経費精算システムの導入で考えられる失敗は？対策方法とともに紹介

従業員の負担を軽減し、業務の効率化が期待できる経費精算システム。
お金を払って導入するだけに、失敗しないか不安に感じてしまうことは誰しもあるのではないでしょうか。

今回は、経費精算システムの導入の際に考えられる失敗と、対策方法をご紹介します。
自社での導入に不安を感じている企業の担当者の方は、ぜひご一読ください。

失敗例①社内から反対の声が上がってしまう

メリットを感じたために導入したシステムが、社内から受け入れられないという失敗はよく見られるケースです。
下記のポイントを押さえて防ぎましょう。

対策①焦らず時間をかけて同意をとる

アナログ志向が強い方にとって、経費精算システムは操作面での抵抗があると思われます。
同時に、ITツールで大事な経費を管理するということに対する不安感もあるのではないでしょうか。

価値観の相違による失敗を防ぐためには、事前に社内で情報共有をしましょう。
経費精算システムを導入することで誰にどのようなメリットがあるのか、ITツールに苦手意識のある社員でも問題なく操作できるシステムなのかといった点をきちんと説明することで、不安による反発を軽減させられる可能性があります。

対策②アナログの作業と併用し移行期間をもうける

従来の方法を廃止し、新しいことを始める際は誰しも大なり小なり失敗を恐れ不安に感じます。
可能であれば、従来の経費精算業務と経費精算システムを併用し、従業員を慣れさせる期間をもうける方法があります。

しかし、業務効率化のために導入する経費精算システムで、アナログ作業との併用によって従業員がより大変な思いをしてしまっては結局反対の声が上がってしまいます。
この方法を実行する場合は、どの業務は従来通りでどの業務は経費精算システムを利用するのか、いつから完全移行するのかといった点を明確にしましょう。

失敗例②導入したにも関わらず業務効率が上がらない

お金をかけて導入したシステムで費用対効果が得られないというのはよくあるケースです。
そのような失敗にも必ず原因はあるため、下記の方法で対策をしましょう。

対策①社内説明会を実施する

導入からできるだけ早い段階で、全社向けの説明会を実施しましょう。
経費精算システムのサービスによっては、システム提供企業の担当者が講習会を行うオプションがあります。
自社にITツールの知識がある社員がいる場合はその社員が講師となってもよいでしょう。

説明会の段階で不明点や不具合がないかを確認し、その場で解決できることは解決をすることで社員が安心して経費精算システムを利用することができます。

また、今後経費精算システムを利用するうえで不明点があればどうすればよいのかといった点もしっかりと共有をすることが大切です。
社内で対応可能であれば社員の名前と連絡先を明確に、システムのカスタマーサポートであれば窓口の対応可能時間を確認しましょう。

対策②定期的に使用感を社内で確認する

経費精算システムの導入後は定期的に社内で使用感を確認しましょう。
不明点や従来の方法のほうが良かったと思う点があった場合は担当者のフォローが大切です。

失敗例③期待していた機能がなかった

経費精算システムは基本的な機能は共通していることが多いですが、サービスによっては対応していないものもあります。
「この機能を期待していたのに、自社に導入したサービスにはなかった」
といった失敗を防ぐために、事前によく確認をしましょう。

対策①求めている機能を整理し、営業担当に確認する

改めて、自社の課題と、その課題の解決が期待できる経費精算システムの機能を洗い出しましょう。

例えば、経費精算システムには以下のような便利な機能が搭載されているものもあります。

「この機能は必ず欲しい！」
と思うものは、導入を検討しているシステムの営業担当者に確認することで、導入後のミスマッチによる失敗を予防できます。

対策②無料トライアル期間に使用感を把握する

多くの経費精算システムは、1ヵ月程度の無料トライアル期間を設定しています。
>無料トライアル期間にひと通りの機能を把握し、自分が経費精算システムに求めていた機能が揃っているか、このシステムの導入で自社にメリットがあるかを考えましょう。

失敗しないコツは、従業員の不安に寄り添うサポートを心掛けること

今回は、経費精算システムの導入によって考えられる失敗と、失敗を事前に防ぐための方法をご紹介しました。

提案者にとって、魅力的なシステムを早く導入したいという気持ちもありますが、必ずしも従業員の全員がすぐに適応できるとは限らないという点は念頭に置きましょう。

今回紹介したポイントを把握し、経費精算システムのメリットを活用する環境作りにお役立てください。

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