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企業が家庭用電話機ではなくビジネスホンを選ぶ理由とそれぞれの違い

公開日:2019.08.13 最終更新日:2021.06.22

本記事では、家庭用電話機とビジネスホンの違いを比較しつつ、なぜ企業にビジネスホンが選ばれるのかを解説します。
ビジネスホンか家庭用電話機かで悩んでいる事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスホンと家庭用電話機の違い

主装置とビジネスホンの仕組み

ビジネスホンは主装置により独自の機能が使えるようになります画像クリックで拡大表示

ビジネスホンと一般電話機の根本的な違いは、主装置があるかどうかという点です。
主装置とは、複数の電話機の内線・外線の回線を接続し端末の制御をする装置のことで、主装置と電話機本体セットではじめてビジネスホンが使える状態になります。

主装置によって、同一番号による同時通話や内線連絡といったビジネスホン特有の機能が使用可能になります。
また設置する主装置の種類によって、同時通話可能な回線の数や、設置する電話機の台数の上限が決まるという仕組みです。

一方で、家庭用電話機電話機は主装置がないため格安でかつ導入しやすいというメリットがありますが、電話機1台につき1つの回線でしか通話ができないという特徴があります。

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なぜ企業が家庭用電話機よりビジネスホンを選ぶのか

企業が家庭用電話機よりビジネスホンを選ぶ大きな理由としては、複数人でビジネスを行う場合に向いているからです。

基本的に家庭用電話機は、親機(置型電話機)が1台と子機としてコードレス電話機が最大4台程度の接続が可能となります。
そのため、原則5人以上で使用する場合はもう1台電話機を増やす必要があります。
また、外線が1回線しかないため2人以上の同時通話ができず、大人数での使用には向いていません。

社員が1~5人ほどの小規模な事務所であれば家庭用電話機で十分ですが、後になって社員が増えると対応できなくなることもあります。
これらの理由から、企業は社員が増えることを想定してあらかじめビジネスホンを導入するケースが多いというわけです。

家庭用電話機をオフィスで使う場合の注意点

小規模な事務所のため家庭用電話機で十分だという場合にも、いくつか注意が必要です。
まず、社内で内線をしないことを前提としなければいけません。

家庭用電話機には内線機能がないため、基本的に外線を他人に取り次ぐ場合は口頭で呼びかけるか携帯電話などの他の端末を併用する必要があります。
また、原則1人が通話中であればその間電話機は使えないため、電話が多くかかってこない状況での使用が望ましいです。

コードレスの子機を使う場合には、障害物や電波の範囲などにより通話がつながらない場合もあります。
家庭用電話機をオフィスで使う場合は、電話をあまり使わない状況で小規模かつ限られた範囲での使用に限りましょう。

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家庭用電話機にはないビジネスホンの主な機能

ビジネスホンと家庭電話の大きな違いは機能にあります

ビジネスホンと家庭電話の大きな違いは機能にあります

ビジネスホンは家庭用電話機と違い、業務を効率化させるための便利な機能が多数搭載されていることが大きな特徴です。
機種によって機能の数や種類は違いますが、「同時着信の対応」「内線通話」「保留共有」の3つは最低限の機能としてどの機種にも共通しています。

ここからは、家庭用電話にはないビジネスホン特有の機能について解説します。
なお、ビジネスホンの選び方については、こちらのビジネスホン機種や業者の選び方を参考にしてみてください。

ビジネスホンの機能①同時着信機能

ビジネスホンは家庭電話と違い、同時通話が可能

ビジネスホンは主装置で対応している数だけ、同時に通話ができます画像クリックで拡大表示

ビジネスホンは、家庭用電話と違い1つの電話番号で複数の電話を受けることができます。

ビジネスホンは、1台が通話中であっても主装置で対応している外線の数だけ他の電話機で電話を受けることができます。
そのため、担当者が出られなくても別の従業員が電話をとって要件を聞くことも可能です。

しかし家庭用電話機の場合、1人が電話に出るとすべての電話機が「通話中」扱いになってしまいます。
電話をかけた側は要件を伝えることすらもできず、何度かけても話し中であった場合はストレスを感じてしまうことでしょう。

1日に何度も電話のやり取りを行うオフィスであれば、社外との良好な関係を築くためにも同時着信は必須の機能といえます。

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ビジネスホンの機能②内線通話機能

ビジネスホンの内線機能は、従業員同士が離れている場合に便利

短い内線番号を入力するだけで社内通話が可能に画像クリックで拡大表示

ビジネスホンは家庭用電話機と違い、内線を使うことができるため、3桁ほどの内線番号を入力するだけで社内の電話機同士をつなぐことができます。

家庭用電話機は内線機能はないため、話したい相手のところに行って直接話しかける必要があります。
しかし、離れた席であれば歩いて行くのは非効率的ですし、本人が忙しく対応できない場合も考えられます。

