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人事担当者の業務内容とは?効率化のためには何をすればよい?

公開日:2020.02.27 最終更新日:2020.09.08

人事担当者の業務は、ひとつに特化しているわけではなく、担当範囲は多岐にわたります。
そのため、効率化できる部分は多くあるということです。

効率化の方法として、人事評価システムの活用が挙げられます。
ただ導入するのではなく、事前にある程度の準備を整えておくことでより効果を発揮し、さらにシステムだけではカバーできない範囲の効率化も期待できます。

そこで本記事では、人事業務の内容を改めて確認し、効率化のためにどのようにすればよいのか?という点を解説します。
現場の効率化によるコストの削減や、人事評価システムのご利用をお考えの事業者様は、ぜひご覧ください。

人事業務とは

多くの業務がある人事ですが、共通している役割とは、人材によって自社を発展させることです。
企業によって、給与関係や勤怠管理などは労務担当者など別の部署が行う場合があるため、ここでは主要な3つを紹介します。

人事計画

自社の掲げる目標の達成のため、「どのような人材を採用すべきか」「評価のもと、どのような人員配置を行うべきか」という視点で、人事に関する計画を立てます。
ここでの計画が、今後の人事業務を左右します。

採用業務

新卒や中途など、必要に応じて自社にとって必要な人材を採用するための活動です。

採用業務の一例

  • 求人媒体会社との打ち合わせ
  • 自社求人の掲載
  • 就職イベントへの出展
  • 社内説明会の企画・開催
  • 応募者の対応
  • 面接、選考

評価業務

人材の育成やモチベーション維持、適切な人員配置のために従業員個々人の人事評価を行います。

人事評価業務の一例

  • 評価制度の構築、改訂
  • 従業員の評価
  • 評価者へ評価シートの共有
  • 進捗管理

人事業務効率化のための3つのポイント

上記でご紹介した業務はあくまで一例ですが、この時点でも多くの範囲をカバーしており、担当者の負担が大きい業務であることがわかります。
それでは、どのような工夫を行えば効率化できるのでしょうか?
ここからは、効率化における3つのポイントを順番に解説していきます。

年間スケジュールの確認・作成

まずは業務の年間スケジュールを「見える化」しましょう。
特に人事評価ついては、時期は決まっているはずです。
採用の場合、実際の採用状況を見なければわからないという部分もありますが、大まかな予定、目標はあるのではないでしょうか。

まずは大枠でのスケジュールを組み、その上で評価業務に着手するタイミングや、既に参加の決まっている就職イベントなど具体的な予定を詰めていきましょう。

年間の具体的なスケジュールが決まっていれば、繁忙期のタイミングや各業務の優先度などがわかります。
その上で余裕のある時期に準備を進めたり、優先順位の高いものから着手していくことで効率化に一歩近づきます。

人事の業務フローを整える

どのような環境でも、イレギュラーな事態というのは常に想定すべきです。
せっかく効率的に業務を行うことができても、担当者が急病などで不在になってしまった場合、他の従業員への情報共有がなければそこで業務が停滞してしまいます。

そのため、年間スケジュールを必要に応じて共有できる状態にしておくほか、業務フローの作成をおすすめします。

業務フローとは、作業の流れとともに、必要に応じて他部署や取引先との関わりが時系列順に図解されているもののことです。
単純に作業内容を示したマニュアルとは違い、誰が見ても業務を全体的に把握できるため、イレギュラー時も効率性を失わずに引継ぎができます。
また、フローとして業務を「見える化」することで、省略してもよい過程が見つかることも期待できます。

人事評価システムの活用

人事業務のパフォーマンスを上げるツールを「HRテクノロジー」と言い、人事評価システムなどが該当します。

『日本の人事部』が5,000人の会社員に対し2019年に行った調査では、「業務効率化のためにHRテクノロジーをこれから活用する予定」と回答したのは全体の34.2%です。
多くの企業が、HRテクノロジーによる業務の効率化に期待しているということがわかります。

さらに、「実際に導入しており、成果を感じている」という回答は17.5%。
これは少ないようにも思えますが、前年度比では9.6%も増加しています。

参照:日本の人事部 “HRテクノロジーを「採用」や「業務効率化」で活用している企業が昨年から倍増”

多くの企業が成果を実感しており、また導入を予定しているため、人事評価システムは効率化のために必須ともいえます。

年間スケジュールや業務フローの作成により、「どこが効率化できるか」「どのタイミングで活用すべきか」ということがわかります。
上記二点を整えたうえで導入すると、業務の効率化をより強く実感できるのではないでしょうか。

人事評価システムの具体的な機能については、こちらの記事で紹介しています。

年間を通して幅広い範囲を担当する人事業務は、システムの導入で効率化できます

今回は、人事担当者の業務内容、および効率化のためにすべき内容を解説しました。
貴社における人事の業務環境改善の参考となりましたでしょうか。

人事評価システムの導入だけでもある程度の効率化は期待できます。
しかし、年間スケジュールや業務フローの作成といった情報整理を行うことで、より効果的な活用ができます。

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この記事を書いた人

編集部員 城下

EMEAO!編集部員の城下です。雑誌編集者と人材コーディネーターの勤務経験を生かし、現在はWebコンテンツの作成を担当しています。業者選定ガイドでは真っ白でクリーンな情報を届け、皆様にとって有益な知識の溢れるお城となるようなメディアを目指します。よろしくお願いします!

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