2019.08.13

オフィス移転に伴うビジネスホン移転工事の注意点を解説します

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オフィスを移転する際には、様々な業務が発生します。
オフィス移転のために生じる業務の中でも、忘れてはならないのがビジネスホンの移転工事です。

もし、ビジネスホンの移転がオフィス移転から大きく遅れると、受注を逃したり、お客様からの問い合わせへの対応が遅れるといった問題が発生する恐れがあります。

そこで、今回の記事ではビジネスホンの移転工事における注意点を5つ解説していきます。
ビジネスホンの移転工事の注意すべきポイントを確認して、円滑なオフィス移転を実現させましょう。

注意点①移転工事にかかる日数を確認しておく

はじめに、ビジネスホンの移転工事には一般的に1か月前後の期間が必要となります。
つまりオフィス移転の日から1か月以上前に移転工事の予約をとらなければなりません。
1カ月の間に、ビジネスホンの移転工事の準備は以下の流れで進みます。

ビジネスホンの移転工事の準備の流れ

  1. 現在使用している電話回線のキャリアに連絡して移設する旨を伝える
  2. 移転工事の日程について連絡を受ける
  3. 移転工事の日程を工事会社に連絡する
  4. 移転先物件の下見
  5. 新規オフィスにおける設置レイアウトの決定
  6. 見積もりの作成

はじめに電話回線のキャリアに連絡をして回線の移転日を決めて、そこに工事日を合わせていきます。
そしてその工事日を目指して、レイアウトの決定や見積を受けてどの工事会社と契約するか否かを決めていくわけです。

「思っていたよりも、工事前の準備が多いは……」
そう感じたのではないでしょうか?

通常、オフィス移転の日は数か月前に決まるはずなので、その時点でビジネスホンの移転工事の予約もとってしまいましょう。

注意点②安く済ませたいなら相見積もりをする

工事費用は安くなればなるほどうれしいですよね。
電話回線のキャリアから工事会社を指定されない場合ならば、相見積もりをとるのがおすすめです。

相見積もりとは複数の会社から見積もりを出してもらい、それを比較して契約する1社を決める試みです。
相見積もりをすると、工事業者同士で競争する構造となり、最も安く済む会社を選ぶことができます。

ただし、相見積もりをとろうとすると下見に立ち会う回数が増えるため、準備により多くの時間がかかります。
相見積もりをとる会社は3~4社にとどめておくといいでしょう。

注意点③同じ電話番号を使えるか確認する

じつは、同一市区町村内における移転であっても電話番号が変更となるケースがあります。
そのため、従来の電話番号を引き続き使うことができるかを必ず確認しましょう。

電話番号の引継ぎに関しては、現在の住所と移転先の住所をキャリアに伝えれば確認してもらうことができます。

オフィスをしぼる段階で、キャリアへの確認を行い現在の電話番号を引き続き使えるか否かを確認するのも良いでしょう。

注意点④電話番号が変わる場合はしっかりアナウンスをする

オフィス移転に伴い電話番号が変わる場合は、しっかりとその旨をアナウンスしましょう。
電話番号変更を周知させるためには、具体的に以下のような煩雑な業務が発生します。

電話番号変更のアナウンスに必要な業務

  • ホームページ情報の改変
  • 名刺の改変
  • 各種書類フォーマットの改変
  • 顧客への周知
  • 転送設定

また、利用を停止した番号についてもキャリアによっては1か月~3か月ほど「電話番号を変更した旨のアナウンス」を流すことができます。
こちらもキャリアに事前に確認しておきましょう。

注意点⑤オフィス規模に応じた電話機の数の見直しをする

移転によりオフィスの規模が変わる場合は、電話機の数を見直す絶好の機会となります。
企業が成長する中で電話機が足りなくなることが予想されているならば、台数を増やす必要があります。
逆に、人数に対して電話機の数が余っている場合は、電話機の数を少なくしてコストカットをしていきましょう。

また、現在アナログ回線を利用している場合は、IP電話への変更も検討していきましょう。
一般的にアナログ電話よりもIP電話の方が利用料金は安くなります。
光回線を介してIP電話を使う際は、電話機およびFAX機が光回線に対応しているかの確認も必要になってきます。

以上のように、大掛かりな電話機の数の増減やIP電話への変更をする際は、キャリアに変更後の料金見積もりまで出してもらうのがおすすめです。

5つの注意点を意識して、ビジネスホンの移転準備をすすめていこう!

以上、ビジネスホンの移転工事における注意点5つを解説してきました。

オフィス移転に際しては大きいものから小さいものまで複数の業務が発生します。
見落としがないように、ビジネスホンの移設を含めて、オフィス移転が決まったらすぐに必要な業務を確認したほうがいいでしょう。

ビジネスホンの移転については、ぜひ本記事を参考に準備を進めていってください。

この記事を書いた人

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編集部員 河田

編集の河田こと「ヤッホー」です。編集プロダクションでの書籍編集の経験を経て、現在はEMEAO!のWebコンテンツ編集をさせていただいています。 学生のとき、仲間内では”素早い亀”といわれていました。のんびりしているように見えて、意外と素早いという意味だそうです(笑) これから、亀のようにコツコツと皆さんのお役に立つ情報を発信していきます!よろしくお願いします。

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