ビジネスホンを効率的に使う便利な機能5種類

近年、ビジネスホンはどんどん進化しており、数えきれないほど多くの機能がつけられるようになっています。
しかし、機能が多すぎてうまく使いこなせないという事業者様は多いのではないでしょうか？

せっかく導入したのに使いこなせないと、もったいないですよね。

そこで本記事では、意外と知らないビジネスホンの5つの便利な機能について紹介します。
ビジネスホンをうまく使いこなせないとお悩みの事業者様は、ぜひご一読ください。

ビジネスホンの便利な機能

最新のビジネスホンには数多くの便利機能が付いており、業務効率を上げるために役立ちます。
以下に、今回紹介するビジネスホンの便利な機能を5つをまとめました。

なお、ビジネスホンの主な機能の詳細もあわせてご覧ください。

機能①リモートコールバック機能

外出先から、会社の電話番号を使いたいときはありませんか？
そんなときに便利なのが、個人の携帯電話を会社の電話の子機のように使うことができるリモートコールバック機能です。

リモートコールバック機能は、あらかじめ個人の携帯番号をビジネスホンに登録しておくことで使用できます。
登録した携帯電話から会社にワンコールして切ると、ビジネスホンから自動的にコールバックされ電話したい相手の番号を入力すれば、外出先にいながら会社の電話番号を使って電話をすることができるという仕組みです。

もちろん、通話料金は個人の携帯電話にはかかりませんので、電話代を心配する必要もありません。

機能②通話録音機能

通話録音機能は、相手との通話を録音することのできる機能です。

通常、電話をしながら大事なことを記録する場合紙でメモをとりますよね。
しかし、それでは聞き逃しや聞き違いが起こりやすく誤った情報で記録してしまいかねません。

そこで通話録音機能を使うことにより、通話の内容を正確に記録することができ、通話の内容を振り返ることも可能となります。

機能③会議通話機能

近年のリモート化に伴い、複数の人とテレビ会議や電話会議を行う機会も多くなってきました。
一般的にはパソコンのアプリケーションを使うことが多いですが、ビジネスホンでも会議通話機能を活用することで複数の人と同時に通話ができます。

事前に番号を登録しておくことで社内のビジネスホンだけではなく、外線を使用している人も会議通話に参加することが可能になり、録音機能と併用することで議事録として音声データを残すことも可能となります。

機能④通話モニター機能

通話モニター機能とは、1対1の通話を他の内線電話から聞くことができる機能です。
通話内容をチェックすることができるため、先輩社員と顧客の通話を新入社員に聞かせるといった研修に役立ちます。

ただし、モニターとして聞いている電話機からは通話に参加することはできず、モニター側の音声が相手に聞こえることもありません。

機能⑤自動音声応答機能

自動音声応答機能は、受電時にあらかじめ設定した対応を自動で行う機能です。

たとえばフリーダイヤルへのお問合せに対し、
「○○のお問い合わせには関しては1を、△△に関しては2を」
といったアナウンスを流して、お問合せ内容に対応することのできる担当者につなぐといったことが可能です。

主に設定した入力番号によって転送先を振り分けたり、決まったアナウンスを流すといったことができます。
自動音声応答機能を使用することで、24時間いつでも電話対応をすることができ、業務の効率化にもつながります。

ビジネスホンは業務の効率化や働き方に幅を持たせる機能をもっている

以上、ビジネスホンの便利な5つの機能をご紹介してきました。

ビジネスホンの最新機能には、業務の効率化に役立ったり働き方に幅をもたせるような機能が多数搭載されています。
今回紹介した5つの機能のほかにも便利な機能は多数あり、業務内容に合った機能を活用することでさらに業務の効率化がのぞめるでしょう。

とはいえ、搭載されている機能は機種によって異なるためあらかじめどのような機能がついているのかを確認しておかなければいけません。
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