Web打刻を勤怠管理システムに導入する3つのメリット

現代は、デジタル化による様々な業務の効率化が行われています。
勤怠管理もそのデジタル化の流れを受け、Web上で全ての管理ができる便利なシステムが次々とリリースされています。

“Web打刻”は、それらの中で最もデジタル化の恩恵を受けることのできる発明の１つです。

当記事では、勤怠管理システムにWeb打刻を導入する３つのメリットをご紹介します。
業務効率化によって自社の生産性を高めたいとお考えの事業者様は、ぜひ最後までお読みください。

Web打刻とは

Web打刻とは、パソコンやスマートフォン、タブレットといったモバイル端末を介して、Web上で打刻を行うこと、およびそのシステムのことです。

そもそも打刻とは？

打刻とは出勤・退勤の時刻を、タイムレコーダーに打ち記す作業です。
打刻は従業員の労働時間を把握することを目的に、多くの企業で行われてれています。

Web打刻で何ができるの？

Web打刻では、従業員が打ち記した出勤・退勤の時刻を、Web上で集計し、管理することができます。

従来のタイムカードと異なり、従業員ごとの出勤時刻・退勤時刻のデータを入力する手間がかかりません。
また、データはウェブ上に自動で保存されるため、リアルタイムでデータの閲覧および共有ができます。

勤怠管理システムにWeb打刻を導入する3つのメリット

アナログなものからデジタルなものまで、打刻機器や打刻の方法は様々にあります。

ここでは勤怠管理システムにWeb打刻を導入する４つのメリットをご紹介します。

メリット①勤務時間を正確に把握できる

Web打刻を導入することで、従業員の勤務時間を正確に把握できるようになります。

従来のタイムカード方式では、会社に設置されたレコーダーおよびタイムカードがある場所に行かないと打刻ができませんでした。

そのため、始業前にはレコーダーに打刻待ちの行列が出来てしまい、本来の出勤時刻を打刻できないといったことがありました。
また、直帰や出張といった場合は、後ほど自己申告することとなり、データとしては正確性に欠けるものとならざるを得ませんでした。

Web打刻では、従業員がそれぞれのPCやモバイル端末で打刻を行うことができるため、上記のような打刻待ちは生じず、また、出張先からも打刻ができます。

これにより、勤務時間を比較的正確に把握することが可能となります。

メリット②打刻時間の不正を防止できる

Web打刻を導入することで、従業員の打刻時間に関する不正を防止できるようになります。

従来のタイムカード方式では、誰でも簡単に作為的な操作ができるという問題がありました。
具体的には、従業員のタイムカードがまとめてタイムレコーダーと共に設置されているため、実際にはその場に居ない人物のタイムカードを、他者がタイムレコーダーに通して打刻するという不正を行うことができました。

その他には、手書きによるタイムカード方式だと、記入する時刻は完全に自己申告となってしまうため、大小様々な打刻時間に関する不正を行うことが容易でした。

一方Web打刻では、リアルタイムで時刻が記録されるという基本性質により最低限の正確性が担保されるため、打刻時間の不正を行う難易度が高くなります。

また、導入する勤怠管理システムや打刻機器によりますが、例えば指紋認証や音声認証を利用した打刻機器では、本人しか打刻が行えない上、打刻を実施した時間の記録が自動的に同時に残ります。

上記の性質により、Web打刻を導入することは、時間に関する不正を防止することにつながります。

メリット③人事・労務業務の効率化ができる

Web打刻を導入することで、人事・労務業務の効率化が行えます。

従来のアナログなタイムカード方式では、担当者が記録された個々の従業員の勤務時間を、それぞれexcelや専用の管理シートに手作業で入力および計算をしていました。

そのため、勤務の締め日には煩雑で時間のかかる集計作業を行わなくはなりませんでした。

また、消耗品である備品にもランニングコストがかかり、また、集計作業後の個別のタイムカードの保管および処理の負担もかかっていました。

一方、Web打刻では、Web上に直接時刻データが登録され、自動的に集計されます。
これにより、人事・労務業務の効率化を行うことができます。

勤怠管理システムにWeb打刻を導入すると、デジタル化による業務効率化が図れる

今回は、勤怠管理システムにWeb打刻を導入する３つのメリットについて紹介してきました。
自社にとってWeb打刻が必要か判断する材料となりましたでしょうか？

Web打刻を導入することで、デジタル化による業務効率化が図れます。
勤怠管理システム導入の際には、ぜひご一緒にWeb打刻の導入もご検討ください。