IP電話のメリットとデメリットをビジネスホンと比較

ビジネスホンについて調べていくなか、「IP電話」という言葉を見たことはありませんか？
比較的新しい電話の仕組みであるIP電話は、従来のビジネスホンの代用として導入する企業も増えています。

そこで本記事では、ビジネスホンと比較したIP電話の特徴や、導入に向いている企業の特徴をご紹介します。
オフィスの新規立ち上げや、ビジネスホンの入れ替えを予定されている事業者様は、ぜひご一読ください。

IP電話とビジネスホンの違いとは

そもそもIP電話とは、どのようなものなのでしょうか？
まずは大きな特徴と、ビジネスホンとの違いを解説します。

なお、こちらのそもそもビジネスホンとはなにかをご覧いただくことで、より理解が深まります。

IP電話の特徴

IP電話とビジネスホンの最大の違いは、電話の通信方法です。
電話回線を利用して通信するビジネスホンに対し、IP電話はインターネット回線を通じて通話を行います。

マイクロソフト社の提供する無料通話サービス「Skype」や、LINE株式会社のコミュニケーションアプリ「LINE」の通話機能を使ったことはないでしょうか。
これらもインターネット回線を利用して通話を行う仕組みのため、大きなくくりでいえばIP電話と同じ仕組みです。

IP電話の上手な活用方法

インターネット回線を電話に使うことで何が違うのかというと、例えばスマートホンやPCといったインターネット対応端末をビジネスホンとして使えるようになります。
もちろん、従来のビジネスホンと同じ形の電話機を使うことも可能です。

スマートホンであれば、デスク上のスペースを電話機で圧迫されることがなく、尚且つ場所にとらわれず業務に関する電話連絡ができます。

PCの場合は、受電対応をしつつ電話内容の記録や、必要な情報を調べることもできるため、コールセンターの業務を円滑に進めることができるでしょう。

従来のビジネスホンのような形の電話機であれば、IP電話のメリットを享受しつつ、よく使い慣れた操作性でギャップを感じることなく使うことができます。

ビジネスホンと比較したIP電話のメリット・デメリット

電話回線を利用しているビジネスホンと異なり、インターネット回線を使うIP電話。
ここからは、両者を比較した際のメリットとデメリットをそれぞれ解説します。

IP電話のメリット

まずは、ビジネスホンと比較したIP電話のメリットを見てみましょう。

大きなメリットは、導入時と通話料金の両方でコストカットが期待できる点にあります。

IP電話はインターネット環境さえあれば大掛かりな工事も必要なく、簡単に導入できます。
通話料は基本的にビジネスホンより安く、海外との国際通話であっても1分10円程度の非常に安価な料金で通話です。

これはなぜかというと、従来のビジネスホンをはじめとする一般的な電話は「交換局」を経由して通信し、そのたびに料金が発生する、という仕組みに理由があります。
電話先が遠い距離であれば複数の交換局を通ることとなり、通話料金は高くなります。

一方、IP電話は交換局を通らず、さらに距離にかかわらず料金は一律であるため、ビジネスホンと比較してコストを大幅に抑えられるのです。

また、スマートホンなどインターネットに接続できる端末をビジネスホン化できます。
例えば、外出中の従業員へ保留の外線をつないだり、外にいながら会社の電話番号として発信できます。

場所にとらわれず従来のビジネスホンのような使い方ができるため、テレワークやフレックスタイム制を導入している企業は活用できるでしょう。

IP電話のデメリット

メリットが多いように思えるIP電話ですが、ビジネスホンには無いデメリットもあります。
メリットと比較し、自社の環境と照らし合わせて検討しましょう。

「停電時」「インターネットの接続トラブル時」に利用ができないというのは、IP電話の最大のデメリットといえます。
ビジネスホンなど、一般の電話であれば給電はNTT側から行われるため、万が一オフィスが停電となっても通話は可能です。
しかし、自社のネット環境を使っているIP電話の場合、停電すれば電話機の電力共有も途切れますし、当然インターネットに繋ぐモデムやルーターも停止します。
接続機器が停止してしまうと電話が使えないという点でいえば、接続環境に何らかの不具合があり、インターネットに接続できないというトラブルが起きた際も電話は使えません。

インターネット環境に関する専門知識に長けたスタッフがいない、もしくは接続トラブルが多いという環境では、ビジネスホンを導入したほうが安心できます。

また、電話回線を使わないということは、NTTが提供している電話番号サービスが使えないということです。
「110」「119」、また0120のフリーダイヤルもNTTが提供しているサービスです。
緊急時にはプライベートの携帯電話から発信すればよいですが、従来のビジネスホンと同じ感覚では使えない部分もあるということを理解しておきましょう。

ビジネスホンよりもIP電話がおすすめなケースは？

ビジネスホンよりもIP電話の導入をおすすめする企業は、どのようなケースなのでしょうか？
ここまででご紹介した特徴を踏まえ、下記にまとめました。

国際通話料金を大幅に抑えられるIP電話は、海外とのやり取りの多い企業におすすめです。
また、PCとの連携が容易なため、コールセンターにも向いているでしょう。
テレワークを推奨している場合や、従業員の外出が多い企業であれば、スマートホンをIP電話として使うことで、利便性を強く感じられるはずです。

IP電話は、電話回線ではなくネット回線を使ってビジネスホンとして使える新しい電話の仕組み

いかがでしたか？
今回は、IP電話とビジネスホンの違いについて解説しました。
自社に向いているのはどちらなのか、ご判断いただく材料となりましたでしょうか。

ネット回線を使うという特性から、コストカットやネット端末との連携などさまざまなメリットを享受できるIP電話は、特定の業種に限らず幅広いケースにおすすめできます。
一方で、停電時の利用ができず、またフリーダイヤルなどが使えないというデメリットもあるため、導入をお考えの際は従来のビジネスホンとよく比較して検討しましょう。

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