ビジネスホンを導入する際に起こりうる3つのトラブルと回避策を紹介

オフィスの移転や新設に伴って「新しくビジネスホンを導入したい！」とお考えの方もいらっしゃると思います。

しかし、ビジネスホンの導入時にはトラブルが多く、せっかく導入したのに使用できない場合や、余計な費用がかかってしまうリスクがあります。

そこで本記事では、ビジネスホンを導入する際に起こりやすい3つのトラブルとその回避策を紹介していきます。
ビジネスホンの導入を考えている方は、トラブルに備えてぜひ参考にしてみてください。

ビジネスホンを導入する際に起こりやすいトラブルと回避策

ここからは、ビジネスホンを導入する際に起こりやすいトラブルと回避策を3つ紹介していきます。
なお、ビジネスホンの仕組みを知っておくことで、トラブルの回避もできるでしょう。

トラブル① ビジネスホンを同時に利用できない！

ビジネスホンの利用には、同じ機種の専用電話機と主装置と呼ばれる機器が必要となります。

ビジネスホンのメリットの一つに、便利な機能に加えて複数人が同時に通話できることがありますが、主装置はそれを可能にする役割を果たしています。
主装置は機種によって接続できる電話機の台数が異なったり、使用できる電話回線も限定されます。

そのため、実際に同時利用される電話機の数よりも接続できる数が少ない機種を選んだ場合、何台かが使用できないトラブルが起きる可能性があります。
このようなトラブルを回避するためには、1回線につき同時利用したい機器が何台必要かを明確にした上で、機種選びをする必要があります。

トラブル② 複数の電話機で外線に同時につなげない！

ビジネスホンを導入する際必ず考えなければいけないのが、利用する電話回線です。

電話回線は外部に通話を通じる回線のことで、それぞれに同時に外線が利用できるチャンネル数が設定されています。

もしアナログ回線を利用した場合は1チャンネルしかないため、複数の電話機を接続したとしても、外線が使える電話は1台だけになってしまうトラブルが発生します。
トラブルを回避するためにも、同時に複数の外線を使う場合は複数チャンネルが使える回線を選択する必要があります。

ビジネスホンが利用できる回線とチャンネル数は主に以下の4種類があります。

1回線につき2チャンネル以上使える回線を「デジタル回線」といい、ビジネスホンの多くはデジタル回線を利用します。

トラブル③工事中のトラブルで利用開始が遅れる！

ビジネスホンの導入には回線工事が必要になります。
回線工事にはかなりの時間を要するため、早めに手続きしないと利用開始予定に間に合わないトラブルが発生することがあります。

また、工事前に主装置の設置場所を業者に下見してもらうことも可能です。
あらかじめレイアウトを決めておくことで、配線スペースの確保や周囲の設置物を避けることができます。

もし主装置を適当に設置してしまうと、後々スタッフがつまづいて配線を切ってしまったり、火災などのトラブルの原因になってしまいます。

工事のあとにトラブルが発生すると、修理に別料金が発生することがあります。
工事当日はできるだけ立ち会って正常に動くかの確認をし、トラブルがあるときはその場で業者に対処してもらいましょう。

ビジネスホンの導入方法を間違ったことで発生する可能性のあるトラブル

ビジネスホンの導入にはいくつか種類があります。

主な導入方法は購入やリース、レンタルがあげられますが、それぞれにかかってくる費用は大きく変わってきます。

たとえばリースはランニングコストがない分、新品購入するよりも総額が割高になります。

予算を見て自社に合った導入方法を選択しないと、結果的に損をするトラブルが発生します。
このようなトラブルを回避するためにも、予算を確認して自社に合った導入方法を選んでください。

自社にあった機種選択と導入方法でトラブルを回避しましょう

いかがでしたでしょうか？この記事を読んでいただくことで、ビジネスホンを導入する際のトラブルとリスクがご理解いただけたと思います。

導入した後に使用できない、増設できないなどのトラブルは新たに手間と費用がかかってしまいます。
最初に導入する際に、業務内容にあった導入方法や機種選びをすることで、トラブルを回避することができます。

ビジネスホン導入に対してトラブルの不安を持っている方は、本記事をぜひ参考にしてみてください。

ビジネスホンを導入する際は、ぜひコンシェルジュまでご相談ください。
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