ビジネスホン業者と機器の選び方12の重要チェックポイント

本記事では、失敗しないビジネスホンの選び方と、業者の選び方を解説します！
ビジネスホン業者の選び方にお困りの事業者様は、ぜひご参考になさってください。

また、そもそもビジネスホンと他の電話機の違いが分からないという場合には、こちらのビジネスホンと家庭用電話機の違いも参考にしてみてください。

確認しておきたいビジネスホンの選び方

必要な台数、機能……オフィスの環境によって、最適な機器は異なります。

一見どの機種でも大きな違いがないように見えるビジネスホンですが、機器によって搭載している機能が大きく異なります。
そのため、価格だけで決めてしまうと、求めている機能が使えないことに導入後に気付き業務が滞ってしまう可能性もあります。

まずはビジネスホン業者や細かい機種選びの前に、機器に求める要素を決めましょう。
ビジネスホンの選び方は、最初に以下の5つのポイントを確認しておくが重要です。

ポイント①ビジネスホンの台数と外線数を決める

ビジネスホンは必要な台数と外線数によって最適な機器は異なるため、まずはビジネスホンが何台必要でどれくらいの外線数が必要かを決めましょう。

台数の決め方

ビジネスホンは、一般的にデスクの数と同じ台数を揃えれば問題ないといわれています。
しかし、外勤の社員が多く業務用の携帯電話を持っている場合や小規模の事業所であれば、1部署に1つで十分という考え方もあります。
適切な台数がわからない場合は、業務形態を業者に相談をして台数を決めるとよいでしょう。

外線数の選び方

ビジネスホンは、電話機本体の台数だけでなく「外線数」というものもあらかじめ決める必要があります。
外線数とは同時に外部の電話機と通話できる数のことで、ビジネスホンの心臓部である主装置の種類により接続数が異なります。

たとえば社員Aさんが取引先と通話している最中に別の取引先から電話がかかってきた場合、外線が2以上あれば「通話中」とならず、社員Bさんが電話をとることができます。

基本的に、外線数は従業員数の3分の1程度の数が一般的な目安となっています。

ポイント②ビジネスホンに求める機能を選ぶ

ビジネスホンには多種多様な機能が搭載されており、業種や活用方法により搭載すべき機能は異なります。
機能は多いほどに値段が高くなる傾向にあるため、自社がどのような機能を求めているかを厳選しましょう。

以下に、ビジネスホンの基本的な機能をまとめました。

ビジネスホンに必要な機能の選び方は、業種や業務形態を基準にすることです。
ここでは、ビジネスホンを頻繁に使う業種の代表として「営業マンが多い企業」と「コールセンター」、2つの例それぞれにおすすめな機能と機種を紹介いたします。

営業マンが多い企業でおすすめの機能・機種

携帯端末とビジネスホンの連携機能は、社外に出ることの多い営業マンと相性抜群！

営業マンは外出することが多いため、外出先でも受電できたり携帯電話への通知機能が必須となります。
主に以下のような機能がビジネスホンに、必要といえるでしょう。

営業マンの多い企業には、NAKAYOの「NYC-2S」がおすすめです。

外線の転送機能では最大14箇所まで転送先を登録でき、さらに発信者ごとに転送先の指定ができます。
そのため、営業担当者が多いオフィスでも業務をスムーズに進められます。

客先の電話番号とともに要件などをメモ登録できるディスプレイメモ機能も特徴的です。
着信時にはディスプレイにメモが表示されるため、担当者の不在時に別の人が受電してもやり取りの引継ぎをスムーズに行うことができます。

「NYC-2S」詳細な特徴を知りたい場合は、以下の記事をご参照ください。

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NAKAYOのNYC-2Sはどんなビジネスホン？

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コールセンターでおすすめの機能・機種

コールセンターでは、お客様に不便を感じさせない工夫を

コールセンターは多くの電話を受け付けるため、音声ガイダンスのシステムやハンズフリーで扱えるビジネスホン機能を搭載する必要があります。
主にコールセンターで必要となる機能の例を、以下にまとめました。

