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ビジネスホン業者と機器の選び方|12の重要チェックポイント

公開日:2020.01.07 最終更新日:2020.09.11

オフィスの移転や新規開設によるビジネスホンの新規契約のご相談は、EMEAO!で多くいただいております。
ビジネスホンは企業活動に欠かせない備品ですから、満足のいく電話機と優良なビジネスホン業者を選びたいものですよね。

そこで本記事では、失敗しないビジネスホンの選び方と、業者の選び方を解説します!
ビジネスホン業者の選び方にお困りの事業者様は、ぜひご参考になさってください。

ビジネスホンの選び方:業者選びの前に、5つの要素をしっかり決めて機種選びを

ビジネスホンと業者の選び方をしっかりと抑えておこう

必要な台数、機能……オフィスの環境によって、最適な機器は異なります。

一見大きな違いがないように見えるビジネスホンですが、機器によって搭載している機能が大きく異なります。
そのため、価格だけで決めてしまうと、求めている機能が使えないことに導入後に気付き業務が滞ってしまう可能性も……!

まずは業者選びの前に、機器に求める要素を決めましょう。

以下の5つのポイントを決めることで、自社にとって必要なビジネスホンの選び方をおさえることができます。

ビジネスホンの選び方ポイント
  1. 希望の台数と外線数に対応可能か
  2. ビジネスホンに必要な機能
  3. 新品か中古品か
  4. 導入方法は購入・リース・レンタルのどれか
  5. 希望のメーカーはあるか

ポイント①ビジネスホンの台数と外線数を決める

必要な台数と外線数によっても最適な機器は異なるため、まずはこの部分の数字を決めることが重要です。

台数の選び方

一般的にはデスクの数と同じ台数を揃えれば問題ないでしょう。
しかし、外勤の社員が多く業務用の携帯電話を持っている場合や小規模の事業所であればその限りではありません。
適切な台数がわからない場合は、台数も含めて業者に相談するという方法もあります。

外線数の選び方

ビジネスホンは、電話機本体の台数だけでなく「外線数」というものもあらかじめ決める必要があります。
必要な外線数によってビジネスホンと一緒に設置する「主装置」という機器に求められるスペックが異なるため、設置台数と外線数は業者に伝える必要があるのです。

外線数とは、同時に通話できる数のこと。
たとえば社員Aさんが取引先と通話している最中に別の取引先から電話がかかってきた場合、外線が2以上あれば「通話中」とならず、社員Bさんが電話をとることができます。

外線数は、従業員数の3分の1程度が一般的な目安です。

ポイント②ビジネスホンに求める機能を洗い出す

下記の機能は、機器を問わず共通して搭載されていることの多い基本的な機能です。

ビジネスホンの基本的な機能
  • ナンバーディスプレイ…液晶画面に電話先の番号が表示される
  • 電話帳…主要取引先や内線の番号を名前とともに登録できる
  • 短縮ダイヤル…本来の番号よりも短い番号で、電話帳登録先に発信できる
  • ワンタッチダイヤル…ボタン1つで特定の外線や内線に発信できる
  • 留守番電話…不在時に相手のメッセージを録音
  • 転送…不在時に、別の事業所や個人の端末に電話を転送する
  • 発着信履歴…ある程度の時期までの番号の履歴を確認できる

上記の機能のみで問題ないというケースも十分あり得ます。
しかし、ビジネスホンにはより便利で多彩な機能があるため、プラスアルファで欲しい機能も考えてみましょう。

できるだけ便利な機能を兼ね備えた機器を導入したいものですが、機能が多ければ多いほど値段も上がってしまいます。
まずは最低限必要な機能を決め、優先順位をつけましょう。

ビジネスホンに必要な機能の選び方は、業種や業務形態を基準にすることです。
ビジネスホンを頻繁に使う業種の代表として、「営業マンが多い企業」と「コールセンター」、2つの例それぞれにおすすめな機能と機種を紹介いたします。

営業マンが多い企業でおすすめの機能・機種

営業マンの多い企業は、社外でもすぐに対応できるスマホ連携機能がおすすめ

携帯端末とビジネスホンの連携機能は、社外に出ることの多い営業マンと相性抜群!

