力」といった処理を表現する際に用います。

これらの基本的な記号以外にも、補助記号として矢印やコネクタなどがあります。矢印は処理の流れの方向を示し、コネクタは複雑なフローチャートを見やすくするために、離れた部分をつなぐ役割を果たします。これらの記号を適切に使い分けることで、システムの処理手順を視覚的に分かりやすく表現できるのです。例えば、ECサイトにおける購入手続きをフローチャートで表現すれば、顧客情報入力から決済、商品発送までの一連の流れを明確に示すことができます。

分岐と繰り返しの活用法

システムフロー図において、分岐と繰り返しは処理の流れを正確に表現するために欠かせない要素です。分岐は条件によって処理を分けることを指し、例えば顧客の年齢が20歳以上かどうかで処理を変える場合などに用います。この条件分岐は、ひし形で表現するのが一般的です。一方、繰り返しは特定の処理を複数回行う場合に利用します。例えば、1から10までの数字を合計する処理では、加算処理を10回繰り返す必要があります。繰り返しの開始と終了は、専用の記号で明示的に示すことが大切です。

具体的な例として、ECサイトの購入手続きを考えてみましょう。ユーザーが商品を選び、カートに入れた後、決済に進みます。決済方法としてクレジットカードと代金引換が選択できるとします。ここで、決済方法の選択が分岐となります。クレジットカード払いの場合はカード情報の入力に進み、代金引換の場合は配送先情報の確認に進みます。このように、分岐によって異なる処理の流れを表現できます。

また、商品を複数購入する場合、カート内の商品ごとに送料を計算する処理を繰り返す必要があります。カート内の商品数に応じて送料計算処理が繰り返され、最終的な合計金額が算出されます。このように、繰り返しを活用することで複雑な処理も簡潔に表現できるのです。これらの分岐と繰り返しを適切に使い分けることで、システムフロー図はより分かりやすく、正確なものになります。

手順を整理してまとめる方法

システム開発における設計工程では、複雑な処理を可視化するためにシステムフロー図が用いられます。システムフロー図は、システム全体の処理の流れを簡潔に表現し、関係者間での認識の共有を容易にする重要なツールと言えるでしょう。しかし、その作成には一定のルールと手順の整理が必要不可欠です。

手順を整理し、システムフロー図を効果的にまとめるには、まずシステムの全体像を把握することが重要です。システムの入力、処理、出力といった基本的な要素を明確にし、それぞれの関係性を整理しましょう。例えば、ECサイトにおける購入手続きをフロー図で表現する場合、ユーザーのログインから商品の選択、決済、配送に至るまでの一連の流れを段階的に分解していく必要があります。

次に、各処理ステップを適切な記号で表現します。JIS規格で定められた記号を用いることで、図の解釈が容易になり、誰が見ても理解しやすいフロー図を作成できます。例えば、処理の開始と終了は楕円、データの入力は平行四辺形、処理内容は長方形といった具合です。これらの記号を適切に使い分けることで、複雑な処理も視覚的に分かりやすく表現することが可能になります。

最後に、作成したフロー図を関係者間でレビューし、修正や改善を行うことで、より正確で分かりやすいシステムフロー図が完成します。例えば、開発チーム内でレビューを行い、処理の抜け漏れや誤りがないか、表現方法に改善の余地がないかなどを確認する工程が重要です。このように、手順を整理し、適切な記号を用いることで、システムフロー図はシステム開発における強力なコミュニケーションツールとして機能するのです。

システムフロー図の具体的な書き方

システムフロー図を書く上で大切なことは、誰が見ても理解できる明瞭な図を作成することです。複雑なシステムでも、シンプルで直感的に理解できるよう工夫することで、円滑なコミュニケーションや業務効率の向上に繋がります。簡潔で正確な表現を心がけ、誤解のない図を目指しましょう。

システムフロー図作成の理由は、システム全体の構造や処理の流れを可視化することにあります。関係者間で認識の齟齬があると、開発や運用に支障をきたす可能性があります。図解することで、システムの全体像を共有し、スムーズな意思疎通を実現できるでしょう。

例えば、ECサイトの購入プロセスをシステムフロー図で表すと、顧客の操作から在庫確認、決済処理、配送手配までの一連の流れが明確になります。具体的には、「商品をクリック」→「カートに追加」→「注文手続き」→「在庫確認」→「決済処理」→「配送手配」といった流れを図示することで、各ステップでの処理内容や関係性を視覚的に把握できます。以下で詳しく解説していきます。

ステップバイステップでフロー図を作成

システムの動きを視覚的に理解するには、フロー図が不可欠です。ここでは、ステップバイステップでフロー図を作成する方法を解説します。

まず、図の全体像を掴むために、システムの開始から終了までの大まかな流れをリストアップしましょう。例えば、ECサイトでの購入手続きなら、「商品選択」→「カート追加」→「ログイン/会員登録」→「決済情報入力」→「注文確定」といった具合です。

