エクセルを使った人事評価管理4つのデメリットと解決方法

人事評価のデータ管理にエクセルを使用しているご担当者様もいらっしゃると思いますが、エクセルを使用したデータ管理は一見効率的に思えて実はデメリットが多い方法です。

そこで本記事では、人事評価業務にエクセルを使用することで考えられるデメリットと、人事評価システムの導入によって解決できる点をご紹介します。
自社の人事評価業務を見直して効率化していきたいとお考えの人事ご担当者様は、ぜひご覧ください。

エクセルを使用するデメリットと、人事評価システムで解決できる内容

ここからは、人事評価業務にエクセルを使うことで考えられるデメリットと、人事評価システムの導入で各デメリットがどのように解決できるのかという点を解説します。

※本記事では、表計算ソフトを「エクセル」と表記しています

デメリット①多くのデータを管理しなくてはならない

人事評価業務は、評価シートを中心とした多くのデータを管理する必要があります。
従業員の人数が増えるだけ必要なデータも増え、また、部署単位、拠点単位でフォルダを分けるといった作業も考えられます。
エクセルはあくまで中身のデータを作るためのソフトなので、作成されたデータは自身で管理しなければなりません。
さらにメールへの添付や、ときには印刷したのちにファイリングなど、一見デジタル化しているように見えますが、自身で行わねばならない作業は意外と多いのです。

デメリット②進捗状況の把握・管理が難しい

エクセルを使う場合、エクセルで作成した評価シートを人事担当者から評価者へメールで送付し、評価内容を記入して返送してもらう、というケースが多いのではないでしょうか。
このようなフローには、問題があります。

メールを送ってから返送されるまでの間、受け取った評価者の進捗を人事担当者が把握する方法は、口頭確認以外にありません。
たとえ口頭では「進んでいる」と説明されても、それが本当か確かめるすべはなく、また毎日のように確認を行うのも気が引けるでしょう。
そのため、全体のフローを常に把握し、滞りなく進捗管理するということができません。
結果、いつもギリギリで多くの評価者からやっと返送があり、担当者は短期間で集計を行わねばならないという事態が想定されます。

デメリット③過去のデータの照会がしづらい

年度ごとに別の評価シートをエクセルで作成し管理している場合、同じ従業員の過去のデータを同時に比較することができません。
数年度にわたるデータを比較したい場合、一つひとつエクセルのファイルを開いて並べる必要があります。

そうなると何が問題かというと、各従業員に数年間でどのようなスキルアップがあったのか、過去にはどのような目標を設定していたのかという内容をひと目で把握ができません。
また、異動などがあった際に「以前はどのような評価をされていたのか」という情報の共有が正確にされない可能性もあります。

このような理由から、長く在籍している従業員ほど、適切な評価がされなくなってしまうというデメリットが考えられます。

デメリット④評価の集計に手間暇がかかる

エクセルで評価シートの管理を行う場合、各部門の評価を集計するには、別途集計用のファイルを作成し、手作業でデータをまとめなければなりません。
また、相対評価の場合は部署ごとに矛盾がないかという点は一つひとつ確認しなければならないことが考えられます。

使用ツールをエクセルから人事評価システムに乗り換え、人事評価業務を効率的にしましょう！

いかがでしたか？
今回は、人事評価業務にエクセルを使う場合に考えられるデメリットと、システムの導入によって解決できる部分について解説しました。
貴社にとって、システムの導入をご検討される参考となりましたでしょうか。

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