営業マンの多い企業におすすめの機能の例
  • リモートコールバック…不在時に留守電が録音されると、携帯電話に通知され、外出先からも録音内容を確認可能
  • 録音通知機能…携帯電話から会社の電話機の電話帳を検索できる
  • 外線自動転送…取引先からの電話を担当者の携帯電話に転送

営業マンの多い企業には、NAKAYOの「NYC-2S」がおすすめです。

外線の転送機能では最大14箇所まで転送先を登録でき、さらに発信者ごとに転送先の指定ができます。
そのため、営業担当者が多いオフィスでも業務をスムーズに進められます。

客先の電話番号とともに要件などをメモ登録できるディスプレイメモ機能も特徴的です。
着信時にはディスプレイにメモが表示されるため、担当者の不在時に別の人が受電してもやり取りの引継ぎをスムーズに行うことができます。

コールセンターでおすすめの機能・機種

ビジネスホンには、コールセンターで活躍する機能も!

コールセンターでは、お客様に不便を感じさせない工夫を

コールセンターでおすすめの機能の例
  • ヘッドセット連携機能…ヘッドセットとの連携で、両手でPCを操作しながら高品質な通話が可能
  • 音声ガイダンス…「商品に関するお問い合わせは①を」といったようにダイヤルを使ってお客様を通話先の回線へ誘導
  • 待機メッセージ…すぐに対応できない場合に自動メッセージを流す
  • 通話さかのぼり録音…通話を開始してからでも、さかのぼって録音が可能

saxaの「PLATIAⅡシリーズ」はコールセンターにおすすめできる機種のひとつです。

接続可能な内線数と外線数の規模ごとに「PLATIAⅡ Standard」「PLATIAⅡ Professional」「PLATIAⅡ Ultimate」の3種類のラインナップがあります。
最もリーズナブルなモデル「PLATIAⅡ Standard」でも最大26chの外線接続が可能で、内線は16台まで収容可能。
つまり、従業員数16人以内の小~中規模のコールセンターに導入可能です。

saxaのPLATIAⅡ シリーズの大きな特徴は、最大2,000時間まで拡大可能な録音時間。
お問い合わせやクレームの内容をしっかりと記録し、さらにPC上で簡単にデータの管理や検索が行えます。
さらに、「さかのぼり録音機能」も便利です。
初めは録音していなかったものの、途中から重要だと感じた会話も初めにさかのぼって録音し、重要な情報を逃さず記録することができます。
お問い合わせはこちらお問い合わせはこちら

ポイント③新品か中古品かを選ぶ

ビジネスホンには新品のほかに、安価で使用できる中古品もあります。

新品・中古品の選び方の基準は予算と機能、機器の外見です。
下記に、新品と中古品それぞれをオススメする条件をまとめました。

新品のビジネスホンを導入すべきオフィスの例
  • 予算は多めに確保できる
  • 便利な最新機能をできるだけ取り入れたい
  • オフィス全体のインテリアにこだわりたい
中古品のビジネスホンを導入すべきオフィスの例
  • 費用の節約が最優先
  • 最低限の機能で問題ない
  • 機器の外見にこだわりがない

条件が合えば、中古品は新品の1/2程度の価格で導入できる場合も。
一方で、中古品では機能が限られているというデメリットも考えられます。

また、機器の外見も大きなポイントです。
中古ビジネスホン取り扱い業者は機器のクリーニングを行っているため、目立った汚れや傷はない場合がほとんどですが、多少の傷がついている可能性はあります。
デザイン自体もやはり最新機器が洗練されているでしょう。

ポイント④ビジネスホンの導入方法を決める

ビジネスホンの導入方法は、リース、レンタル、購入の3種類があります。
導入方法は、業者選びの際にも大きく関わってくるためあらかじめ決めましょう。

リースのみ、中古品には対応していません。
ポイント③の段階で中古品を選んだ場合は、レンタルか購入のどちらかになります。
新品を導入予定の場合は購入、リース、レンタルから選ぶことができます。

