2019.08.13

ビジネスホンと一般電話の違いとは?ビジネスホン特有の機能を紹介

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編集部員 河田

編集部員の河田です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集・執筆とお客様へのインタビューを担当させていただいています。日々、コツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

※この記事は2020年6月19日に更新されました。

ビジネスホンではなく、家庭で使う一般電話を業務に利用しているオフィスや店舗もあります。

「うちは少人数だからビジネスホンを入れなくてもいい」
「そもそもビジネスホンと一般的電話の違いがわからない」
このようにお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、そんな疑問を解消するべくビジネスホンと一般電話機の違いを解説します。
ビジネスホンの必要性に疑問を持っている事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスホンと一般電話機の違いは主装置の有無にある

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主装置とビジネスホンの仕組み

主装置によって、ビジネスホン独自の機能が使えるようになります

ビジネスホンと一般電話機の根本的な違いは、主装置があるかどうかという点です。
主装置とは、複数の電話機の内線・外線の回線を接続し端末の制御をする装置のこと。
電話機本体と主装置のセットではじめてビジネスホンが使える状態になります。

主装置によって、同一番号による同時通話や内線連絡といったビジネスホン特有の機能が使用可能になります。
また設置する主装置の種類によって、同時通話可能な回線の数や、設置する電話機の台数の上限が決まるという仕組みです。

一方で、一般電話機には主装置がありません。
設置する機器が少ないので手間がかかりませんが、電話機1台につきひとつの回線でしか通話ができません。

ビジネスホンと一般電話機との機能の違い・メリット

ビジネスホンと家庭電話の大きな違いは機能にあります

ビジネスホンと家庭電話の大きな違いは機能にあります

ビジネスホンは一般電話機と違い、業務を効率化させるための便利な機能が多数搭載されていることが大きな特徴です。
機種によって機能の数や種類は違いますが、「同時着信の対応」「内線通話」「保留転送」の3つは最低限の機能としてどの機種にも共通しています。

ここからは、一般電話にはないビジネスホン特有の機能と、機能によって得られるメリットをご紹介します。

ビジネスホンの機能①同時着信に対応しているので、「通話中」で待たせることが少ない

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ビジネスホンは家庭電話と違い、同時通話が可能

ビジネスホンは主装置で対応している数だけ、同時に通話ができます

ビジネスホンは、一般電話と違い1つの電話番号で複数の電話を受けることができます。

1人が電話している最中に新しい着信があり、別の社員が電話に出るのは、会社では珍しいことではありませんよね。
もし社内に設置されている電話機が主装置のない一般電話ならば、1人が電話に出るとすべての電話機が「通話中」扱いになってしまいます。
電話をかけた側は要件を伝えることすらもできず、何度かけても話し中であった場合はストレスを感じてしまうことでしょう。

しかしビジネスホンであれば一般電話と違い、1台が通話中であっても主装置で対応している外線の数だけ他の電話機で電話を受けることができます。
そのため、たとえ担当者が出られなくても別の従業員が電話をとって要件を聞くことも可能。
1日に何度も電話のやり取りを行うオフィスであれば、社外との良好な関係を築くためにも必須の機能といえます。

ビジネスホンの機能②内線通話でスムーズに社内で連絡ができる

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ビジネスホンの内線機能は、従業員同士が離れている場合に便利

短い内線番号を入力するだけで社内通話が可能に

ビジネスホンは一般電話と違い、内線を使うことができるため、3桁ほどの内線番号を入力するだけで社内の電話機同士をつなぐことができます。

一般電話機の場合は内線機能はないため、連絡したい相手の机まで歩いて行って直接話しかける必要があります。
しかし、離れた席であれば歩いて行くのは非効率的ですし、本人が忙しく対応できない場合も考えられます。

もし一般電話で同じような仕組みを作りたい場合、一人ひとり個別の電話番号を取得して電話帳に登録することで近い使い方はできますが、外線での通話となるため通話料金がかかってしまいます。

ビジネスホンの内線機能は、スムーズに業務連絡ができるというメリットがあります。

ビジネスホンの機能③保留の転送で通話の引き継ぎがすぐに行える

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保留機能と内線の組み合わせで効率が劇的に向上

ボタン1つで保留された電話に対応できます

外線がかかってきて別の従業員が電話に出たとき、その場で解決できる要件でなければ、いったん通話を保留にして担当者に通話を引き継ぐことになります。

一般電話を使っている場合は、担当者を呼んで自分の電話のある場所まで歩いて来てもらうか、子機を手渡す必要があります。
いずれにしても担当者を探す手間がありますし、同じ時間だけ電話先のお客様を待たせてしまうことになりますよね。

ビジネスホンであれば一般電話と違い、保留している通話も電話機同士で共有できるため、電話機の場所へ来てもらったり電話機を手渡す必要がありません。
保留中に内線で通話することも可能なため、席が離れた担当者に内線で保留の件を伝えるだけで簡単に引き継ぎが行えます。

ビジネスホンの機種によっては搭載されている機能

ここまで紹介した3つの機能は、ビジネスホンの一般的な機能です。
最新機能を搭載した機種であれば、上記の基本機能にくわえて、以下のような機能を有するものもあります。

ビジネスホンの最新機能

  • 通話モニター機能
  • 携帯電話との連携機能
  • 音声ガイダンスの設定
  • 音声会議機能
  • 緊急地震速報との連携
  • 不審者を音で威嚇するセキュリティ機能

たとえば、「通話モニタリング機能」は従業員と顧客との外線通話を上司など社内の人間がリアルタイムで聴くことのできる機能です。
コールセンターなど、電話応対がメインの業種での新人研修に向いています。

また、営業など外出の多い従業員のいる職場でもビジネスホンは有効活用ができます。
スマホとの連携機能によって、職場のビジネスホンに登録した電話帳をスマホから確認し、スマホを使って職場の電話番号から取引先に連絡を入れることも可能です。

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ビジネスホンのメーカーごとの違いは?

ビジネスホンはNTT以外にもさまざまなメーカーが機器を扱っています。
国内で人気のメーカーはこちらの8社です。

ビジネスホンの人気メーカーごとの特徴

  • NTT…大手ならではの安定感。接続台数が多くラインナップも豊富
  • saxa…コンパクトなデザインと高い機動性でレイアウト変更にも簡単に対応
  • NEC…操作性が高く増設も簡単。長期的な利用におすすめ
  • HITACHI…各種システムやスマホとの連携で便利に活用できる
  • IWATSU…コードレスホンの扱いが多く、幅広い業種で活用可能
  • Panasonic…高い音質と操作性でストレスなく扱える
  • NAKAYO…オフィス以外にも各業種に特化したラインナップ
  • OKI…人感センサー搭載の電話機で万全のセキュリティ対策

どれも人気のあるメーカーですが、それぞれに異なった特色があります。
各ビジネスホンメーカーの特徴はビジネスホンの人気メーカー8選の記事で詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。

ビジネスホンと一般電話の違いは、同時通話や内線など業務を効率化する機能が豊富にある点

今回はビジネスホンと一般電話機の違いについて紹介してきました。

ビジネスホンは、業務を円滑に進めるために必要な多数の機能を搭載しています。
同時着信、内線通話、保留転送といった機能が使えないと、業務に大きな支障が出るというオフィスが多いのではないでしょうか?

会社に電話機を設置する際には、ビジネスホンを選ぶことをおすすめします!

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