次に、各ステップを詳細化していきます。「決済情報入力」の場合、「クレジットカード情報入力」と「代金引換選択」の2つの選択肢が考えられます。このように、条件分岐が発生する部分は明確に書き出すことが重要です。分岐には、ひし形を使い、それぞれの選択肢を線で繋ぎます。

各ステップは、適切な図形を使って表現します。開始/終了には楕円、処理には長方形、判断にはひし形、データには平行四辺形など、標準的な記号を用いることで、誰にとっても分かりやすいフロー図になります。例えば、「商品選択」は長方形で、「会員登録済みか？」という判断はひし形で表現します。

最後に、矢印を使って各ステップをつなぎ、流れを明確に示しましょう。矢印の方向は、処理の流れに沿って設定し、複雑な流れにならないよう注意が必要です。例えば、「ログイン」処理後、「商品選択」へ戻る矢印を追加することで、ログイン後の行動を明確にできます。これらのステップを踏むことで、理解しやすいフロー図が完成します。

テンプレートを活用した効率的な作成

システムフロー図を作成する際、テンプレートの活用は作業効率を格段に向上させる有効な手段です。作図にかかる時間を大幅に短縮できるだけでなく、図形の配置や種類に悩むことなく、一定の品質を保ったフロー図を誰でも容易に作成可能となるでしょう。例えば、Microsoft Visioや無料で利用できるdraw.ioといった作図ツールには、基本的な業務フローから複雑なシステム構成まで対応できる多様なテンプレートが標準で用意されています。これらを利用すれば、ゼロから図形を一つひとつ配置する手間が省けるのです。また、特定の業界や業務プロセスに特化したテンプレートをオンラインで提供しているウェブサイトも存在し、より目的に合致したものを見つけることもできます。ただし、テンプレートはあくまで雛形であるため、自社の業務内容やシステムの特性に合わせて、記号の意味や表記ルールを調整することが肝要です。最適なテンプレートを選び、適切にカスタマイズすることで、より質の高いシステムフロー図が完成するはず。

システムフロー図作成のコツ

システムフロー図を効果的に作成するには、いくつかのコツがあります。これらのコツを押さえることで、より分かりやすく、誰にとっても理解しやすい図を作成することができ、業務効率化やシステム理解に繋がります。

まず大切なのは、全体の流れをシンプルに表現することです。複雑な処理を全て盛り込もうとすると、図が見づらくなってしまい、本来の目的である「分かりやすさ」が損なわれてしまいます。そのため、まずは主要な処理に絞り込み、簡潔に表現することを心がけてください。

例えば、ECサイトの購入手続きをシステムフロー図で表す場合、「商品選択」→「カートに入れる」→「会員登録/ログイン」→「配送先/支払い方法選択」→「注文確定」→「発送」といった主要な流れを記載します。各処理の細かい部分は、別の図や文章で補足すれば良いでしょう。以下で、それぞれの工程における具体的なコツを詳しく解説していきます。

AIツールを使った自動生成

AIツールを活用したシステムフロー図の自動生成は、業務効率化を図る上で非常に有効な手段になりつつあります。例えば、Microsoft Visioのような従来のツールでは、図形を一つずつ配置していく必要がありました。しかし、PlantUMLやMermaidといったテキストベースのツールが登場し、コード記述によってフロー図を自動生成できるようになったことで、作業時間を大幅に短縮できるようになりました。さらに、Draw.ioのようなオンラインツールは、共同編集機能を備えているため、チームでの作業効率向上に貢献します。

近年では、AIを搭載したツールも台頭しています。これらのツールは、自然言語処理技術を用いて、テキスト情報から自動的にフロー図を生成することが可能です。例えば、「顧客が商品を購入する流れ」といった文章を入力するだけで、対応するフロー図が自動的に作成されます。これにより、従来の手作業に比べて飛躍的に効率が向上するだけでなく、より複雑なシステムフロー図の作成も容易になります。また、修正も容易で、システムの変更に合わせて迅速にフロー図を更新することが可能です。このように、AIツールを活用することで、システムフロー図の作成にかかる時間と労力を大幅に削減し、より生産的な業務遂行が可能になります。

見やすさを意識したレイアウト

システムフロー図を作成する際、見やすさは非常に重要です。なぜなら、複雑な処理の流れを誰にでも理解できるように可視化することが、システムフロー図の目的だからです。見やすいレイアウトを実現するためのポイントをいくつかご紹介します。

まず、処理の流れは上から下、左から右へ統一しましょう。これは、日本語の文章を読むときと同じように、自然な流れで理解できるためです。例えば、ECサイトの購入手続きをフロー図で表す場合、商品の選択から始まり、決済完了までを上から下へ順番に配置することで、スムーズな流れを表現できます。

次に、記号や図形を適切に使用することも重要です。処理の開始や終了、判断や入力などを表す様々な記号がJIS規格で定められています。これらの記号を正しく使い分けることで、図の意味が明確になります。例えば、開始を円で、処理を四角で、判断をひし形で表すといった具合です。