コールセンターで活用するビジネスホンのおすすめ機種は、saxaの「PLATIAⅡシリーズ」です。

接続可能な内線数と外線数の規模ごとに3種類のラインナップがあり、問い合わせやクレームの内容をしっかりと記録しPC上で簡単にデータの管理や検索が行えます。
最もリーズナブルなモデルでも最大26chの外線接続が可能で、内線は16台まで収容できるため16人以内の小～中規模のコールセンターにおすすめです。

saxaのPLATIAⅡ シリーズの大きな特徴は、最大2,000時間まで拡大可能な録音時間です。
さらに、「さかのぼり録音機能」の活用により、途中からの録音にも会話の初めにさかのぼって録音できます。
「PLATIAⅡ シリーズ」の具体的な特徴や機能のまとめについては、以下の記事をご確認ください。

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ポイント③新品か中古品かを選ぶ

ビジネスホンには新品のほかに、安価で使用できる中古品もあります。

新品・中古品の選び方の基準は予算と機能、機器の外見です。
下記に、新品と中古品それぞれをオススメする条件をまとめました。

条件が合えば、中古品は新品の1/2程度の価格で導入できる場合も。
一方で、中古品では機能が限られているというデメリットも考えられます。

また、中古ビジネスホンには多少の傷がついている可能性もあり、新品に比べて劣化が進んでいるため故障しやすくもあります。
その際、あまりに古い型だと修理に対応してもらえない場合もあるので注意が必要です。

ポイント④ビジネスホンの導入方法を決める

ビジネスホンの導入方法は、リース、レンタル、購入の3種類があります。
導入方法は、業者選びの際にも大きく関わってくるためあらかじめ決めましょう。
ただし、中古品はリースに対応しておらず、レンタルか購入のどちらかになります。

各導入方法の違い・選び方は、下記の表をご覧ください。

ビジネスホンの導入方法はそれぞれ特徴が異なります　画像クリックで拡大表示

ビジネスホンをリースする場合

ビジネスホンのリースは、リース会社に月額料金を支払うことで希望のビジネスホンを使用することができる導入方法です。
初期費用なしで新品の機器が購入できるため、企業や新事業の立ち上げ期や機器の導入以外のことに予算を回したい場合になどに、おすすめの導入方法です。

ビジネスホンをレンタルする場合

ビジネスホンのレンタルは、レンタル会社に月額料金を支払うことで任意の期間機器を借りて使う方法です。

他の導入方法と比べると1日当たりでかかる費用は割高になりますが、短期間のみ利用したい際には最もコストパフォーマンスがいいといえます。
最新機種の使い勝手を試したいときや、仮設事務所への設置におすすめです。

ビジネスホンを購入する場合

新品か中古のビジネスホンを購入する場合、かかるのは初期費用のみで一度買ってしまえば自社内の備品として使用できます。
ある程度長期間利用するなら最もお得な導入方法といえますが、初期費用が高額になるため導入時の予算に余裕がある場合におすすめの導入方法といえます。

ポイント⑤メーカーでビジネスホンを選ぶ

業者によって扱っているビジネスホンのメーカーが異なるため、こだわりがある場合はメーカーも決めておくとよいでしょう。
ビジネスホンメーカーはそれぞれ特徴が異なっており、メーカー正規代理店の業者に依頼することで通常よりもリーズナブルに導入することもできます。

下記に主要ビジネスホンメーカーの一覧と、それぞれの特徴をまとめました。

比較すべきビジネスホン業者の選び方7つのポイント

選び方をしっかりと抑えて、信頼できる業者に依頼しよう！

ここまで、ビジネスホンの業者を選ぶ前に決めておきたい機器の選び方を解説しました。
ここからは、ビジネスホン業者の選び方において外せないポイントを解説します。

ポイント①どの導入方法に対応しているか

ビジネスホンの導入・入れ替え方法には、購入・リース・レンタルという3つの選択肢があります。
すべての業者が3つの導入方法に対応しているわけではなく、業者により対応している導入方法は異なります。
決定した導入方法に対応している業者かどうかを確認しましょう。

ポイント②問い合わせに対する対応スピード

ビジネスホンの導入を急いでいたり、ビジネスホンが故障すると業務に大きな支障が出てしまうオフィスの場合は、対応スピードが素早い業者を選びたいですよね。
業者にはじめに問い合わせた際、どれくらいのスピードで対応してくれたかという点をチェックして、業者を比較しましょう。

