重要な情報の翻訳依頼には必須！秘密保持契約を結ぶ際のポイントとは

ビジネス上必要な文書の翻訳を依頼する際、ほとんどの場合は重要な情報が含まれているのではないでしょうか。
中には、未公開の情報や社外秘の記されたものも考えられます。

翻訳会社に依頼することで情報漏洩のリスクがあるのでは？と不安に感じてしまう事業者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、翻訳会社への依頼において、情報漏洩を防ぐ役割のある「秘密保持契約（NDA）」について解説します。
自社の事業で翻訳の外注をお考えの事業者様は、ぜひ最後までご覧ください。

翻訳会社との依頼で必要な秘密保持契約（NDA）とは

秘密保持契約とは、「Non-Disclosure Agreement」の頭文字をとってNDAとも呼ばれます。
まずは、翻訳会社の依頼における秘密保持契約について解説します。

そもそも秘密保持契約とはどんな契約？

秘密保持契約とは、
「業務上知り得た情報を、業務に関係のない第三者へ漏洩させない」
ということを約束する契約です。
名前の通り、契約を交わす両者間で機密情報の守秘を義務づけるためのものです。
翻訳に限らず、主にビジネスにおいて多くの場で締結されています。

なぜ翻訳の依頼で必要になるのか

ビジネスにおいて、契約書や公開前の商品の情報、研究の内容、個人情報など、第三者への漏洩を避けたい機密情報の含まれた原稿の翻訳依頼は多々あります。
この時点でもNDAを締結するには十分な理由なのですが、もうひとつの理由があります。

海外への事業展開をお考えの場合、NDAを締結しないと、情報が海外へリークされてしまう危険性があります。
そうなった場合、国内における情報漏洩のトラブルよりも解決が難しく、費用や時間が膨大にかかってしまいます。

余計なトラブルや、コストをかけないためにも秘密保持契約は大切です。

翻訳会社と秘密保持契約（NDA）締結の際の3つのポイント

ここからは、翻訳会社への依頼において、秘密保持契約を結ぶ際に注意したい3つのポイントを解説していきます。

ポイント①まずは翻訳会社の体制をチェック

実は、「秘密保持契約さえ結べば、どの翻訳会社でも安心！」というわけではありません。
なぜなら、秘密保持契約を締結したのは翻訳会社であって、実際に作業をする翻訳者や校閲者とは締結していない可能性があるためです。

会社所属のスタッフが翻訳を担当するのであれば、会社と締結した時点で秘密保持の義務はスタッフにも適用されます。
しかし、料金の安い翻訳会社の場合は、外部のスタッフに作業を外注している場合があります。

外部のスタッフに外注している場合であっても、基本的には会社とスタッフ間でNDAは締結されているはずです。
ただ、在宅ワークなどの場合はどのように原稿が扱われているのか、第三者へ情報が見られない努力はされているのかといった点は不安です。

まずは見積もりを検討している翻訳会社の公式ホームページなどで、NDAが徹底されているかどうかを確認しましょう。
多少値段が高くついても、その後の情報漏洩リスクを考えると、信頼できる会社に依頼することを強くおすすめします。

ポイント②契約書の内容をよく確認しておく

多くの翻訳会社は、自社作成のNDAフォーマットを用意しています。
しかし、幅広い分野の原稿を手がけている翻訳会社などは、契約書の内容が自社の求めるものに沿っていない可能性があります。

翻訳会社でフォーマットが用意されている場合は、まず「自社が今回の発注で注意してほしいことが書いてあるか」をよく確認してからサインしましょう。
もし、求める内容が書いていない場合は、契約書の改訂が必要です。

契約書の改訂は時間を要することがあるため、いざ発注、となったときに改訂を依頼すると、本来の納期に間に合わない可能性があります。
そのため、特に扱いに注意したい原稿を依頼する際は、事前に翻訳会社から秘密保持契約書を取り寄せることをおすすめします。

ポイント③見積もり時や発注前の早い段階で締結を

秘密保持契約は、できるだけ早い段階で締結しましょう。
例えば、見積もりの段階では締結せず、正式発注となった際に締結した場合、見積もり時に漏洩した情報については、翻訳会社は責任をとることができません。

重要度がとても高い情報の場合は、見積もりの段階で。そうでなくとも、発注前の段階では締結することが大切です。
タイミングは、扱う情報の重要度で都度判断しましょう。

情報漏洩を防ぐために、管理体制に信頼ができる翻訳会社とのNDAの締結を

今回は、翻訳会社と秘密保持契約を取り交わす際のポイントについて解説しました。
貴社において、翻訳の発注をご検討される際のご参考となりましたでしょうか。

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