勤怠管理システム導入時に知っておきたい5つの選定ポイントを紹介

導入によって業務効率化はかれたり勤怠管理システム。
しかし、自社に合ったものでなければ正しい勤怠管理ができなくなってしまったり、使わなくなってしまうなどの事態を招くことも。

この記事では、勤怠管理システムを導入する前に知っておきたい5つの選定ポイントを紹介します。
結局何を基準に選べばいいの？と疑問に思った労務担当者様はぜひ最後までご覧ください。

勤怠管理システムの5つの選定ポイント

自社に合った勤怠システムを導入するために以下のポイントをおさえておきましょう。

ポイント①クラウド型かオンプレミス型か

勤怠管理システムにはクラウド型とオンプレミス型の２種類があります。

クラウド型

クラウド型のシステムは、ネット環境さえあれば利用できるシステムです。
ネット環境さえあれば大掛かりな設備投資は要りません。

多くのクラウド型システムは、初期費用がかからないので導入コストを抑えられます。
保守や更新などの管理は開発元が行っているので手間がかかりません。

オンプレミス型

オンプレミス型のシステムは、自社のサーバを利用するシステムです。
サーバ構築など設備投資が必要です。

保守や更新などは自社で行うので、会社内にシステム部門がないと運用が難しいかもしれません。

ポイント②自社の勤務形態に合っているか

勤怠管理システム導入の前にまず確認しなければならないのは、自社の勤務形態に合うのかどうかです。

例えば、所定労働時間が部署ごとで違う、直行直帰の申請ができるようにしたいなど、職種や雇用形態で条件が変わってきます。
様々な働き方に合った勤怠管理システムを選びましょう。

ポイント③従業員が使いやすいシステムか

勤怠管理システムには、スマートフォンやパソコンなどの端末での打刻、ICカード、生体認証など多くの打刻方法があります。
勤怠管理システムを従業員が使いこなせるかもシステム選びのポイントです。

勤怠管理システムを導入しても、打刻をするのは従業員です。
簡単に操作できるか、打刻をし忘れない仕組みがあるかなどをチェックしましょう。

無料お試し版を用意している開発会社もあるので、まずはお試し版を使うことをおすすめします。

ポイント④サポート体制は自社のリテラシーに合っているか

勤怠管理システムを導入する前に、サポート体制を確認しましょう。
勤怠管理システムの開発会社によって、サポートがないこともあります。

サポートの有無や内容は、自社の労務担当者のリテラシーに合わせて決めてください。
もし、サポートが必要な場合、有料か無料か、電話対応だけなのかなどの確認も必須です。

ポイント⑤法令順守に対応できる仕組みはあるか

勤怠管理システム導入の検討の際には、「法令順守」に対応しているかも確認してください。

2019年に働き方改革の一環として労働基準法などの労働関連法が改正され、時間外労働の上限規制と年間5日の年次有給休暇時季指定が義務付けられました。
改正によって、違反した場合には罰則が科せられるようになったので、法令の変化にすぐに対応できないと企業にとってリスクとなります。

残業時間が決められた時間を超えると通知が出るアラート機能や、有給休暇の取得を確実に記録する機能など、法令順守をサポートする機能があるといいでしょう。

自社に合った勤怠管理システムを導入しましょう

勤怠管理システムの選び方を5つのポイントに絞って紹介しました。
自社に合った勤怠管理システムを導入するために、自社の勤務形態に沿っていて、従業員が使いやすいシステムを導入しましょう。

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