自動音声応答システムとは？概要と導入する3つのメリットを紹介

電話対応業務を効率化するために、自動音声応答システムを活用したいと思われる事業者様は多いのではないでしょうか？
しかし、自動音声応答システムでは具体的にどのようなことができるのか、設定が面倒そうでデメリットが多いのではないかと考えられる方もいらっしゃるとおもいます。

そこでこの記事では、自動音声応答システムの概要と導入するメリットを3つ紹介します。
電話対応業務の効率化を目指す事業者様は、ぜひご一読ください。

自動音声応答システムとは？

自動音声応答システムとは、受電時に自動でお客様からのお問い合わせを振り分けるシステムです。
自動音声応答システムとも呼ばれ、主にコールセンターや総合案内窓口などで活用されています。

仕組みとしては、受電時にお客様のご希望の要件に合わせた番号を押すよう自動音声を流し、あらかじめ設定した番号と連動した電話番号に転送します。
問い合わせ案件に合った担当部署に直接つながるため、電話のたらい回しが軽減され業務の効率化につながります。

従来では電話の数字ボタンを押して要件にあった部署まで導くシステムが主流でしたが、近年ではAIが音声だけで担当部署まで誘導するシステムも出てきました。

なお、こちらの自動音声応答ができるビジネスホンの特徴もあわせてご確認ください。

自動音声応答システムを導入する3つのメリット

ここまでで自動音声応答システムがどのようなものか、おわかりいただけたと思います。
つづいて、自動音声応答システムを導入する3つのメリットについて解説していきます。

メリット①業務効率化につながる

自動音声応答システムを導入することで、業務効率化の向上を見込めるというメリットがあります。

自動音声応答システムが、自動でお客様の要件を振り分けたうえで担当部署に転送を行うため、つながった部署で対応できないといったトラブルが、発生しにくくなります。
お問い合わせの内容をあらかじめカテゴライズすることで、専門知識を持った担当者が迅速な対応をすることが可能です。

お客様の要望を聞くという手間が省けるため、業務の効率化に大きく役立つでしょう。

メリット②お客様の不満を軽減できる

自動音声応答システムを導入することで、お客様がたらい回しになることを防げます。

大抵のお客様は迅速な問題解決を望んでいるため、すぐに対応してほしいと考えて問い合わせをします。
そんな時に、つながった部署で対応できないといわれていくつも部署に転送のたらい回しをされては、当然印象が悪くなってしまいますよね。

そこで自動音声応答システムを導入することにより、お客様自身で要件に合った担当部署に直接問い合わせすることができるため、長時間待たされたりたらい回しにされる不満が軽減されることでしょう。

メリット③営業時間外でもお客様に対応できる

自動音声応答システムの設定によっては、営業時間外でも自動音声を流して対応することができます。
通常、営業時間外に問い合わせをした場合つながらないことがほとんどでしょう。
しかし自動音声応答システムを活用すれば、自動音声で営業時間を案内することが可能になります。

また、今まで従業員が対応していた時間外の問い合わせを自動音声応答でシステム化することにより、人件費の削減にもつなげられます。

自動音声応答システムはお客様の不満を解消し業務効率につなげることができる

以上、自動音声応答システムの概要と導入するメリットについて解説してきました。

自動音声応答システムは、受電時にお客様の要望に合わせて自動で担当部署に転送するといったシステムです。
このシステムにより、お客様のたらい回しや長時間まかせるといった不満が解消され、対応の手間を減らすことで業務の効率化にもつながります。

また、営業時間外の対応も可能なため、ビジネスチャンスを逃したくない場合にはおすすめのシステムです。

自動音声応答システムは、機能としてビジネスホンにあらかじめ搭載されていることもあります。
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