テレワークに役立つグループウェアの4つの機能と注意点

テレワークが多くなった昨今、グループウェアにて業務や勤怠管理を行う企業が多くなってきました。
グループウェアにはさまざまな機能があるため、テレワークに活用できる機能を把握しておくことで業務の効率化が図れます。

そこで本記事では、テレワークに役立つグループウェアの機能と使用する際の注意点を紹介します。
グループウェアをテレワークで活かしたい事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

テレワークに役立つグループウェアの機能について

グループウェアは種類によってさまざまな機能が搭載されており、業務効率向上に役立ちます。
多様な機能の中から、特にテレワークに役立つ機能を以下にまとめました。

テレワークに役立つグループウェアの主な機能は、リアルタイムで情報の共有ができる機能だということです。
すぐに情報の共有ができることで緊急の案件にも対応しやすく、またビデオ会議機能によって会社から離れた場所でも会議に参加することができます。

テレワーク支援機能とは

グループウェアの中には、『テレワーク支援機能』を搭載しているものもあります。
テレワーク支援機能の大きな特徴は、アクセス状況管理や在席・離籍状況を確認できることです。

テレワークの不安の1つに、業務の進行状況が分かりにくいという点が挙げられます。
そこでグループウェアの在席・離籍状況管理やアクセス状況管理を使うことにより、業務の進行状況や残業時間などを確認することができます。

アクセス状況によって時間内に働けているかを可視化できるため、仕事の評価がしやすいメリットがあります。

チャット機能とは

多くのグループウェアに搭載されているチャット機能は、テレワークに非常に役立ちます。
ファイル送信や情報共有などもしやすいので、円滑にコミュニケーションが取れます。

同時に複数人に情報共有でき、素早く送ることも可能になります。
情報の管理もしやすいので、テレワークに役立つ機能といえるでしょう。

ビデオ会議機能

テレワークのデメリットの1つとして、会議がしづらいという点があります。
しかし、グループウェアのビデオ会議機能を活用することによりテレワーク中でも会議が可能となります。

ネットワークがあれば複数人に同時通話できるため、場所を選ばず時間の有効活用することができます。
また、遠隔地の拠点にいる場合でも会議をすることができるというメリットもあります。

スケジュール管理機能

グループウェアの基本的な機能に、スケジュール管理機能があります。
グループウェアでは、自分自身のスケジュールの管理だけでなく他人にもスケジュールの閲覧ができるという特徴があります。

たとえば、上司のスケジュールを見て空いた時間に会議を入れるといったことも可能です。
スケジュールの整理が簡単であり、情報伝達の手間も省けるという大きなメリットがあります。

グループウェアをテレワークで使用する際の注意点

グループウェアを使用する際には、不正アクセス防止などのセキュリティ強化は必須です。
グループウェアは基本的にクラウドサーバーを介して情報を共有するため、社内のサーバーよりも情報漏洩のリスクが高い傾向があります。

ファイルの送信には、パスワードをつけるといったセキュリティ対策をするべきでしょう。
また、ファイル送信の形式や報告の仕方など、人それぞれで異なっている場合にかえって混乱を招くことがあるので注意が必要です。

グループウェア導入後におきやすいトラブルと、その解決方法についてはこちらの記事をご参照ください。

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以上、テレワークに役立つグループウェアの機能や、使用する際の注意点を解説してきました。

グループウェアは情報共有がしやすく、遠隔地にいてもコミュニケーションがとれる機能が多くあるのでテレワークには最適といえます。
ただし、グループウェアによって搭載されている機能は異なるため、テレワークに使える機能をきちんと搭載しているかを確認してツールを選びましょう。

とはいえ、自分で機能を確認してグループウェアのツールを選ぶのは手間も時間もかかってしまします。
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