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交通費の精算を圧倒的にスマートに!ICカードを使った精算方法とは

公開日:2019.12.19 最終更新日:2020.09.11

商談や打ち合わせなど、業務上の事情で公共交通機関を利用した場合は交通費の精算が必要です。
駅の券売機でICカードの使用歴を印字し、乗車したルートと運賃をExcelなどに入力して提出する、といった方法で交通費を精算している企業が多いのではないでしょうか。

しかし、もっと効率的に交通費を精算できる方法があります。
今回は、従業員による毎月の交通費精算の多い企業の担当者様へ向けて、
ICカードを使ったスマートな交通費の精算方法をご紹介いたします。

ICカードで交通費を精算する方法

交通費の精算は、必要な設備を準備するだけで簡単に進めることができます。
ここからは、実際の精算作業の大まかな流れとメリットを解説します。

ICカードを使用した交通費申請の流れ

交通費精算の簡単な流れは下記内容です。

  1. 交通費精算に対応した端末に自分のアカウントでログインする
  2. ICカードを端末にタッチする
  3. 正常に読み込まれたら、申請したい区間を選択し送信する
  4. 担当者がシステム上で申請を受理する

ICカードで交通費を精算するメリット

ログインして、タッチして、選択するだけ。
ICカードを活用すれば、たったの3ステップで交通費を精算することができます。

従来の精算業務のような、区間と運賃をネットで検索して往復分を計算して入力するといった手間は一切ありません。
また、ICカードの履歴を読み取った画面は他の人に見せる必要はなく、申請に必要な区間のみを選択して送信します。
そのため、プライベートで行った場所の駅名などを不必要に社内の人間に知られる心配もありません。

ICカードを使用した交通費精算に必要なもの

ここからは、ICカードを使用した交通費の精算に必要なものを解説していきます。

経費精算システム

ICカードを使用して交通費を精算するには、会社に経費精算システムが導入されていることが必須です。
まだ導入をしていない場合は、ICカードの連携機能がついたものを購入しましょう。

EMEAO!では、経費精算システム取り扱い業者を多数ご紹介可能です。
経費精算システムの選び方については、こちらの記事をご覧ください。

NFCを搭載したスマートフォンかタブレット端末

タブレットやスマートフォンには、NFCという通信技術が搭載されているものがあります。
交通費精算の際は、このNFCを利用してICカードの情報を端末に同期させます。

端末の運用方法はいくつかあります。
大きく分けると、個人所有の端末でいつでも交通費精算ができるようにするか、会社に据え置きの端末を社員同士で共有する方法にするかといった違いです。

ICカードによる交通費精算の端末運用の例

  • 個人所有の端末にそれぞれ導入する
  • 各社員へ貸与の業務用端末にそれぞれ導入する
  • 社内に精算専用端末を1台置いて全社員で共有する

個人所有の端末を使用する場合、導入費用を削減することができますが、必ずしも全社員がNFC対応の端末を所持しているとは限らないといったリスクがあります。
出張などの多い部署の場合は全員に業務用端末を貸与することで、出張先で簡単に交通費を精算できるため効率的です。
社内に専用端末を1台設置するという方法は、複数人が一気に並んでしまうとなかなか自分の番が回ってこないというリスクが考えられます。
しかし、社内に設置することにより精算端末が日常的に従業員の目に入り、出勤打刻のついでや休憩から戻った際などこまめに精算する文化が根付くことが期待できます。

経費精算システムの中にはICカードの読み取り機能に対応しているアプリをリリースしているものもあります。
端末が用意できたら、必要なアプリをインストールして基本設定を済ませておきましょう。

経費精算システムとNFC搭載の端末で、タッチするだけで交通費が精算できます

今回は、経費精算システムを応用し、ICカードで簡単に交通費を精算する方法をご紹介いたしました。
ICカードを使用せずとも、ほとんどの経費精算システムでは駅名を入力すれば運賃を自動で計算する機能がついています。
しかし、ICカードを連携させることで、入力の手間さえも省略されるほか、乗車歴の提出が必要ないためプライバシーが守られるというメリットもあります。

EMEAO!では、ニーズに合わせた経費精算システムのご提案が可能です。
本記事を参考に、交通費の精算には経費精算システムを活用したICカードの連携をぜひご検討ください。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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