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人事評価システムを選ぶ5つのポイント

公開日:2019.12.09 最終更新日:2020.09.08

「人事に関する業務を効率化したい」
「もっと自社の人材を有効活用したい」
そうお考えの管理者様は多いですよね。

人事評価システムは、それらを“従業員の人事評価を含む情報を一元管理する”ことでサポートします。

しかし、現在は様々な人事評価システムがあり、その機能も多種多様。
どの人事評価システムが自社に適しているのか、どう選べば良いのか、基本的な着目ポイントがあれば便利ですよね。

そこで当記事では、人事評価システムを選ぶ5つのポイントを紹介します。
人事評価システムの導入を検討中の管理者様は、ぜひ参考になさってください。

人事評価システム選定ポイント①機能

人事評価システムに第一に求められるものは、自社の継続的な人材データの管理および運用です。
人事評価システムは、適切な機能が利用しやすい形で備わっていなければ、ツールとしての役割すら果たせませんし、当然、優れたデータ分析ツールとしても機能しないでしょう。

そのため、人事評価システムを選ぶ際には、まず機能を選定しましょう。

自社にマッチした評価・分析手法が搭載されているか?

企業によって、人材評価の基準や方法は様々です。
自社で運用している評価制度を再現およびサポート、補強することのできる人事評価システムかどうかの見極めが重要です。

例えば、評価の頻度や時期、承認フローや管理者の評価コメント記述などが、希望どおりの形態にカスタマイズできるかどうかといったことを確認しましょう。

人事評価システム導入の目的を明確にしよう

人事評価システムは、提供システムごとに様々な機能が搭載されています。
しかし、機能は多ければ多いほど良いというものではありません。
自社に不要な機能が多数備わっていると、むしろ人事業務効率化の妨げになることすらあるでしょう。

そのため、人事評価システムを選ぶ際には、人事評価システム導入の目的や、人事評価システム導入により解決したい自社の課題を、明確にすることが重要です。

人事評価システムの中には、多くの企業が必要とするような、目的や課題に合ったシステムが組まれているものがあります。
例えば、人材データベース機能や、ワークフロー機能が充実しているものや、従業員のヘルスケア・メンタルケアに特化した人事評価システムが存在します。

人事評価システム選定ポイント②運用のしやすさ

人事評価システム導入の主要目的は、人事に関する業務の効率化と、データの分析を通じた人材活用です。

当然、評価の運用をスムーズに行える人事評価システムでなければ意味がありません。
求める機能や目的によって、運用しやすい人事評価システムの形態は異なりますが、選定の初期段階で着目すべき点を以下に2つ挙げます。

評価者・被評価者(従業員)が簡単に使える画面設計(インターフェース)か?

まず、事評価システムが、現場で使用する評価者(管理者)および被評価者(従業員)にとって、簡単に使える画面設計かどうかに着目しましょう。

進捗状況が確認できるか?取りまとめは簡単か?

次に、評価に関わる人の間で、評価の進捗状況が確認および共有できるか、調整などを行うためのデータの取りまとめができるかどうかも、確認しましょう。

人事評価システム選定ポイント③他のシステムと連携できるか

人事評価システムの持つ“情報の一元化”という性質を最大限に活用するためには、他のシステムとの連携ができるかどうかも、人事評価システムを選ぶ重要なポイントとなります。

他のシステムとは、例えば以下のようなものがあります。

人事評価システムとの連携が望ましい6つのシステム(一例)
・勤怠管理
・残業管理
・日報管理
・会計システム
・給与計算
・休暇管理

上記のシステムと人事評価システムを連動させることにより、従来の事務作業を一括して管理することができます。
他のシステムとの連動性を高めることで、人材の情報に対してより詳細な分析を行えます。
また、管理者および人事担当者の、人事に関する業務の作業効率が上がります。

人事評価システム選定ポイント④コスト

人事評価システムには、初期費用(イニシャルコスト)と運用費(ランニングコスト)の2つのコストがかかります。

課金方法や、アップデートの際の費用の有無なども、人事評価システムを選ぶポイントとなります。

人事評価システム選定ポイント⑤セキュリティやサポートは充実しているか

当然ながら、人事評価システムでは個人情報を取り扱います。
セキュリティには十分すぎるほど注意する必要があります。

また、トラブルの際のサポート体制がしっかりしているかどうかも、人事評価システム選びの重要なポイントです。

セキュリティの高さは十分か?

人事評価システムにおける通信の暗号化が行われているかどうかを、最低限まず確認しましょう。

また、人事評価システムの提供会社の個人情報の取り扱いに対する姿勢にも着目しましょう。
例えば、プライバシーマークやISO27001(情報セキュリティマネジメント)の認証を取得しているかどうかなど、第三者機関によるジャッジを参考にすることができます。

システムトラブル・ネットワークトラブル対策がなされているか?

人事評価システムを選ぶ際は、システムトラブル・ネットワークトラブルなど、万が一の障害に対する対策が為されているかにも着目しましょう。

事故は一瞬、怪我は一生です。
トラブルに対する備えから、当該人事評価システム運営の基本的な姿勢をうかがうことができます。

人事評価システムは自社の評価手法や運用体制にマッチしたものを選ぼう

以上、人事評価システムを選ぶ5つのポイントについて紹介してきました。
自社にとって、どのような人事評価システムが必要か判断する材料となりましたでしょうか?

自社に合った人事評価システムを選ぶことで、人事に関する業務を効率化するだけでなく、人材の有効活用を行うこともできます。

管理職および人事担当者様は、ぜひ人事評価システムの導入を検討しましょう。

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この記事を書いた人

編集部員 M・S

編集部員のM・Sと申します。EMEAO!のコンテンツの取材、編集、ライティングを担当させていただいております。複雑な情報を分かりやすく整理し、忙しい皆様にとって読みやすい記事にまとめてご提供させていただきます!よろしくお願いします!

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