各導入方法の違い・選び方は、下記の表をご覧ください。

リース、レンタル、購入の比較

ビジネスホンの導入方法はそれぞれ特徴が異なります 画像クリックで拡大表示

以下、3つの導入方法について、どんな場合におすすめかを解説します。

ビジネスホンをリースする場合

ビジネスホンのリースは、リース会社に月額料金を支払うことで希望のビジネスホンを使用することができる導入方法です。
初期費用なしで新品の機器が購入できるため、企業や新事業の立ち上げ期や機器の導入以外のことに予算を回したい場合になどに、おすすめの導入方法です。

ビジネスホンをレンタルする場合

ビジネスホンのレンタルは、レンタル会社に月額料金を支払うことで任意の期間機器を借りて使う方法です。

他の導入方法と比べると1日当たりでかかる費用は割高になりますが、短期間のみ利用したい際には最もコストパフォーマンスがいいといえます。
最新機種の使い勝手を試したいときや、仮設事務所への設置におすすめです。

ビジネスホンを購入する場合

新品か中古のビジネスホンを購入する場合、かかるのは初期費用のみで一度買ってしまえば自社内の備品として使用できます。
ある程度長期間利用するなら最もお得な導入方法といえますが、初期費用が高額になるため導入時の予算に余裕がある場合におすすめの導入方法といえます。

ポイント⑤メーカーでビジネスホンを選ぶ

業者によって扱っているメーカーが異なるため、こだわりがある場合はメーカーも決めておくとよいでしょう。
メーカー正規代理店の業者に依頼すると、通常よりもリーズナブルな価格でビジネスホンを導入できるというメリットもあります。

下記に主要ビジネスホンメーカーの一覧をまとめました。

ビジネスホンのメーカーと特徴
  • NTT…外線最大384という優れた接続数。災害時の早期復旧の工夫も
  • NEC…最大60個ものファンクションキーに、最適な機能を振り分け可能
  • Panasonic…ネットワークを利用した「IP電話」の構築に強み
  • IWATSU…コードレス製品が多く、スマホとも連携可能
  • saxa…コンパクトなデザインと高い機動性で、座席変更にも簡単に対応
  • NAKAYO…最低限の機能に絞ることで誰でも操作が可能
  • HITACHI…操作性が高く、便利な機能が豊富なので使いやすい
  • OKI…防犯カメラと連携可能な通報システムなど豊富な機能

※メーカー名をクリックすると、各メーカーの詳細解説記事に移動します。
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ビジネスホン業者の選び方:7つの比較ポイント

信頼できる業者を選ぶことが大切

選び方をしっかりと抑えて、信頼できる業者に依頼しよう!

ここまで、ビジネスホンの業者を選ぶ前に決めておきたい機器の選び方を解説しました。
ある程度の条件が固まったら、次はいよいよ業者選びです。

ここからは、ビジネスホン業者の選び方において外せないポイントを解説します。

ビジネスホン業者の比較ポイント
  1. どの導入方法に対応しているか
  2. 問い合わせに対する対応スピード
  3. 現地調査や打ち合わせをしてもらえるか
  4. 見積りの金額は相場とかけ離れていないか
  5. 見積り書の内訳は明瞭か
  6. 「工事担当者」の資格保持者は在籍しているか
  7. アフターフォローの内容は十分か

ポイント①どの導入方法に対応しているか

「ビジネスホンの選び方」で解説したように、ビジネスホンの導入・入れ替え方法には、購入・リース・レンタルという3つの選択肢があります。
すべての業者が3つの導入方法に対応しているわけではなく、業者により対応している導入方法は異なります。
決定した導入方法に対応している業者かどうかを確認しましょう。

ポイント②問い合わせに対する対応スピード

ビジネスホンの導入を急いでいたり、ビジネスホンが故障すると業務に大きな支障が出てしまうオフィスの場合は、対応スピードが素早い業者を選びたいですよね。
業者にはじめに問い合わせた際、どれくらいのスピードで対応してくれたかという点をチェックして、業者を比較しましょう。

問い合わせてもその後の反応に数日かかったり、連絡がない場合は機器の導入や修理に対するレスポンスも遅い可能性があります。
逆に、問い合わせをしてすぐに対応してくれた業者は、契約後も素早く対応してくれることでしょう。