携帯電話などを活用することで内線通話と近い仕組みは作れますが、外線通話となるためと社員と通話をするたびに通話料金がかかってしまいます。
ビジネスホンの内線機能はスムーズに業務連絡ができるというメリットがあるため、長期的な目で見るとお得であるといえるでしょう。

ビジネスホンの機能③保留の共有機能

保留機能と内線の組み合わせで効率が劇的に向上

ボタン1つで保留された電話に対応できます画像クリックで拡大表示

ビジネスホンの便利な機能として、保留している外線通話を他の電話機同士で共有できるというものがあります。

外線を受け取った際に別の担当者に引き継ぎたい場合には、通話を保留にして担当者に通話を引き継ぐことになります。
その際、家庭用電話機を使っていると、担当者を呼んで自分の電話のある場所まで歩いて来てもらうか子機を手渡す必要があります。
引継ぎまでに時間がかかるとその分相手を待たせてしまうので、印象も悪くなり業務効率も落ちてしまうでしょう。

ビジネスホンであれば保留共有機能により、担当者が動くことなく任意の電話機でそのまま出ることができます。
保留中に内線で通話することも可能なため、席が離れた担当者に内線で保留の件を伝えるだけで簡単に引き継ぎが行えるというメリットがあります。
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ビジネスホンのメーカーごとの特徴

ビジネスホンメーカーは国内でも多く存在し、さまざまな機種がリリースされています。
以下に、国内で特に人気のメーカー8社とそれぞれの特徴をまとめました。

ビジネスホンの人気メーカーごとの特徴
  • NTT…大手ならではの安定感。接続台数が多くラインナップも豊富
  • saxa…コンパクトなデザインと高い機動性でレイアウト変更にも簡単に対応
  • NEC…操作性が高く増設も簡単。長期的な利用におすすめ
  • HITACHI…各種システムやスマホとの連携で便利に活用できる
  • IWATSU…コードレスホンの扱いが多く、幅広い業種で活用可能
  • Panasonic…高い音質と操作性でストレスなく扱える
  • NAKAYO…オフィス以外にも各業種に特化したラインナップ
  • OKI…人感センサー搭載の電話機で万全のセキュリティ対策

上記のメーカーには異なった特色があり、目的や使用状況にあわせて選ぶ必要があります。
さらに詳しいビジネスホンメーカーの特徴はビジネスホンの人気メーカー8選の記事で解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。

営業マンにおすすめのビジネスホン

電話の多い営業マンに特におすすめしたいビジネスホンは、NAKAYOの「NYC-2S」です。

「NYC-2S」は、外線の転送先を14箇所まで登録でき、発信者ごとに転送先の指定ができます。
そのため、営業担当者が多いオフィスでも混乱なく利用でき業務をスムーズにするでしょう。

また、要件などをメモ登録できるディスプレイメモ機能も搭載しています。
着信時には電話番号と共にディスプレイにメモが表示されるため、別の担当者が受電してもやり取りの引継ぎをスムーズに行うことができます。

「NYC-2S」詳細な特徴を知りたい場合は、以下の記事をご参照ください。

コールセンターにおすすめのビジネスホン

コールセンターは要件ごとに通話内容を記録する必要があるため、saxaの「PLATIAⅡシリーズ」がおすすめです。

「PLATIAⅡシリーズ」は接続可能な内線数と外線数の規模ごとに3種類のラインナップがあり、通話内容を記録しPC上で簡単にデータ管理や検索ができます。
最もリーズナブルなモデルでも最大26chの外線接続と内線を16台まで収容できるという特徴をもちます。

また、最大2,000時間まで録音が可能であり、「さかのぼり録音機能」により途中からの録音にも会話の初めにさかのぼって録音できます。

「PLATIAⅡ シリーズ」の具体的な特徴や機能のまとめについては、以下の記事をご確認ください。

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ビジネスホンは家庭用電話機と違い同時通話や保留などができるため企業に採用されやすい

以上、ビジネスホンと家庭用電話機の違いと企業に選ばれやすい理由について紹介してきました。

ビジネスホンは、複数人での業務を円滑に進めるために必要な多数の機能を搭載しています。
家庭用電話機では基本1つの外線しか接続できないため、電話が多い場合や社員が増える予定がある際にはビジネスホンの採用をおすすめします!

「ビジネスホンがいいのは分かったけど、どの機種が自社に最適なのか判断できない」
そうお困りの事業者様は、EMEAO!までお問合せください。
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この記事を書いた人

編集部員 河田

編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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