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経費精算システムで扱える勘定科目は?自社に合わせることは可能?

公開日:2019.12.23 最終更新日:2020.09.11

経費精算システム導入の際、気になる点のうちのひとつが
「今までとやり方を大きく変えずに導入することは可能なのか」
という点です。
システムの導入によって、経費精算のルールを根本から変えることになってはかえって手間となってしまいます。

経費精算システム導入の際の具体的な準備については、下記の記事もご参考ください。

経理担当者や役員にとって、特に大切なのは勘定科目です。
本記事では、経費精算システムで扱うことのできる勘定科目について解説していきます。

勘定科目とは

そもそも勘定科目とは、企業運営において発生する費用を分類するための名称のことを指します。
法律などで厳密に決められているわけではなく、ある程度一般的な共通認識があったうえで企業ごとに適した科目名を設定し、運用しています。

経費精算においては、承認した経費を使用目的ごとに勘定科目に分け、帳簿に記録する必要があります。
経営者や役員はこの帳簿を見ることで会社のお金の出入りが把握できるため、勘定科目を正しく分類することは非常に重要です。

経費精算システムではどんなときに勘定科目が必要?

経費精算システムには「自動仕訳」という機能があります。
申請された経費の情報から自動的にふさわしい勘定科目へ分類する機能です。
自動仕訳によって作成されたデータを会計ソフトへ読み込ませることも可能です。

経費精算システムの自動仕訳機能には大きく分けて2種類あります。
1つはスキャンした領収書のデータを読み取って勘定科目を自動判定するものです。
もう1つは、あらかじめ申請時に選択する項目に勘定科目を紐づけることによって、申請と同時に仕訳が行われるというものです。

どちらの機能がついている経費精算システムでも、対応している勘定科目が自社と大きく相違ないかという点は重要です。

経費精算システムで扱える勘定科目とは

経費精算システムでは、基本的な勘定科目が一通り揃っているため、よほど特殊な科目を扱っていない限りは問題なく運用することができます。
もし、会社独自の科目がある場合も心配はありません。
勘定科目の追加や名称変更が簡単に行える商品もリリースされているため、自社に合わせたカスタマイズが可能です。

ここからは、経費精算システムで扱うことのできる勘定科目を個別に紹介していきます。

一般的な勘定科目

経費精算システムで扱うことのできる一般的な勘定科目の一例です。
大きく分けて、従業員が立て替えるものと毎月の企業経営において発生するものがあります。

従業員が立て替える経費の勘定科目の一例

  • 旅費交通費…業務上の移動において発生した交通費
  • 接待交際費…取引先との商談などで発生した飲食費

毎月発生する経費の勘定科目の一例

  • 消耗品費…コピー用紙や筆記用具など、業務で必要な消耗品の購入費
  • 通信費…電話代やインターネット料金、業務用携帯電話の料金など
  • 水道光熱費…事業所で発生する光熱費

会社単位で扱う特殊な勘定科目

経費の中には、会社単位での契約などで発生するものがあります。

特殊な勘定科目の一例

  • 広告宣伝費…会社の広告で発生した費用
  • 外注工費…外部の業者に業務を外注した際の料金
  • 地代家賃…オフィス、倉庫、店舗などの賃料や地代

経費精算システムは基本的な勘定科目が設定されています。自社に合わせて追加・変更も可能

今回は、経費精算システムで扱える勘定科目について解説しました。
本記事で紹介したもの以外にも、経費精算システムには基本的に多くの勘定科目があらかじめ設定されています。
カスタマイズ性の高いシステムを利用すれば、独自の科目を運用している企業でも問題なく経費精算システムを運用することが可能です。

EMEAO!では、カスタマイズ性の充実度や自動仕訳機能の種類など、さまざまな経費精算システムを紹介可能です。

本記事を参考に、自社に適した経費精算システムを比較・検討してみましょう!

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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