ポイント③現地調査や打ち合わせをしてもらえるか

信頼のおけるビジネスホン業者に依頼しよう

信頼のおける業者と、しっかりと工事の打ち合わせをしましょう

ビジネスホンの設置工事前に、設置場所を下見して打ち合わせをしてくれる業者かどうかという点も確認しておきたいポイントです。
下見をせずに設置工事を行った場合、当日になって追加で必要な作業や器具・部品があると判明したり追加費用が発生するといったトラブルが起こる可能性があります。

一方、事前にしっかりと話し合って必要なものやレイアウトを決めておけば、正確な見積りが出してもらえます。
さらに、従業員の動線や設置物を避けた配線ができるため、後々トラブルが起こるリスクも減らせます。

ポイント④見積もりの金額は相場とかけ離れていないか

ビジネスホン業者を比較する際には、見積もりの金額の安さを重視される事業者様が多いことでしょう。
しかし相場よりも高い場合はもちろん安すぎる場合も注意が必要です。
機器自体が粗悪品ですぐに故障してしまったり、後になって追加費用を請求される可能性があります。

もちろんメーカーの正規代理店であったり、機器の設置まですべて自社スタッフで行っているなどの理由でリーズナブルな料金設定をしている業者もあります。
明確な理由がなく、見積もり金額が相場とかけ離れている業者ではないかという点を確認しましょう。

ビジネスホン導入費用の相場は、下記の記事で詳しく解説しています。

ポイント⑤見積もり書の内訳は明瞭か

見積もりを比較する際は、合計金額だけではなく見積もり書の内訳が明瞭かどうかも確認するようにしましょう。
なぜなら、ざっくりとした見積もりを出す業者は後から頻繁に追加料金を請求する傾向があるからです。

機器本体にかかる料金はもちろん、設置工事や保守サービスにかかる費用についても詳しく記載された見積もり書を出してくれる業者を選びましょう。

ポイント⑥『工事担当者』の資格保持者は在籍しているか

ビジネスホン業者を選ぶ際には工事担当者の取得保持者が在籍している業者かどうかを確認しておくことも重要です。

ビジネスホンの設置工事には、『工事担当者』という国家資格の取得が必須であると、電気通信事業法で定められているのです。
資格保持者が在籍しない業者に設置を依頼した場合、資格保持者のいる下請け業者が工事に対応することになります。
対応する業者が間に増えることで、やり取りに時間がかかったり意思疎通が難しくなるというデメリットが考えられます。

そのため、工事担当者が在籍しており、自社で機器の提供から設置まで行っている業者への依頼をおすすめします。

ポイント⑦アフターフォローの内容は十分か

ビジネスホンは基本的に長期間使い続ける機器であるため、故障してしまうことも十分にあり得ます。
しっかり契約内容を読み込んで、アフターフォローが充実している業者かどうか確認しておきましょう。

業者によって提供しているアフターフォローの内容が異なることはもちろん、アフターフォローの内容によって追加料金が発生する業者もあります。

ビジネスホン業者の選び方の最重要ポイントとは?

ビジネスホン業者の選び方で最も重要な点は、複数の業者に問い合わせることです。

もし、最初に問い合わせたビジネスホン業者がいいと思ったとしても、1社だけでは本当に見積もりが安いのかサービスがしっかりしているのか比較ができません。
手間がかかってしまいますが、よりよい業者を見つけるためにも、ぜひ複数の業者に問い合わせてサービスや見積もりなどを詳しく聞きましょう。

複数の業者に相見積もりをとっていると伝えても大丈夫?

相見積もりをとっていると業者に伝えることで、より良い条件を引き出せる可能性が高くなるというメリットがあります。

業者間で価格競争をおこさせることで、当初の見積もり時よりも安い価格や充実したサービスの内容を提示してもらえる場合もよくあるため、相見積もりをとっていることは遠慮せず業者に伝えることをおすすめします。

失敗しないビジネスホン業者の選び方は、条件を決めて複数業者を比較すること

以上、ビジネスホンの機器と業者の選び方について解説してきました。

ビジネスホン業者の選び方の最重要ポイントは、複数業者を比較することです。
業者によって、初期費用やランニングコスト、トラブルが起こった際の対応などが異なるため、本格的に依頼する前に対応の早さや見積り金額を複数の業者と比較してよりよい業者をみつけましょう。

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この記事を書いた人

編集部員 河田

編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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