30dc22283a9ede6043ed0608ff625a2b - 経費精算アプリのメリットとデメリットを解説!PC版との違いとは?

経費精算アプリのメリットとデメリットを解説!PC版との違いとは?

公開日:2019.12.10 最終更新日:2020.07.20

経理担当者と申請をする従業員の双方にとって負担となる経費精算業務。
専用のシステムを導入することにより、劇的な業務効率の向上が見込まれます。

昨今では、スマートフォンのアプリで経費精算業務が行えるものもリリースされています。
今回は、経費精算システムの中でもスマートフォンのアプリに焦点を当て、メリットやデメリットについて解説していきます。

自社の業務へ経費精算アプリの導入をお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。

スマホを使用しての経費精算業務について、詳しくは下記の記事もご覧ください。

経費精算アプリのメリット

経費精算アプリには、PC版の経費精算システムを上回るメリットがあります。
ここからは、4つのメリットを解説します。

入力作業の効率化

従来の経費精算システムも、交通費の自動計算機能など業務の効率化のための便利な機能が多数備えられています。
しかし、アプリの場合は「スマートフォンで使用する」ということを前提に、より端末のメリットを生かした機能が多くあります。

例えば、端末で交通系ICカードを読み取って交通費を自動入力する機能や、領収書を撮影し自動で品目を読み取って入力する機能があります。

端末の性能を活用し、煩雑な入力作業を極限までシンプルに省略できるのは経費精算アプリの最大のメリットといえます。

隙間時間での経費申請・承認が可能

経費精算アプリは、大幅に入力業務の時間短縮が期待できます。
さらに、PCのように大きな端末を広げる必要なく、手元のスマートフォンからワンタップで起動することができるため、場所を選ばず経費の申請や承認を行うことができます。

そのため、出退勤時や取引先へ向かう途中の移動時間など、隙間時間に経費精算業務を済ませることができます。

申請・承認のプッシュ通知で見落としが防止できる

経費精算アプリの多くには、プッシュ通知機能が備わっています。
そのため、申請が来た際の通知や申請が承認された旨の通知などが送られます。
また、入力に不備があり差し戻しとなった場合も通知が届くものもあります。

通知機能によって、従来の経費精算業務に見られた
「担当者をなかなかつかまえることができない」「申請・差し戻しが来ていたのを見落としていた」
といった悩みが解消され、スピーディーに業務を進めることが期待できます。

PCとの共有が可能なクラウド型、スマホ一台で完結できるアプリ型

経費精算アプリには大きく分けて2つの種類があります。
アカウントを発行し、PCのブラウザ上のシステムとスマホアプリの両方にログインできるクラウド型。
そして、PC版がなくスマホアプリのみリリースされているタイプの2つです。

クラウド型は、PCからログインした際に大きな画面で見やすい・入力がしやすいといったメリットがあります。
また、入力データのPDF化やCSVファイルとして出力する機能のあるシステムもあります。

アプリのみのタイプは、PCと使い分けることなくスマホ一台でシンプルに完結している点が最大のメリットです。

経費精算アプリのデメリット

大幅な時間の短縮が期待できる経費精算アプリ。
しかし、状況によってはデメリットも考えられます。

容量がスマホを圧迫するおそれがある

経費精算アプリを入れるということは、アプリの大きさだけスマートフォンの容量が圧迫されるということです。
撮影した領収書のデータも同じく容量の圧迫となることが考えられます。

全社員に業務用スマートフォンが貸与されている企業の場合は業務用の端末にアプリをインストールすれば問題ないですが、
個人的に所持している端末を使用する場合、抵抗を感じる従業員がいる可能性があります。
経費精算アプリの容量があるために、自分が個人的に楽しみたいアプリを入れられないといったことが考えられるためです。
また、プライベートと仕事を切り替えて生活したいため、個人で使用する端末に仕事に関係するものを入れること自体に抵抗のある方もいるのではないでしょうか。

業務用端末の貸与のない部署・企業の場合は、従業員のプライベートの端末に業務アプリを入れることへの配慮を考えましょう。

非対応の機種がある可能性

大手メーカーの経費精算アプリの多くはiPhone・Androidに対応しているため、対応機種についてはほとんどの場合は問題ないでしょう。
しかし、中には海外製のマイナーな端末を使用していたり、事情があって古いOSからアップデートをしていない従業員がいることも考えられます。

経費精算アプリに非対応の機種を使用している従業員がいる場合、全社で使用ツールを統一することができないため、逆に手間となってしまいます。

スマホ1台で経費精算が完結できる専用アプリの利用は、社内のスマホ使用状況をよく確認のうえ検討を!

今回は、経費精算アプリのメリットとデメリットをそれぞれ解説しました。

経費精算アプリは、端末が小さくさまざまな機能が備わっているスマートフォンの特性を活かした機能が多く、また場所を選ばず使用することができます。
そのため、PC版の経費精算システムよりも更に効率良く経費精算業務を進めることが可能となります。

従業員のプライベートの端末にインストールする場合は、対応機種や必要なストレージ、従業員の心理的抵抗などに配慮して検討をしましょう。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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