オフィスの電話機にビジネスホンの利用をおすすめする3つの理由

本記事では、オフィスの電話機には、家庭用電話機ではなくビジネスホンをおすすめする3つの理由を解説します。
ビジネスホンと家庭用電話機どちらをオフィスに導入するかで悩んでいる事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスホンと家庭用電話機の違い

ビジネスホンは主装置により独自の機能が使えるようになります画像クリックで拡大表示

ビジネスホンと一般電話機の根本的な違いは、主装置があるかどうかという点です。

主装置とは、複数の電話機の内線・外線の回線を接続し端末の制御をする装置のことで、主装置と電話機本体セットではじめてビジネスホンが使える状態になります。
また設置する主装置の種類によって、同時通話可能な回線の数や、設置する電話機の台数の上限が決まるという仕組みです。

一方、家庭用電話機電話機は主装置がないため、格安でかつ導入しやすく工事も簡単であるという特徴があります。
ただし、電話機1台につき1つの回線でしか通話ができないため、同時に複数台の電話機で外線をつなげることはできません。
また、子機を含んでも1台の親機に対する最大接続台数が限られます。

オフィスの電話機にビジネスホンをおすすめする理由

ビジネスホンはオフィスでの業務に対応できるよう、さまざまな機能が搭載されています。
ここからは具体的に、オフィスに設置する電話機にビジネスホンを使ったほうがいい理由を3点紹介します。

理由①複数人で電話を使う場合に便利

ビジネスホンは主装置で対応している数だけ同時に通話ができます画像クリックで拡大表示

企業がオフィスに電話機を設置する際、ビジネスホンを選ぶ大きな理由としては複数人で電話を使う場合に向いている点が挙げられます。

ビジネスホンには「同時着信機能」が搭載されており、1つの電話番号で複数の電話を受けることができます。
そのため、1台が通話中であっても主装置で対応している外線の数だけ、他の電話機での応対が可能となります。

ビジネスホンの最大接続数は8～32台以上と機種により幅広く、大人数で利用する場合にも対応できます。

一方、家庭用電話機は基本的に電話機1台につき外線を1本しか接続できないため、1台が通話中であれば他の子機も電話が使えません。
子機を複数台接続しても結局1度に電話ができるのは1台だけのため、電話をかけた側としては何度電話をかけても通話中であり要件すら伝えられないということも考えられます。

1日に多くの電話のやり取りを行うオフィスであれば、社外との良好な関係を築くためにもビジネスホンの同時着信は必須の機能といえます。

理由②電話機同士で内線通話ができる

短い内線番号を入力するだけで社内通話が可能に画像クリックで拡大表示

家庭用電話機にはないビジネスホンの機能として、内線通話機能が挙げられます。
内線通話機能は3桁ほどの内線番号を入力するだけで、社内にある任意の電話機同士をつなぐことができます。

この仕組みは家庭用電話機の親機と子機でも利用できますが、電波の届く範囲でしか使えないというデメリットがあります。
ビジネスホンは、主装置を介することで離れたフロアの電話機にも内線通話をかけられるため、オフィス内での利用に向いているといえるでしょう。

また、オフィスが大規模になった際にも中間にアンテナを設置することで、接続できる範囲を広げられることもビジネスホンの利点です。

理由③外線の受け渡しがしやすい

ボタン1つで保留された電話に対応できます画像クリックで拡大表示

ビジネスホンには、外部から電話がかかってきた際にスムーズに担当者に引き継ぐことができる保留の共有機能が搭載されています。

保留の共有機能は、主装置を介して保留している外線を任意の電話機に転送する機能です。
そのため担当者は、どの電話機からでも外線を取ることが可能となります。
また、外線の保留と内線機能は同時に使えるため、デスクを動かず担当者の電話機に内線で保留に出るよう伝えるだけで済みます。

対して家庭用電話機の場合、外線を他人に取り次ぐときは口頭で呼びかけるか携帯電話などの他の端末を併用する必要があります。
引継ぎまでにどうしても時間がかかってしまうので、オフィスには不向きといえるでしょう。

ビジネスホンメーカー8社の特徴

ビジネスホンメーカーは国内でも多く存在し、さまざまな機種がリリースされています。
以下に、国内で特に人気のメーカー8社とそれぞれの特徴をまとめました。

上記のメーカーには異なった特色があり、目的や使用状況にあわせてメーカーや機種を選ぶ必要があります。
さらに詳しいビジネスホンメーカーの特徴はビジネスホンの人気メーカー8選の記事で解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。

ビジネスホンのおすすめ機種

ビジネスホンの機種は、企業規模や業種・目的によって最適なものを選ぶ必要があります。
ここでは、営業マンにおすすめのビジネスホンと、コールセンターでの活用におすすめのビジネスホンをご紹介します。

営業マンにおすすめのビジネスホン

電話の多い営業マンに特におすすめしたいビジネスホンは、NAKAYOの「NYC-2S」です。

「NYC-2S」は、外線の転送先を14箇所まで登録でき、発信者ごとに転送先の指定ができます。
そのため、営業担当者が多いオフィスでも混乱なく利用でき業務をスムーズにするでしょう。

また、要件などをメモ登録できるディスプレイメモ機能も搭載しています。
着信時には電話番号と共にディスプレイにメモが表示されるため、別の担当者が受電してもやり取りの引継ぎをスムーズに行うことができます。

「NYC-2S」詳細な特徴を知りたい場合は、以下の記事をご参照ください。

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コールセンターにおすすめのビジネスホン

コールセンターは要件ごとに通話内容を記録する必要があるため、saxaの「PLATIAⅡシリーズ」がおすすめです。

「PLATIAⅡシリーズ」は接続可能な内線数と外線数の規模ごとに3種類のラインナップがあり、通話内容を記録しPC上で簡単にデータ管理や検索ができます。
最もリーズナブルなモデルでも最大26chの外線接続と内線を16台まで収容できるという特徴をもちます。

また、最大2,000時間まで録音が可能であり、「さかのぼり録音機能」により途中からの録音にも会話の初めにさかのぼって録音できます。

「PLATIAⅡ シリーズ」の具体的な特徴や機能のまとめについては、以下の記事をご確認ください。

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ビジネスホンはオフィスでの業務を効率化させる機能をもった電話機

以上、オフィスの電話機にビジネスホンを選んだほうがいい理由について紹介してきました。

ビジネスホンは、複数人での業務を円滑に進めるために必要な多数の機能を搭載しています。
家庭用電話機では基本1つの外線しか接続できないため、電話が多い場合や社員が増える予定がある際にはビジネスホンの利用をおすすめします！

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