不正防止に役立つ経費精算システムの3つの機能を紹介

経理担当者にとって月末に作業が立て込む経費精算業務は負担が大きい仕事です。
「経費の不正利用を警戒しないわけにもいかないが、厳密に確認をとるのは難しい」
というのが現状ではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、経費精算システムの機能を使った不正利用対策です。

今回は、経費精算における不正の事例の解説と、対策に役立つ経費精算システムの機能をご紹介します。
なるべく負担は少なく不正利用の対策を行いたいという経理担当者様は、ぜひご一読ください。

経費精算の不正利用の事例3パターン

不正の起こらない環境を作るためには、不正の仕組みを理解して対策することが必要です。
ここからは、従業員が申請する経費において、非常に起こりやすい不正の事例を3つご紹介します。

不正事例①交通費の水増し申請

誰でも一番考えつきやすく、かつ実行に移しやすい不正が交通費の水増し申請です。
大きく分けて3つの手口があります。

不正事例②領収書の写しを利用した架空の申請

備品の購入や取引先との接待で発行した領収書の写しをとっておいて、まずは正当な手順で一度目の経費申請。
その後、間をおいて写しの日付や金額、品目など一部分を書き換えて再度申請するという悪質な不正の事例もあります。

不正事例③接待費の私的利用

業務と無関係な個人的な食事などの領収書を接待費として申請するという方法です。
不正事例②同様に、領収書の提出を義務付けたうえでもすり抜けて不正が可能となってしまいます。

不正防止に役立つ経費精算システムの3つの機能

経費の不正利用は、特別な知識がなくとも簡単に行うことができることがご理解いただけたでしょうか。
一つひとつを担当者が確認することは難しい不正も、経費精算システムを導入することで劇的に改善することができます。
ここからは、不正対策に効果的な経費精算システムの3つの機能を紹介していきます。

不正対策機能①交通費の自動計算

多くの経費精算システムには、交通費の自動計算機能があります。
従業員が旅費交通費を申請する際、駅名を入力すると自動で最安の区間が反映されるというものです。
定期区間の登録を義務付けることで、入力した経路に定期区間が含まれていた場合は自動で引かれるという機能もあります。

また、最安ではない区間の申請があった場合は理由の記入を義務付けるよう管理者側で設定することも可能です。
この機能を使えば交通費の水増し申請を防止することができます。

不正対策機能②交通系ICカードとの連携

交通費の不正対策に効果的な機能はもう一つあります。
交通系ICカードの履歴を経費精算システムに同期させる機能です。
履歴にある経路のみ申請することができるようになっているため、不正を防ぐことができます。

また、駅名の手入力の工程を省略できるため、申請をする従業員にとってもメリットがあります。

経費精算システムとICカードの連携について、詳細は下記の記事をご覧ください。

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こちらは対応端末が必要で、①交通費の自動計算に比べると対応しているシステムが限られているため準備のハードルがやや高くなります。
しかし、確実に使用した料金分以外申請をすることができないため、より高い効果が見込めます。

不正対策機能③クレジットカードとの連携

交通費以外の不正対策に効果的なのは、クレジットカードとの連携機能です。
法人カードを従業員へ配布し、経費の利用をクレジットカードに限定して経費精算システムと連携させることで、ほとんどの不正を防止することができます。

法人カードと経費精算システムを連携させることで、従業員が使用した経費はシステム上の利用明細に反映されます。
明細を確認して、私的利用と思われる用途はすぐに追及できます。

また、従業員はポケットマネーで立て替える必要がなくなるため、立替→申請→現金精算というフローがなくなります。
そのため、領収書を改ざんして不正に経費を着服することも不可能となります。

法人カードと経費精算システムの連携について、詳細は下記の記事をご覧ください。

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経費精算システムの3つの機能を活用して不正対策をしよう！

今回は、経費精算における不正の事例と具体例な対策方法について解説しました。
1つひとつは数百円程度の不正でも、複数の従業員に何度も繰り返されると会社にとって大きな損失となってしまいます。
経費精算システムの「交通費の自動計算機能」「交通系ICカードとの連携機能」「クレジットカードとの連携機能」を活用して、経費精算に関する不正対策を行っていきましょう！

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