また、各ステップを簡潔に記述することも大切です。「注文内容確認」のように短く分かりやすい表現で、処理の内容を的確に伝えましょう。長すぎる説明は、図全体の見やすさを損なう可能性があります。さらに、適度な余白を設けることで、情報が詰め込まれた印象を避け、すっきりとしたレイアウトを実現できます。

これらのポイントを踏まえ、誰にとっても分かりやすいシステムフロー図を作成し、円滑なコミュニケーションに役立ててください。

システムフロー図に関するよくある質問

システムフロー図の作成や活用に関して、疑問を抱えている方もいるでしょう。このセクションでは、よくある質問とその回答を通して、システムフロー図をより深く理解し、効果的に活用するためのヒントを提供します。疑問を解消することで、システムフロー図作成のハードルを下げ、業務効率化やシステム開発の成功に繋げられます。

システムフロー図で表現する範囲や記号の使い方、ツールの選び方など、様々な疑問が出てくるのは当然です。これらの疑問を解決することで、よりスムーズにシステムフロー図を作成し、プロジェクトを円滑に進められるようになります。自信を持ってシステムフロー図を活用できるようになりましょう。

例えば、「システムフロー図とデータフロー図の違いがわからない」という質問をよく耳にします。システムフロー図はシステム全体の処理の流れを図示するのに対し、データフロー図はデータの流れに着目している点が異なります。また、「どのツールを使えば良いのかわからない」という声も多いですが、Microsoft Visioやdraw.ioなど、様々なツールが存在します。以下でそれぞれの質問について詳しく解説していきます。

システムフロー図のメリットとは？

システムフロー図を作成するメリットは、システムの全体像を視覚的に把握できる点にあります。複雑なシステムでも、処理の流れや各要素の関係性を図式化することで、理解しやすくなります。例えば、ECサイトの注文処理をシステムフロー図で表現すれば、顧客の注文から商品発送までの流れ、各部門の役割、システムの連携などが一目瞭然です。

また、システムフロー図は、システム開発におけるコミュニケーションツールとしても有効です。開発者同士で認識を共有したり、顧客にシステムの仕様を説明したりする際に、図を用いることでスムーズな意思疎通が図れます。例えば、顧客と開発者がシステムフロー図を見ながら仕様変更について話し合えば、誤解や認識のズレを防ぎ、開発の効率化につながります。

さらに、システムフロー図は、システムの改善点や問題点を発見するのにも役立ちます。処理のボトルネックや非効率な手順を視覚的に捉えることで、改善策を検討しやすくなります。例えば、あるシステムの処理時間が長い場合、システムフロー図で処理の流れを分析することで、時間のかかっている箇所を特定し、改善策を立案することが可能です。このように、システムフロー図はシステム開発・運用において様々なメリットをもたらします。

システムフロー図の作成に必要なツールは？

システムフロー図を作成するためのツールは、用途や好みに合わせて様々な選択肢があります。例えば、Microsoft Visioは、豊富なテンプレートと作図機能を備えた定番のツールと言えるでしょう。ただし、有料である点がネックになるかもしれません。無料のツールとしては、Google Workspaceに含まれるGoogle Drawingsが有力な候補です。オンラインで共同編集もできるので、チームでの作業にも向いています。また、Draw.ioも無料で利用でき、Visioで作成されたファイルのインポートにも対応しています。

より手軽に作成したい場合は、ExcelやPowerPointも選択肢の一つです。図形描画機能を用いれば、シンプルなシステムフロー図を比較的簡単に作成できます。ただし、複雑な図を作成するには少々不向きかもしれません。最近は、LucidchartやCacooといったクラウド型の作図ツールも人気を集めています。直感的な操作で図を作成できるだけでなく、リアルタイムでの共同作業も可能です。これらのツールは無料プランも用意されているので、まずは試用してみるのも良いでしょう。

どのツールも一長一短ですので、自身のニーズや予算、チームの状況などを考慮して最適なツールを選択することが重要です。

まとめ：システムフロー図作成の理解を深めよう

今回は、業務改善やシステム開発に携わる方に向けて、システムフロー図の書き方、種類、活用事例、ツール、そしてよくある質問について解説してきました。
– システムフロー図の基本的な書き方
– システムフロー図の種類
– システムフロー図の活用事例
– システムフロー図作成ツール
– よくある質問
上記の内容を通して、システムフロー図作成の全体像を理解していただけたでしょう。システムフロー図は、複雑なプロセスを可視化し、関係者間での認識を一致させるための強力なツールです。業務プロセスを整理したい方、システム開発に携わる方にとって、システムフロー図は必須のスキルと言えるでしょう。もしかしたら、これまでシステムフロー図の作成に苦労していた方もいるかもしれません。しかし、ここで紹介した内容を参考にすれば、誰でも簡単にシステムフロー図を作成し、業務に役立てることができるはずです。これまでの経験を活かし、今回学んだ知識と具体的な作成ツールを組み合わせることで、より効率的なシステム開発や業務改善を実現できるでしょう。さあ、システムフロー図を活用して、業務の効率化を目指しましょう。