問い合わせてもその後の反応に数日かかったり、連絡がない場合は機器の導入や修理に対するレスポンスも遅い可能性があります。
逆に、問い合わせをしてすぐに対応してくれた業者は、契約後も素早く対応してくれることでしょう。

ポイント③現地調査や打ち合わせをしてもらえるか

信頼のおける業者と、しっかりと工事の打ち合わせをしましょう

ビジネスホンの設置工事前に、設置場所を下見して打ち合わせをしてくれる業者かどうかという点も確認しておきたいポイントです。
下見をせずに設置工事を行った場合、当日になって追加で必要な作業や器具・部品があると判明したり追加費用が発生するといったトラブルが起こる可能性があります。

一方、事前にしっかりと話し合って必要なものやレイアウトを決めておけば、正確な見積りが出してもらえます。
さらに、従業員の動線や設置物を避けた配線ができるため、後々トラブルが起こるリスクも減らせます。

ポイント④見積もりの金額は相場とかけ離れていないか

ビジネスホン業者を比較する際、相場よりも高い場合はもちろん安すぎる場合も注意が必要です。
なぜなら、機器自体が粗悪品ですぐに故障してしまったり、後になって追加費用を請求される可能性があるからです。

ただし、メーカーの正規代理店であったり、機器の設置まですべて自社スタッフで行っているなどの理由でリーズナブルな料金設定をしている業者もあります。
明確な理由がなく、見積もり金額が相場とかけ離れている業者ではないかという点を確認しましょう。

特に導入方法として選ばれることの多いリースについては、こちらのビジネスホンリースの料金相場をご覧ください。

ポイント⑤見積もり書の内訳は明瞭か

見積もりを比較する際は、合計金額だけではなく見積もり書の内訳が明瞭かどうかも確認するようにしましょう。
なぜなら、ざっくりとした見積もりを出す業者は後から頻繁に追加料金を請求する傾向があるからです。

機器本体にかかる料金はもちろん、設置工事や保守サービスにかかる費用についても詳しく記載された見積もり書を出してくれる業者を選びましょう。

ポイント⑥『工事担当者』の資格保持者は在籍しているか

ビジネスホン業者を選ぶ際には工事担当者の取得保持者が在籍している業者かどうかを確認しておくことも重要です。

ビジネスホンの設置工事には、『工事担当者』という国家資格の取得が必須であると、電気通信事業法で定められているのです。
資格保持者が在籍しない業者に設置を依頼した場合、資格保持者のいる下請け業者が工事に対応することになり、やり取りがスムーズにいかなくなることもあります。

そのため、業者選びの際は工事担当者が在籍しており、自社で機器の提供から設置まで行っているかを確認しましょう。

ポイント⑦アフターフォローの内容は十分か

ビジネスホンは基本的に長期間使い続ける機器であるため、故障してしまうことも十分にあり得ます。
しっかり契約内容を読み込んで、アフターフォローが充実している業者かどうか確認しておきましょう。

業者によって提供しているアフターフォローの内容が異なることはもちろん、アフターフォローの内容によって追加料金が発生する業者もあります。

ビジネスホン業者を選ぶ際のコツ

ビジネスホン業者の選び方で最も重要な点は、複数の業者に問い合わせることです。

もし、最初に問い合わせたビジネスホン業者がいいと思ったとしても、1社だけでは本当に見積もりが安いのかサービスがしっかりしているのか比較ができません。
また、相見積もりをとっていると業者に伝えることで、より良い条件を引き出せる可能性が高くなるというメリットがあります。

業者間で価格競争をおこさせることで、当初の見積もり時よりも安い価格や充実したサービスの内容を提示してもらえる場合もよくあるため、相見積もりをとっていることは遠慮せず業者に伝えることをおすすめします。

失敗しないビジネスホン業者の選び方は、条件を決めて複数業者を比較すること

以上、ビジネスホンの機器と業者の選び方について解説してきました。

ビジネスホン業者の選び方の最重要ポイントは、複数業者を比較することです。
業者によって、初期費用やランニングコスト、トラブルが起こった際の対応などが異なるため、本格的に依頼する前に対応の早さや見積り金額を複数の業者と比較してよりよい業者をみつけましょう。

「そうはいっても、いくつもの業者に問い合わせて比較するのは手間がかかりすぎる……　」
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