2019.10.18

意外と知らない!?ビジネスホンの便利な機能5選

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近年、ビジネスホンはどんどん進化しており、数えきれないほど多くの機能がつけられるようになっています。
たとえば、ディスプレイだけに絞ってみても、相手の電話番号や発着信履歴はもちろん、社内グループの連絡事項やインターネットで配信されているニュースを表示させる機能が登場しています。

業務の内容に合った機能が付いている機種を選ぶことで業務の効率化をはかることもできるでしょう。
逆に、使いこなせないほど多くの機能が付いている高価な機種を選んではもったいないですよね。

そこで、本記事では意外と知らないビジネスホンの便利な機能について紹介します。
これからビジネスホンを導入するという事業者様は、どんな機能が付いている機種がいいのか、検討する際の参考にしてみてください。

ビジネスホンの便利機能5選

最新のビジネスホンには数多くの便利機能が付いていますが、ここでは特におすすめの5つの機能をご紹介していきます。

便利機能①携帯電話で会社の電話番号を使える「リモートコールバック」

外出先から、会社の電話番号を使いたいときがありますよね。
そんなときに便利なのが、個人の携帯電話を会社の電話の子機のように使うことができる「リモートコールバック」という機能です。

リモートコールバックを利用するためには、あらかじめ個人の携帯番号をビジネスホンに登録しておく必要があります。
登録した携帯電話から会社にワンコールして切ると、ビジネスホンから自動的にコールバックされます。
そこでコールバックに出て電話したい相手の番号を入力すれば、外出先にいながら会社の電話番号を使って電話をすることができるのです。

もちろん、通話料金は個人の携帯電話にはかかりませんので、電話代を心配する必要もありません。

便利機能②メモ代わりに使える「通話録音機能」

次に紹介するのは、相手との通話を録音することのできる「通話録音機能」です。

電話をしながら紙でメモをとる場合は、聞き逃しや聞き違いなどの心配がありますよね。
しかし、録音していれば通話の内容を正確に記録することができます。

また、通話の内容を振り返ることで、電話対応の品質の向上に役立てることもできます。

便利機能③複数で同時に通話できる「会議通話」

1対1ではなく、複数の人と会議するときのように通話することができる「会議通話」という機能もあります。

事前に番号を登録しておけば、社内のビジネスホンだけではなく、外線を使用している人も会議通話に参加することができます。

また、会議通話機能と録音機能を合わせて使用すれば、議事録として音声データを残すこともできます。

便利機能④通話を他の電話機から聞ける「通話モニター」

1対1の通話を他の内線電話から聞くことができる、「通話モニター」という機能を使えば、通話内容をチェックすることができます。

この時、モニターとして聞いている電話機からは、通話に参加することはできません。
また、モニター側の音声が相手に聞こえることもありません。
つまり、通話モニターの機能を使っていることを知らせなければ、通話している本人たちには分からないということです。

通話モニター機能は、先輩社員と顧客の通話を新入社員に聞かせるといったような研修に活用されている例があるようです。

便利機能⑤自動で対応してくれる「自動音声応答(IVR)」

自動音声応答機能(IVR)は、相手からかかってきた電話に対して、あらかじめ設定しておいた対応を自動でしてくれる機能です。
具体的には、番号によって担当者に振り分けたり、決まったアナウンスを流すといったことができます。

たとえば、
「○○のお問い合わせには関しては1を、△△に関しては2を」
といったアナウンスを流して、お問合せ内容に対応することのできる担当者につなぐことができます。

自動音声応答機能(IVR)を使用することによって、電話対応の手間を減らすことができ、業務の効率化をはかることができます。
また、24時間いつでも電話対応をすることができ、顧客満足度の向上にもつながります。

業務内容に合った機能が付いているビジネスホンを選んで、業務効率化を目指そう!

以上、意外と知られていないビジネスホンの便利な機能を5つご紹介してきました。
業務内容に合った機能が付いているビジネスホンを選ぶことができれば、業務効率化に生かすことができます。

これからビジネスホンの機種選びをするという事業者様は、ぜひ本記事を参考に、どんな機能が必要なのかを考えてみてください!

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田こと「ヤッホー」です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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