勤怠管理システムにおいて管理者がメリットを感じる5つの機能

勤怠管理は従来、紙のタイムカードに打刻しExcelに勤務時間を入力するという手法が主流でした。
より効率的に、正確な勤怠管理が実現できる「勤怠管理システム」をご存じでしょうか？

本記事では、特に管理者にとってメリットとなる勤怠管理システムの基本的な機能を紹介します。
勤怠管理の効率化をお考えの担当者様は、ぜひご覧ください。

勤怠管理システムの主要な機能

勤怠管理システムは、名前の通り管理者側にとってメリットを感じる機能が充実しています。
今回は、基本的な5つの機能を紹介します。

勤怠管理システムの機能①タイムカードを用いない打刻

勤怠管理システムを使うと、従業員はPCのシステムやスマホアプリ上で出勤ボタンを押すだけで出退勤時の打刻ができます。
タイムカードを用いないことにより、経費の削減や不正を防止する効果があります。
打刻場所の位置情報を取得できる勤怠管理システムもあるため、実際には出勤していないのに打刻しているといった不正の対策も完璧です。

他にも、ICカードを用いた打刻を勤怠管理システムと連携させるなど、企業環境に合わせたタイムレコーダーを比較的柔軟に導入できます。

勤怠管理システムの機能②従業員ごとの勤怠情報がひと目でわかる

勤怠管理システムでは、打刻データをもとに従業員ごとの出退勤時刻や残業時間を自動で集計し、ひと目で勤怠状況が把握できる機能があります。
システム側で自動で集計を行ってくれるため、管理者側で都度出勤日数などを計算し照合する必要がありません。

また、システム内で申請・承認された有給休暇を反映し、有給取得日数も同じく表示できるため、有給取得の義務化にも問題なく対応することができます。

勤怠管理システムの機能③シフト管理

サービス業や工場などシフト制の業種では、勤怠管理システムのシフト管理機能がとても役に立ちます。

従来、シフトの作成は担当者の負担がとても大きいものでした。
数人～数十人の従業員の希望をそれぞれがかみ合うように反映した上で現場の人員バランスが偏らないよう調整する必要があり、作成だけで長時間難儀したことのある方も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムのシフト管理機能を作成すれば、自動で簡単にシフトを作成することができます。

シフト管理機能については、こちらの記事もご覧ください。

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勤怠管理システムの機能④他システムとの連携

業務の効率化を進められるITツールは、勤怠管理システムの他にも人事管理システムや給与計算システムなどがあります。

勤怠管理システムの中には他のシステムの連携に対応しているものもあり、より効率的にミスのない管理を実現できます。
例えば、従業員の勤怠データをCSV形式で出力し、給与計算システムに取り込むことで出退勤時刻から自動で給与を計算し反映させることができます。

勤怠管理システムの機能⑤休暇や残業の申請・承認

勤怠管理システムを使えば、従業員が有給休暇や残業などの申請を送り、管理者や上長が承認するというフローがシステム上で完結します。
従来の申請方法では有給の取得は申請用紙のやり取りを行う必要があり、オフィスへ立ち寄る機会の少ない業種などではタイミングが合わず不便に感じるデメリットがありました。
申請機能によってタイムラグがなく申請が可能となり、同時にペーパーレス化を進めることができます。

また、残業の申請機能は、ワークライフバランスの改善や残業代の削減が期待できます。
残業申請というワンクッションを義務付けることにより、過度な残業をせず帰宅するという職場環境が整います。
また、応用的な使い方として、残業申請せず定時以降に打刻を行うとエラーとなり打刻が反映されないという設定を行うことができます。

勤怠管理システムの機能を活用することで、業務効率化が可能に

今回は、勤怠管理システムの基本的な機能を5つ紹介しました。

勤怠管理システムは、紙のタイムカードや申請用紙で行っていたものをシステムに一元化することで経費の削減と効率化を進めることができます。
他にも、勤怠情報の自動集計やシフト作成など管理者の負担を軽減する多くの機能があります。

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