徹底比較！経費精算システムのクラウド型とオンプレミス型の違いは？

経費精算システムを検討する際、「クラウド型」「オンプレミス型」という文言を見たことはありませんか？
この二つは、経費精算システムの仕組みの部分をさす言葉です。
クラウド型とオンプレミス型とは機能について大きな違いはありませんが、費用やカスタマイズ性、また必要な知識などの面で大きく違いがあります。

今回は、自社へ経費精算システムの導入を検討中の企業の担当者様へ向けて、「クラウド型」と「オンプレミス型」の違いについて解説します。

クラウド型の経費精算システムのメリット

クラウド型の経費精算システムとは、インターネットのサーバー上にあるシステムにログインして利用する、現在主流のシステムです。
システムの構成やサーバーは開発メーカーが用意するため、ユーザーは発行したアカウントからログインするだけで利用可能です。

ここからは、クラウド型の3つのメリットを挙げます。

メリット①比較的短期での導入が可能

クラウド型の経費精算システムを導入する場合、自社で必要な準備はほとんどなく、アカウントの発行を待てばよいだけです。
申し込みから運用開始までの期間は利用するシステムによって変わりますが、平均2～3ヵ月程度です。最短で1ヵ月で開始できるケースもあります。

メリット②初期費用がほとんどかからない

クラウド型は自社サーバーの用意やライセンス購入の必要がありません。
そのため、既に社内で利用している業務用のPCやスマホで経費精算システムを使用する場合は初期費用がほとんどかかりません。

メリット③マルチデバイスでどこからでも利用できる！

クラウド型は、名前のとおりソフトや情報がクラウド上に保管されています。
そのため、ログインするアカウントが合っていれば複数の端末から利用可能です。

例えば、出社の際は社内のデスクトップPCからログインし、出張の際はスマホやノートPCから同じシステムにログインして交通費などの申請を行うことができます。

クラウド型の経費精算システムに向いている企業とは？

2～3ヵ月の短期で導入が可能で、インターネット環境があればどこでも利用できるクラウド型の経費精算システム。
トータルで使い勝手がよく、専門知識をほとんど必要としないため、以下のような企業に向いています。

オンプレミス型の経費精算システムのメリット

オンプレミス型の経費精算システムとは、購入したライセンスを自社内に設置したサーバーにインストールして利用するシステムです。
メーカーから購入するライセンスのほか、あらかじめ専用サーバーを社内に用意する必要があります。

オンプレミス型についても、3つのメリットを見ていきましょう。

メリット①高いカスタマイズ性

オンプレミス型は、自社でシステムを構築するため、導入が面倒……という印象を持ってしまうかもしれません。
しかし、自社で構築するということはカスタマイズ性が高いということです。
経費精算のフローが一般的な企業と比較して特殊な場合も、自社に最適なシステムを運用することができます。

メリット②毎月の費用がかからない

初期費用こそかかるオンプレミス型ですが、一度インストールしシステムを整えてしまえば、電気代以外はかからないため、月額費用を払う必要はありません。
長期的に運用する場合は、オンプレミス型のほうがコストがかからないとも言えます。

メリット③強固なセキュリティ

オンプレミス型は自社のサーバー内で利用するものなので、特殊な接続方式を用いない限りは社外のインターネットからアクセスができません。
そのため、クラウド型のようなマルチデバイスでの利用は基本的には難しいです。
しかし、社内でのみ利用するということは情報が外部へ持ち出されないということなので、経理関係の情報の流出の心配がなく、セキュリティが強固である点は大きなメリットです。

オンプレミス型の経費精算システムに向いている企業とは？

自社のネットワークでのみ利用できるという点が、メリットでありデメリットでもあるといえるオンプレミス型。
しかし、相性の合う企業にとってはクラウド型よりも使いやすく、より快適に経費精算業務を進められる可能性があります。
下記に当てはまる企業はオンプレミス型の経費精算システムに向いていると言えるでしょう。

総合的に安定したクラウド型、カスタマイズ性に強みのあるオンプレミス型。自社に合う経費精算システムを

いかがでしたか？
クラウド型とオンプレミス型の経費精算システム、それぞれの違いをご理解いただけたでしょうか。

クラウド型は準備や初期費用がかからず、導入・運用が比較的楽なので、どのような企業にもトータルでおすすめできます。
オンプレミス型は柔軟なカスタマイズ性と強固なセキュリティが大きなメリットですので、専門知識さえ自信があれば、どんな製品よりも自社に合ったシステムを導入することができます。

それぞれ得意とする分野が違っているため、自社の環境に合ったシステムを選ぶことが必要です。

メーカーによって、クラウド型のみ、オンプレミス型のみ、両タイプ取り扱いと、販売しているタイプが違います。
迷った場合は両タイプを扱っているメーカーに相談するという方法もあります。

本記事を参考に、自社の経費精算システムはクラウド型とオンプレミス型、どちらが適しているか検討してみてください。