交通費精算とはどんな経費？概要と精算システムを選ぶポイントを紹介

経費精算業務の中でも特に多い交通費精算。
多くの社員から提出される膨大な領収書の精算を行うために、交通費精算システムの導入を検討している事業者様は多いのではないでしょうか？

しかし、交通費精算システムをどう選べばいいのか悩んでいる方や、そもそも交通費精算ってどんなものなのかよく分かっていない方も、なかにはいらっしゃると思います。

そこで本記事では、交通費精算とはどんな経費なのかの概要と、交通費精算システムを選ぶポイントを紹介します。
交通費精算システムを導入して精算業務を効率化したいとお考えの事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

そもそも交通費精算とはなに？

出張や営業などで交通機関を利用する際、必ず発生するものが交通費です。
交通費精算とは、業務上で発生した交通費を経理担当上に申請し、内容が適正かを調査する業務です。

一般的に交通費は電車賃やバス料金などが該当し、遠方への出張で発生する宿泊代や駐車料金などは旅費と呼ばれます。
企業によっては、交通費と旅費を合わせて旅費交通費として精算するところもあります。

交通費精算システムを選ぶポイント

交通費精算を効率化するためには、交通費精算システムがおすすめです。
交通費精算システムは種類によって搭載されている機能が違っており、自社の運用体制によって最適なシステムを選ぶ必要があります。

以下に、今回紹介する交通費精算システムを選ぶ際の3つのポイントをまとめました。

ポイント①ICカード連携・画像読み取り機能があるか

交通費精算システムには、ICカードの読み取り機能や画像読み取り機能が搭載されていることが多いです。

ICカードの使用履歴を専用端末で読み取ることで、手入力しなくても簡単に必要項目の入力があります。
また、タクシーの領収書のような紙の領収書の交通費精算をする場合、画像読み取り機能によって数値を自動で入力することができます。

交通費の精算業務に、ICカード連携機能や画像読み取り機能を活用することで業務の効率化につながります。
ICカードを活用した交通費精算の方法については、以下の記事をご参照ください。

ポイント②企業の運用体制にあわせてカスタマイズできるか

交通費精算システムを選ぶ際に、社内の運用・管理体制にあわせてカスタマイズができるかという点も確認しておくべきです。
なぜなら、入力項目や精算業務に必要な情報は企業ごとに異なるからです。

交通費精算システムへの記入項目のカスタマイズや調整が可能であれば、記入ミスや不要な情報の入力などの削減につながります。

ポイント③サポートが充実しているか

交通費精算システムを初めて導入する際、操作設定が分からなかったり機能させるためにはどうしたらよいかと悩む場合もあると思います。
そんな時にシステムのサポートセンターがあれば、心強いですよね。

交通費精算システムの提供会社のなかには、基本設定のやり方や運用方法についてサポートを行っているところもあります。
システム運用に不安のある事業者様は、サポートが充実しているかどうかもシステムを選ぶポイントとして確認しておきましょう。

交通費精算とは申請された交通費が適切かを調べる業務

以上、交通費精算の概要についてと、交通費精算システムの選ぶポイントについて紹介してきました。

交通費精算とは、社員から提出された領収書が経費として適正かどうかを調べる業務です。
交通費精算は膨大な作業量を必要とするため、必要な機能を搭載した社内の運用ルールにあう交通費精算システムを導入するほうがよいといえます。

また、操作設定や運用方法についてサポートが充実しているかどうかも、交通費精算システムを選ぶポイントの1つです。

とはいえ、複数の交通費精算システムを自力で比較して、選択することは難しいうえに手間がかかります。
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