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エクセルを使った人事評価管理はデメリットが多い?解決方法も紹介

公開日:2020.02.26 最終更新日:2020.09.08

人事評価のデータ管理にエクセルをはじめとする表計算ソフトを使用している企業様は多いのではないでしょうか。
エクセルを使用したデータ管理は、紙やテキストファイルなどと比較すると一見効率的に思えますが、実はデメリットが多いのです。

そこで本記事では、人事評価業務にエクセルを使用することで考えられるデメリットと、人事評価システムの導入によって解決できる点をご紹介します。

「自社の人事評価業務を見直したい」とお考えの事業者様は、ぜひご覧ください。

エクセルを使用するデメリットと、人事評価システムで解決できる内容

ここからは、人事評価業務にエクセルを使うことで考えられるデメリットと、人事評価システムの導入で各デメリットがどのように解決できるのかという点を解説します。

(※本記事では、表計算ソフトを「エクセル」と表記しています)

データの管理

人事評価業務は、評価シートを中心とした多くのデータを管理する必要があります。
従業員の人数が増えるだけ必要なデータも増え、また、部署単位、拠点単位でフォルダを分けるといった作業も考えられます。
エクセルはあくまで中身のデータを作るためのソフトなので、作成されたデータは自身で管理しなければなりません。
さらにメールへの添付や、ときには印刷したのちにファイリングなど、一見デジタル化しているように見えますが、自身で行わねばならない作業は意外と多いのです。

人事評価システムは、すべてのデータを一元管理できます。
また、ユーザーアカウントごとに各データのアクセス権限、編集権限を設定する機能があります。
そのため、データ整理のために都度フォルダ分けを行う必要がなく、メールで送らずとも評価者が自分の担当するシートを確認、編集できます。

進捗状況の把握・管理

エクセルを使う場合、エクセルで作成した評価シートを人事担当者から評価者へメールで送付し、評価内容を記入して返送してもらう、というケースが多いのではないでしょうか。
このようなフローには、問題があります。

メールを送ってから返送されるまでの間、受け取った評価者の進捗を人事担当者が把握する方法は、口頭確認以外にありません。
たとえ口頭では「進んでいる」と説明されても、それが本当か確かめるすべはなく、また毎日のように確認を行うのも気が引けるでしょう。
そのため、全体のフローを常に把握し、滞りなく進捗管理するということができません。
結果、いつもギリギリで多くの評価者からやっと返送があり、担当者は短期間で集計を行わねばならないという事態が想定されます。

人事評価システムでは、メールでの送付やダウンロードの必要がなく、システム上で評価シートへの記入が進められます。
進捗や編集状況をリアルタイムで把握できるため、あまりに進捗が遅い部署がある場合は早めに連絡を入れるなど、円滑な進捗管理を実現できます。

過去のデータの照会

年度ごとに別の評価シートをエクセルで作成し管理している場合、同じ従業員の過去のデータを同時に比較することができません。
数年度にわたるデータを比較したい場合、一つひとつエクセルのファイルを開いて並べる必要があります。

そうなると何が問題かというと、各従業員に数年間でどのようなスキルアップがあったのか、過去にはどのような目標を設定していたのかという内容をひと目で把握ができません。
また、異動などがあった際に「以前はどのような評価をされていたのか」という情報の共有が正確にされない可能性もあります。

このような理由から、長く在籍している従業員ほど、適切な評価がされなくなってしまうというデメリットが考えられます。

人事評価システムの場合は、一人の社員のデータを時系列順に自動で保存している場合がほとんどです。
閲覧権限があれば、過去の評価などを可読性の高いUIで簡単に照会できます。
異動前の評価内容やコメントなども保存されるため、余計な作業が発生せずスムーズな引継ぎが可能です。

評価の集計

エクセルで評価シートの管理を行う場合、各部門の評価を集計するには、別途集計用のファイルを作成し、手作業でデータをまとめなければなりません。
また、相対評価の場合は部署ごとに矛盾がないかという点は一つひとつ確認しなければならないことが考えられます。

人事評価システムでは、自動で評価データの集計を行うことができるため、手間を削減できるうえ、ミスのない正確な集計ができます。
人事評価に特化したシステムのため、各部署ごとの評価なども直感的に比較しやすいUIで設計されており、相対評価における齟齬なども簡単に確認できます。

使用ツールをエクセルから人事評価システムに乗り換え、人事評価業務を効率的に!

いかがでしたか?
今回は、人事評価業務にエクセルを使う場合に考えられるデメリットと、システムの導入によって解決できる部分について解説しました。
貴社にとって、システムの導入をご検討される参考となりましたでしょうか。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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